Co potřebuje vědět Administrátor účtu

  • Docházkový terminál - Nastavení, příslušenství a standardy

    Příslušenství a standardy pro docházkové terminály:

    Terminál

    Docházkovým terminálem může být jakékoliv zařízení, které splňuje tyto požadavky:

     

    digit-one_31-fe0f-png-3Povinné:

    • Připojení k internetu, ideálně přes ethernet (kabel), WIFI nemůžeme doporučit kvůli kolísající kvalitě signálu
    • USB port pro připojení čtečky karet
    • Prohlížeč Chrome

    Aktuálně podporujeme pouze verze Chromu 117 a vyšší. Pokud máte verzi nižší, prosíme, aktualizujte si svůj prohlížeč.

     

    digit-two_32-fe0f-png-3Volitelné:

    • Dotyková obrazovka (terminál je přizpůsoben dotykovým obrazovkám, ale dá se ovládat i pomocí např. externí klávesnice a myši. Dokonce by místo plnohodnotné klávesnice stačila i jen numerická klávesnice pro zadání PINu uživatele.)
    • Zabudovaná nebo USB web kamera pro zaznamenávání fotografií uživatelů při zadání příchodů a odchodů

    Z výše uvedeného je jasné, že terminálový software může běžet prakticky na jakémkoliv notebooku. Pro nejlepší uživatelskou zkušenost však doporučujeme zařízení s dotykovou obrazovkou a vestavěnou kamerou.

     

    Podívejte se, jak zprovoznit a nastavit terminál krok po kroku ve video návodu.

     

    Čtečky karet

    Sloneek standardně pracuje se standardem Mifare, připoužití karet a čteček na frekvenci 13.56 Mhz. Čtečku však lze zaměnit za 125 KHz, přičemž v takovém případě je potřeba použít karty pracující na této frekvenci.

    Prakticky, pokud by společnost potřebovala z jakéhokoliv důvodu používat mix obou typů frekvencí, je to možné, jen bychom museli mít u terminálu obě čtečky, nebo jednu čtečku, které podporuje obě frekvence.

    Karty

    Jakékoliv bezkontaktní médium, který dokáží výše uvedené čtečky načíst, a má vlastní unikátní ID, je použitelné. Může se jednat o karty, čipy i samolepky.

    Toto unikátní ID jednoduše zjistíte tak, že čtečku připojíte k počítači a v textovém editoru po přiložení čipu či karty necháte tento kód načíst. Poté jen tuto soustavu čísel či znaků zkopírujete a vložíte do Sloneeka v sekci Nastavení / Docházkové karty do sloupce ID docházkové karty.

  • Nastavení modulu Příchody a odchody

    Jde o klasický docházkový systém, tedy "píchačky".👇

    Nová událost docházky

    Události, které si uživatelé prostřednictvím Příchodů a odchodů zapisují, jsou nastavitelné ve Nastavení / Odchody.

    Co budete nastavovat:

    • název události, případně jazykovou variantu názvu události pro všechny dostupné jazyky. Díky tomu můžete i zahraničním pracovníkům nastavit docházku tak, aby na ně mluvila jejich jazykem (celá aplikace je samozřejmě dostupná v několika jazycích).
    • aktivujete / deaktivujete událost - pokud je událost neaktivní, nebude při výběru události viditelná.
    • označení Konce směny - Událost označená tímto příznakem bude chápána jako ukončení směny 

    Událost označená tímto příznakem bude chápána jako ukončení směny. Tento typ události můžete mít pouze jeden. Pokud označíte další událost tímto příznakem, z předchozí události bude příznak odstraněn.

