Docházka 2.0. je strukturovaný přehled a řeší nejčastější problémy v oblasti sledování docházky.
S Docházkou 2.0 bude mít každý vždy jasno – žádné skryté zůstatky, chybějící přestávky, nevyřešené chyby ani nekonečné dohady.
Pojďme se podívat, jak nastavit a pracovat s docházkou krok za krokem:
Obsah:
Nastavení docházky
Než s docházkou začneme, je potřeba prvně vše správně nastavit dle našich docházkových specifikací. Pojďme se společně podívat, jak na to a jaké možnosti nám nastavení nabízí!
Pro nastavení docházky přejdeme do Nastavení docházky.
Nastavení obsahuje 4 segmenty:
- Obecné nastavení
- Odchody
- Terminály
- Docházkové karty
Obecné nastavení
V rámci obecného nastavení si definujeme například to, zda chceme v docházce automatické pauzy na oběd, kdo má uzavírat docházku nebo zda mohou uživatelé docházku editovat.
Změny
Zde můžete povolit uživatelům, aby si mohli editovat svou vlastní docházku. To můžete povolit plošně všem nebo zvolit pouze vybrané uživatele či týmy, kterým tato práva chcete udělit. Pokud uživatele necháte docházku editovat, máte ale možnost ponechat nutnost schválení po každé editaci. Umožníte tak manažerům/schvalovatelům docházky mít veškeré změny pod kontrolou.
Pozor! Schvalovatelem je automaticky manažer týmu nebo uživatel s rolí 'Schvalovatel výkazu docházky'. Tyhle role nastavíte v sekci Týmy.
Uzávěrka docházky
Pokud chcete každý měsíc docházku schválit a uzamknout, sekce 'Uzávěrka docházky' vám přesně tohle umožní nastavit. Schvalovat docházku pak budou schvalovatelé docházky nastavení v sekci Týmy.
V rámci schvalování výkazu si nastavíme časové okno, ve kterém bude možné schválení provést a také automatické upomínky pro všechny schvalovatele.
Automatické pauzy
Pokud chcete, aby se uživatelům do docházky zapisovaly automatické pauzy, jako například obědová pauza, tady lze tuto funkcionalitu zapnout.
POZOR! Čas obědových pauz reflektuje čas nastavený v pracovních úvazcích (typech spolupráce). Pokud budete u používaných úvazků čas oběda změnit, bude potřeba založit nové úvazky a ty uživatelům nově přiřadit.
Propojení absencí a aktivit
S docházkou si můžete propojit i jednotlivé absence nebo aktivity. Budou se pak propisovat do docházky a vy tak budete mít hezký přehled o tom, kde se uživatel nachází a v docházce nedojde k žádné nesrovnalosti a prázdnému slotu.
V části propojení máte přehled, co všechno je s docházkou propojeno. Nastavit to je však potřeba přímo v Nastavení odchodů a Nastavení aktivit.
Nastavení absencí
S docházkou si můžete propojit veškeré absence typu 'v práci'. Stačí se prokliknout do sekce Odchody, kde jednotlivé odchody provážete s absencemi.
Nastavení aktivit
S docházkou lze také propojit aktivity typu Home Office a Služební cesta. Propojení docílíte v Nastavení > Aktivity a u daných aktivit typu HO nebo Služební cesta zapnete propojení s docházkou.
Odchody
Další část nastavení nám umožňuje nastavit typy odchodů v docházce.
V každém typu odchodu lze nastavit následující:
- název odchodu a překlad názvu (aby se ukazoval v jazyce, ve kterém uživatel využívá Sloneeka)
- typ - zda se má počítat jako pracovní doba, či nikoliv
- propojení k absenci - zde propojíte jakoukoliv absenci typu 'v práci'
- viditelnost - ve kterém rozhraní má být typ odchodu k dispozici
Terminály
Pokud používáte na docházku terminály, v této sekci si je nastavíte. Pro všechny lokace, kde máte terminál umístěn si zde přidejte položku.
U každého terminálu nastavíte následující:
- název terminálu
- lokalitu terminálu - propojíte s jednou z lokalit, které vydefinujete v sekci Natavení > Lokality
- přihlašovací kód - tento kód je automaticky vygenerován a slouží k prvotnímu přihlášení terminálů
- kód při zamykání/odemykání - zde si nastavte vlastní kód, který bude sloužit k zamknutí/odemknutí terminálu
- aktivní - zaškrtněte pro každý terminál, který budete využívat
Samotný terminál pak přihlásíte na stránce terminálu: app.sloneek.com/terminal-v2/terminal-login
Docházkové karty
Jakmile máte nastaven terminál, už stačí jen doplnit číslo karet nebo čipů každému uživateli.
V sekci 'Docházkové karty' budete mít k dispozici veškerý seznam uživatelů a číslo jim jednoduše přiřadíte. Číslo karty lze také vyplnit přímo v kartě uživatele.
Přehled docházky
Přehled docházky je zobrazen v samostatné sekci 'Docházka'. Zde můžete spravovat jak svou docházku, tak docházku ostatních uživatelů.
Moje docházka
V sekci 'Moje' si zobrazíte svou vlastní docházku.
