Přechod na docházku 2.0: co se mění, jak bude migrace probíhat a jak se připravit

Docházka 2.0 je nová generace docházky ve Sloneeku. Aby přechod proběhl bezpečně a bez zbytečných překvapení, stará a nová docházka budou po určitou dobu fungovat paralelně. Díky tomu mají administrátoři i zaměstnanci čas se adaptovat a ověřit, že vše funguje správně.

Níže najdete přehled toho, co se stane po zapnutí nové docházky, co se migruje automaticky a jaký postup doporučujeme.

Paralelní běh staré a nové docházky

• Stará docházka a nová docházka budou fungovat vedle sebe minimálně několik měsíců.

• Klienti mají možnost:

  • testovat novou docházku,

  • ověřit data, reporty a procesy,

  • připravit zaměstnance na změnu.

• Stará docházka bude později sunsetována (vypnuta). O tomto kroku budeme s dostatečným předstihem informovat.

Doporučený postup přechodu (best practice)

Doporučujeme řízený přechod, ne hromadný skok do neznáma:

1. Vyberte jeden testovací tým.

2. Zapněte mu novou docházku a nechte ho pilotně běžet alespoň jeden měsíc.

3. Ověřte:

   • že čísla v reportech sedí,

   • že zaměstnanci rozumí novému ovládání,

   • že schvalování a role fungují podle očekávání.

4. Po úspěšném pilotu:

   • rozšiřte novou docházku na další týmy,

   • případně vypněte starou docházku.

Tenhle postup výrazně snižuje riziko chaosu na konci měsíce.

Terminály: přechod na nový terminál

Jakmile bude nová docházka zapnutá:

• Stará terminálová stránka (app.sloneek.com/terminal) zůstává funkční, ale:

  • na zamčené obrazovce a přihlašovací obrazovce se zobrazí trvalá informace o nové verzi,

  • v patičce najdete tlačítko „Otevřít nový terminál“, které otevře nový terminál ve stejném prohlížeči.

• Nový terminál podporuje poslední 4 verze moderních webových prohlížečů (doporučujeme mít prohlížeč vždy aktuální).

• Nastavení terminálů:

  • název a lokalita se automaticky převezmou,

  • nové přihlašovací PIN kódy je potřeba vytvořit znovu v rozhraní aplikace (Nastavení / Terminály).

• Hardware k terminálům (čtečky karet, karty apod.) se nemění. Požadavky na hardware a podporované standardy zůstávají stejné, jak jsou popsány v článku Docházkový terminál – Nastavení příslušenství a standardy. Stávající čtečky i karty tedy budou fungovat beze změny.

• Administrátoři nemusí terminály znovu vytvářet ručně, pouze dokončí jejich zabezpečení.

Migrace aktivních událostí při přepnutí

V okamžiku, kdy HR admin vypne starou docházku:

• všechny aktivní události ve staré docházce se:

  • automaticky ukončí,

  • pokud budete potřebovat, je nutné je znovu vytvořit v nové docházce - proto doporučujeme přechod načasovat k 1. dni v měsíci, abyste si ušetřili administrativu

• Kalendáře a reporty ze staré docházky:

  • zůstávají dostupné,

  • zobrazí se u nich informace, že firma již používá novou docházku,

  • data se týkají pouze historických záznamů staré docházky.

Plocha a docházkové akce

Chování domovské stránky se mění podle stavu modulů. Pokud je:

• Nová docházka zatím vypnutá

  • zobrazují se pouze původní docházkové tlačítka.

• Nová docházka zapnutá

  • zobrazují se obě varianty:

    • stará docházka,

    • nová docházková tlačítka a widgety.

• Stará docházka vypnutá

  • zobrazí se už jen nová docházka.

To umožňuje plynulý přechod bez toho, aby zaměstnanci přišli o možnost evidovat docházku.

Nová role: Schvalovatel docházky

Přibývá nová týmová role Schvalovatel docházky, kterou můžete přiřadit lidem, kteří mají na starost schvalování docházky na konci měsíce.

• Po zapnutí této funkce:

  • jsou týmoví manažeři automaticky přiřazeni do této role,

  • HR admin je na tuto skutečnost upozorněn.

• Další schvalovatele lze:

  • přidat ručně v nastavení týmů,

  • kombinovat podle potřeby firmy.

Role je viditelná v týmovém přehledu a je plně auditovatelná.

Migrace odchodových událostí

Po zapnutí nové docházky se automaticky zmigrují:

• typy odchodů (obědová pauza, přestávka, pochůzka, konec směny atd.),

• jejich konfigurace a pravidla.

Migrace probíhá bez nutnosti manuálního zásahu ze strany admina.

Reporty: důležité upozornění

• Nové reporty budou obsahovat pouze data z nové docházky.

• Staré reporty budou obsahovat pouze data ze staré docházky.

• Data se nemíchají dohromady.

To je důležité hlavně při:

• kontrole mezd,

• porovnávání historických období,

• auditech.

Shrnutí

• Attendance 2.0 a stará docházka poběží dočasně paralelně.

• Doporučujeme pilotní přechod na jednom týmu.

• Terminály, typy odchodů i role se migrují automaticky.

• U terminálů bude potřeba nastavit nové PIN kódy.

• Reporty zůstávají striktně oddělené podle typu docházky.

• Cílem je kontrolovaný, klidný přechod bez výpadků a překvapení.