    • typ události - rozlišujeme pouze 2 typy:
      • Pracuje - událost se týká pracovní aktivity ( na pracovišti, pochůzka, služební cesta, návštěva zákazníka atd.)
      • Nepracuje - událost označuje nepracovní aktivitu (konec směny, přerušení práce, oběd atd.)
    • barvu - aby bylo možné lépe odlišit jednotlivé události docházky, můžete změnit barvy jednotlivých tlačítek, pomocí kterých uživatelé příchody a odchody zaznamenávají. Stejným způsobem se probarví i události docházky v kalendářovém pohledu.
     

    Po nastavení události nezapomeňte svou práci button_Ulozit .

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 18.50.21

    V kalendáři příchodů a odchodů můžete zapnout volbu "vlastních" barev. Po aktivaci se zobrazí události ve vámi definovaném barevném schématu.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.21.51

    Nastavení lokalit

    Lokality zadáváte v Nastavení / Lokality.

    Lokality jsou fyzické adresy, které se párují s událostmi docházky. Pokud si uživatel zapíše příchod nebo odchod v rámci geografického radiusu definovaného v lokalitě, je mu příchod nebo ochod připsán právě na tuto lokalitu. V reportingu přehledu příchodů a odchodů se zobrazí jako název lokality (např. Office Praha). V případě, že se uživatel přihlásí do systému na místě, které neodpovídá lokalitám zadaným ve Sloneekovi, zobrazí se v reportu identifikace jako “mimo lokalitu”. 

    Protože je lokalizace navázána na GPS, nemusí být poloha uživatele v okamžiku jejího zjišťování přesná, pokud je uživatel například ve velké budově, v podzemním parkovišti nebo třeba v metru. Je potřeba s tím počítat při nastavování tolerance vzdálenosti jednotlivých firemních lokalit.

    Při stanovení tolerančního rádiusu ( okruh metrů vzdálenosti od přesné adresy lokality) berte v úvahu předpokládané pokrytí internetovým a GPS signálem. V hustě osídlených místech bude stačit 100 m, v oblastech s nižším pokrytím pak přidejte alespoň 300 m.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.22.45

    Aplikace pro správnou funkčnost potřebuje souhlas uživatele s přístupem k GPS lokalizaci.

    V žádném případě aplikace nesleduje pohyb uživatele, pouze zapisuje jeho lokalitu v okamžiku zapsání příchodu nebo odchodu do práce v rámci firemní docházky.

     

    Nastavení identifikačních docházkových karet

    V případě využití terminálů pro příchody a odchody jsou zaměstnancům přiřazovány identifikační karty, a to jak editací profilu uživatele, tak přes sestavu docházkových karet.

    Napárování uživatele na jeho docházkovou kartu (nebo čip, samolepku apod.) provádí Admin přes sekci Nastavení. Kartu je možné zaměstnanci přiřadit:

    • editací jeho uživatelského profilu
    • přes sestavu Karty (Nastavení / Docházkové karty).

    Pokud dojde ke změně karty uživatele, jeho příchody a odchody zůstanou nezměněny! Tedy například v případě ztráty karty můžete uživateli bez obav vydat novou kartu, jeho příchody a odchody zůstanou stejné a Sloneek začne jen využívat pro registraci příchodů a odchodů novou kartu.

     

    Editace uživatelského profilu

    Abyste mohli tuto akci provést, musíte mít k počítači připojenou čtečku karet. Více o příslušenství k systému příchodů a odchodů najdete zde.

    V Sekci Uživatelé / Seznam a správa klikněte na možnost editace uživatele a v jeho profilu mu nastavte, změňte nebo odeberte ID jeho docházkové karty.

    Kliknete do pole pro vepsání karty / čipu. Přiložíte čip a číslo se automaticky vepíše do pole.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.24.06

    Nastavení přes sestavu Karty

    Pokud potřebujete změnit karty více uživatelům najednou, nejlépe na to využijete sestavu v sekci Nastavení / Docházkové karty. V tabulce je pole s ID karty přímo editovatelné. Stačí na něho dvakrát kliknout, změnit a kliknout mimo dané pole. Změna se ihned uloží.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.25.14

    Pro automatické zadání čísla karty kliknete do pole pro vepsání karty / čipu. Přiložíte čip a číslo se automaticky vepíše do pole. Automaticky se i uloží.