Detaily docházky
Dashboard docházky vám nabízí barevný přehled všech událostí za daný měsíc s rozpadem na každý den. Stačí najet na jednotlivý den a barvu a zobrazíte si, o jakou událost se jedná a v jakém časovém rozmezí proběhla.
Znak vykřičníku vám napoví, že se v docházce nachází nějaká nesrovnalost nebo netypický segment, například neukončená směna.
Každý den docházky je ohraničen pracovní dobou definovanou ve vašem pracovním úvazku. Dle toho pak jednoduše můžete sledovat, zda docházka přesáhla pracovní dobu nebo naopak pracovní doba nebyla za daný den odpracovaná.
V pravém bočním panelu pak zobrazíte jak detail konkrétního dne, tak přehled za celý měsíc. Přehled vám zahlásí následující:
- denní cíl, který máte odpracovat
- kolik jste celkem odpracovali
- jaké je saldo k danému dni
- kolik jste za daný den strávili na přestávce
- kolik máte za daný den zaznamenáno absencí
- dále zde můžete editovat nebo mazat jednotlivé segmenty nebo přidávat nové
- uvidíte zde varování, pokud v docházce chybí povinná přestávka
- měsíční přehled vám pak nabídne součty a saldo za celý měsíc
Pro doplnění chybějící docházky klikněte na + Přidat segment. Zde vyberete typ segmentu (práce, obědová pauza atd.) a do docházky jej doplníte.
Týmová docházka
V sekci 'Tým' zobrazíte docházku ostatních uživatelů. Jako admin si můžete zvolit jakýkoliv tým, týmový manažer zde uvidí pouze svůj tým.
Schválení události v docházce
V barevném přehledu zde uvidíte přehled za každý den pro každého zvoleného uživatele. Události, které jsou šrafované čekají na schválení manažerem či schvalovatelem docházky.
Po kliknutí na konkrétní událost se na pravé straně zobrazí v panelu detail konkrétního uživatele a konkrétní shrnutí pro daný den. Zde lze událost, která čeká na schválení schválit či zamítnout.
Pro schválení/zamítnutí stačí kliknout na ikonku razítka.
Pokud má uživatel povolenou editaci nebo doplnění své docházky, veškeré změny, které provede je také potřeba v docházce schválit manažerem či schvalovatelem docházky.
Filtrování docházky
V docházce lze filtrovat a zobrazit tak pouze:
- absence v práci
- chyby v docházce
- žádosti od schválení
- pracovní dny (skrýt nepracovní dny)
Integrace absencí do docházky
Pokud bude mít uživatel na daný den zadanou dovolenou nebo jiný typ absence typu 'volno', v přehledu docházky bude jasně vidět, že tento den nepracuje. Tato událost bude v docházce vyznačena šedou barvou. Pokud si však i přes to uživatel docházku zadá, bude barevně jasně zřetelně vyznačená, abyste o události věděli, pokud tam být nemá. Absence typu volno nejsou vloženou docházkou zkráceny ani nijak přepsány.
Pokud si uživatel zadá absenci typu 'v práci', tedy například lékaře, i tato událost se jasně s docházkou prováže a je v ní vyznačena fialovou barvou. Jakmile si uživatel po návratu docházku pípne a návrat je v kolizi s časem zadané absence, absence se automaticky upraví dle skutečného návratu.
Pojďme se podívat na příklad:
Uživatel si zadá lékaře od 9 hodin do 11 hodin. Vrátí se však až ve 12 hodin, respektive docházku si pípne v tento čas. Aby byla docházka reflektovala realitu, absence se automaticky přepočítá a přepíše do 12 hodiny a dorazí manažerovi/ schvalovateli docházky opět ke schválení už s novým časem záznamu.
Schválení a uzamknutí docházky
Na konci každého měsíce proběhne schválení docházky, která se následně uzamkne.
Aby bylo možné docházku schválit a uzamknout, musí být nejprve vyřešeny všechny nevyřešené položky a chyby.
Jedinou položkou, kterou lze akceptovat bez opravy, je záporné saldo. Všechny ostatní chyby (například chybějící odchod, neplatné segmenty, překryvy apod.) musí být vyřešeny vámi nebo týmovým manažerem, než systém umožní měsíc uzavřít.
Pokud se rozhodnete chybu „akceptovat tak, jak je“, je potřeba:
otevřít daný segment pomocí ikony úprav,
znovu jej uložit bez provedení jakýchkoli změn.
Tím systém výslovně potvrdí daný segment a umožní jej považovat za vyřešený pro účely uzavření měs
Reporty a data z docházky
Veškerá data z docházky 2.0 najdete pouze v sekci Vlastní reporty a to například v předpřipravených reportech Přehled příchodů a odchodů, Souhrn odpracované doby podle příchodů a odchodů, Komplexní mzdový report nebo si můžete sestavit svůj vlastní report s tím, co vás zajímá.
Více o práci s vlastními reporty najdete TADY.
Máte další otázky? Přejděte k FAQ docházky 2.0, kde najdete odpovědi na spoustu otázek.
0 komentářů
Prosím přihlaste se, abyste mohli napsat komentář.