     

    Změna karty

    Změnu karty uživatele může administrátor provést v jakémkoliv okamžiku. Pro změnu uživatelovy karty následujte postup popsaný výše.

    Při změně čísla karty nebudou nijak ovlivněny předchozí příchody a odchody.

     

    Nastavení terminálu pro příchody a odchody

    Sloneekův terminál pro zaznamenávání příchodů a odchodů je tzv. Thin Client - tenký klient, na kterém může běžet prakticky libovolný operační systém a je na něm nainstalován prohlížeč Google Chrome.

    Terminál spustíte zadáním adresy  https://terminal.sloneek.com do prohlížeče na zařízení, které bude sloužit jako terminál.

     

    Terminál je přihlášený pomocí unikátního kódu terminálu, díky kterému aplikace ví, o který terminál se jedná a ke které společnosti a lokalitě patří.

    Všechny operace docházky, jako je zadání příchodu a odchodu, doplnění chybějícího odchodu, a případně také uložení fotografie pořízené při zaznamenání příchodu a odchodu, jsou okamžitě synchronizovány se Sloneekovým serverem.

    V případě odpojení terminálu od internetu se zobrazí varovná hláška a terminál přestane zapisovat události docházky, dokud se spojení neobnoví. O události je vytvořen zápis do audit logu.

    Pro správnou funkci terminálu je nezbytné neustálé připojení terminálu k internetu.

     

    Pro nastavení nového terminálu v aplikaci jděte do sekce Nastavení  / Terminály. Zde máte přehled všech existujících terminálů Vaší společnosti. Můžete je upravovat a samozřejmě přidat nový kliknutím na tlačítko Přidat.

    Zadejte název terminálu, který se pak objeví mimo jiné na jeho obrazovce viditelné všem uživatelům, kteří si jdou zapsat docházku. Vyberte lokalitu z již vytvořených číselníků lokalit  (Nastavení / Lokality). Zadejte PIN pro odhlášení terminálu a unikátní PIN pro přihlášení terminálu.

    Více detailů k nastavení terminálů najdete zde.

  • Editace příchodů a odchodů pro Adminy

    Pokud potřebujete upravit událost docházky, kterou již některý z uživatelů zapsal, kliknete v kalendáři příchodů a odchodů (případně v kalendáři celkový přehled) do konkrétní události docházky. Zobrazí se pravý boční panel.

    Po kliknutí na ikonu tužky se zobrazí možnosti pro úpravu. Upravíte, ULOŽÍTE.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.17.58

    K úpravě jakékoliv události docházky musíte mít oprávnění Admin. Manažeři mohou upravovat pouze události ve svém týmu.

    V případě, že potřebujete zpětně doplnit / zadat událost docházky jako např. obědovou pauzu nebo odchod, klikněte v kalendáři na tlačítko Nový segment.

    Tuto operaci může provést v kalendáři buď uživatel s rolí Manažer pro svůj tým, nebo uživatel s rolí Admin pro kohokoliv, kdo má modul Příchody a odchody aktivovaný.

    Co je segment docházky

    Segment je logický celek ohraničený začátkem a koncem. Začátek = příchod, Konec = odchod. Odchod může být typu V práci - například pochůzka, kdy se i nadále počítá odpracovaný čas, nebo Volno - odchod a přestává se počítat odpracovaný čas.

    Vložit docházku (segment) je možné pouze zpětně, nikoliv dopředu, porušila by se tím kontinuita.

    Vložit segment do již probíhajíci docházky (segmentu) není možné. Došlo by k jeho porušení. 

     

    Segment vkládáte z kalendáře příchodů a odchodů.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.18.14

     

  • Negativní docházka vs. aktivní docházka

    Rozlišujeme dva typy docházky, negativní a aktivní docházku.

    Negativní docházka

    V případě negativní docházky má uživatel přidělenou pracovní dobu a nezaznamenává příchody a odchody, odpracovaný čas se mu počítá automaticky. Pracovní doba určuje, kdy má uživatel pracovat (lze definovat a nastavit dle specifických potřeb, ať už na bázi týdenního či ročního pracovního cyklu). Vše o pracovní době a jak ji nastavit se dozvíte zde.

    V rámci negativní docházky také lze nastavit automatické pauzy na oběd.

    Aktivní docházka

    Aktivní docházka využívá Příchody a Odchody, které si uživatel v aplikaci značí. Odpracovaný počet hodin je tedy závislý na tom, kdy si uživatel odklikne příchod a dále pak odchod z práce.

    Jak na to? Kliknutím na Zadat příchod, které uživatel uvidí na hlavní ploše v pravé horní části aplikace. Po kliknutí příchodu se začíná pracovní doba počítat. Ve chvíli, kdy uživatel z práce odchází, odklikne Zadat odchod. Zde je však potřeba zvolit událost docházky, tedy proč uživatel docházku končí a kam odchází (končí pracovní směnu, odchází k lékař, na oběd apod.)

    Poznámka: U aktivní docházky nelze automatizovat pravidelný příchod a odchod na oběd nebo jinou pravidelnou pauzu, a tedy tak jako samotný příchod a odchod do práce musí být pauza zaznamenána uživatelem manuálně.

    Důležitou část u aktivní docházky tvoří absence, a jak správně zadat příchod a odchod právě ve chvíli, když je uživatel nepřítomen. Pro jednodušší pochopení si v krátkosti připomeneme dvě obecné kategorie absencí:

    • Volno = absence, kdy je uživatel mimo práci (např. dovolená) a neodpracovaný čas mu krátí celkovou odpracovanou dobu
    • V práci = u tohoto typu absence je uživatel mimo práci, ale neodpracovaný čas nemá vliv na odpracovanou dobu (např. lékař, sick day, wellness day…)

    Nyní je klíčové vědět, že Příchody a Odchody a Absence nejsou přímo propojeny, a právě proto je důležité znát, jakým způsobem vše do aplikace zadat tak, aby vše fungovalo.

    Absenci, ať už jakýkoli typ, si uživatel zadá jejím vytvořením přes tlačítko Nová absence, detailní popis k dispozici zde.

    Jakmile má uživatel absenci zadanou, přesouváme se k Příchodům a Odchodům, kde je postup následovný:

    • U absence typu VOLNO - uživatel nezadává příchod ani odchod, respektive posledním odchodem je den před dovolenou, kdy odcházel z práce a dalším příchodem bude návrat do práce po dovolené
    • U absence typu V PRÁCI - je nutné, aby uživatel příchod i odchod zadal, i přes to, že v danou dobu v práci nebude. Jelikož tento typ absencí nemá vliv na odpracovanou dobu, nezadáním příchodu a odchodu by vzniklo negativní saldo a odpracovaná doba by na konci měsíce nebyla správná. Pro zadání příchodu a odchodu v tomhle případě existují dva způsoby:
    1. Uživatel se i ve své nepřítomnosti přihlásí do aplikace, odklikne příchod a hned vzápětí odchod se správným důvodem odchodu, např. lékař a po návratu do práce odklikne standardně příchod.  

    Příklad: V pondělí jde mezi 9-12 hod k lékaři, ráno v 9 hod klikne na příchod, ihned odklikne odchod, jako událost zvolí lékaře, poté se ve 12 hod se vrátí a klikne příchod do práce.

    2.    Admin zadá příchod a odchod za uživatele, lze zadat i zpětně. Tuto akci admin provede           přes vložení Nového segmentu docházky. Přejděte do sekce Kalendáře/ Příchody/                   Odchody a tlačítko Nový segment v pravém horním rohu.