Impostazioni utente

Non sei sicuro a quali parti dell'applicazione i tuoi utenti possano accedere in base ai loro ruoli utente? Dai un'occhiata alla nostra panoramica.👇

In Sloneek, puoi assegnare diversi ruoli utente agli utenti. Per aiutarti a comprendere meglio quali permessi sono associati a ciascun ruolo e quali moduli dell'applicazione possono essere accessibili, ecco una panoramica dettagliata.

Contenuto:

• Utente regolare
• Responsabile del team
• Amministratore

• Proprietario del conto

• Ruoli utente speciali
• Altri ruoli del team
• Ruoli legati a determinati moduli

Utente Regolare

Il ruolo predefinito assegnato a ogni nuovo utente di Sloneek. In modo semplice, un utente regolare può vedere solo se stesso nella maggior parte dei casi, ma ecco una descrizione dettagliata delle sue autorizzazioni per ciascun modulo:

Assenze

• Ovviamente, un utente abituale può inserire le assenze solo per se stesso.
• Un utente regolare può vedere solo i propri saldi delle ferie e altre assenze, non quelli degli altri.
• Nel calendario e nella dashboard, può visualizzare le assenze specificate di tutti i colleghi in azienda o solo dei colleghi del suo team. Questa configurazione dipende dalle impostazioni generali dell'account aziendale.
• Ovviamente, un utente regolare può solo inserire le assenze per sé stesso.

Attività

• Un utente regolare può vedere solo il totale del lavoro registrato tramite le attività per sé stesso nel proprio profilo, non i totali degli altri utenti.
• Nel calendario, vale lo stesso per le attività: un utente regolare può visualizzare le attività inserite di tutti i colleghi in azienda o solo dei colleghi nel suo team. Questa configurazione dipende anche dalle impostazioni generali dell'account aziendale.
• Ovviamente, un utente regolare può solo inserire attività per sé stesso.

Arrivi e partenze

• Un utente regolare può vedere solo i propri arrivi e partenze nel calendario, non quelli degli altri utenti.
• Lo stesso vale per il tempo totale lavorato con gli arrivi e le partenze, l'utente regolare vede solo i propri totali.
• Ovviamente, un utente regolare può solo inserire arrivi e partenze per sé stesso.

Dati personali e di lavoro degli altri utenti

• Nella sezione Colleghi, un utente regolare può vedere tutti i colleghi dell'azienda. Tuttavia, se clicca sui dettagli di uno di essi, può vedere solo i dati di base relativi al lavoro e ai contatti del collega. Questi includono: nome, cognome, email, numero di telefono, descrizione pubblica dell'utente, sede di lavoro e paese di operazione.
• L'utente regolare non vedrà il tipo di contratto, la retribuzione o altri dati sensibili.

Struttura organizzativa

• Un utente regolare ha accesso all'albero dei team (struttura organizzativa dell'azienda), se le impostazioni generali dell'account aziendale lo consentono. Gli amministratori possono impedire agli utenti normali di accedere alla sezione Team in queste impostazioni.

Risorse e Documenti

• Per entrambi i moduli, un utente regolare può vedere solo i propri documenti e risorse, non quelli degli altri utenti.

Attività (checklist onboarding)

• Anche per le attività, l'utente regolare può vedere solo le proprie attività (quelle di cui è responsabile), non quelle di altri utenti.

Valutazioni

• Un utente regolare può accedere solo alla propria valutazione, non a quelle degli altri utenti.
• Se un utente ha ricevuto un obiettivo di team o dei risultati chiave per tale obiettivo, l'utente regolare può vedere i nomi degli altri utenti con cui sta lavorando sull'obiettivo e che sono responsabili per l'obiettivo o i risultati chiave.

Sondaggi

• Un utente regolare ha accesso per completare i sondaggi che sono rilevanti per lui. Questi possono essere trovati nella sezione I miei sondaggi.
• Naturalmente, un utente regolare non può vedere i risultati dei sondaggi o come gli altri utenti hanno risposto.

Wiki aziendale

• Un utente regolare ha accesso al wiki aziendale, ma non ha il diritto di modificare gli articoli. Può solo leggerli.

Trust box

• Un utente regolare ha accesso alla trustbox, a meno che gli amministratori non scelgano di nasconderla nelle impostazioni generali dell'account aziendale.

Report

• Una regola semplice si applica all'intera sezione report: un utente regolare può solo generare e visualizzare i propri report; non può vedere i report degli altri utenti.

Log di audit

• Un utente regolare può solo accedere al proprio log di audit personale, che può trovare nel suo profilo.
• In questo log di audit può vedere tutte le azioni che lo riguardano.

Responsabile del Team

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Puoi assegnare il ruolo di responsabile del team a un utente nella sezione Azienda / Team facendo clic sui dettagli di un team specifico. In breve, un responsabile del team può vedere sé stesso e il suo team, con cui può continuare a lavorare. Ecco una descrizione dettagliata dei suoi permessi per ogni modulo:

Assenze

• Il responsabile del team può vedere i propri saldi delle ferie o altre assenze e allo stesso tempo può anche vedere i saldi dei membri del suo team.
• Nel calendario e nella dashboard, può visualizzare le assenze specificate di tutti i colleghi in azienda o solo dei suoi compagni di squadra. Questa configurazione dipende dalle impostazioni generali dell'account aziendale.
• Il responsabile del team può anche inserire le assenze per i membri del suo team.

Attività

• Il responsabile del team può vedere il totale del lavoro registrato tramite le attività per sé stesso, ma ha anche una visione dei totali per gli altri membri del suo team nel loro profilo.
• Lo stesso vale per i calendari come per le assenze: il responsabile del team può visualizzare le attività inserite di tutti i colleghi in azienda o solo dei colleghi nel suo team. Questa configurazione dipende ancora dalle impostazioni generali dell'account aziendale.
• Il responsabile del team può anche pianificare attività per i membri del suo team.

Arrivi e Partenze

• Il responsabile del team può vedere i propri arrivi e partenze nel calendario, così come la presenza degli altri membri del suo team.
• Il responsabile del team può anche modificare e inserire la presenza dei membri del suo team, ma non può eliminare eventi!

Dati personali e di lavoro degli altri utenti

• ella sezione Colleghi, il responsabile del team può visualizzare tutti i suoi colleghi in azienda. Se clicca sui dettagli di un membro del suo team, può visualizzare i suoi dati di lavoro, retribuzione, panoramica delle assenze e delle attività, valutazione e storia dell'utente.

• Per gli altri utenti al di fuori del suo team, il responsabile del team vedrà solo le informazioni di base relative al lavoro e ai contatti del collega, tra cui: nome, cognome, email, numero di telefono, descrizione pubblica, sede di lavoro e paese di operazione.

Struttura organizzativa

• Il responsabile del team ha accesso all'albero dei team (struttura organizzativa dell'azienda), se le impostazioni generali dell'account aziendale lo consentono. Gli amministratori possono impedire agli utenti di accedere alla sezione Team in questa impostazione.

Risorse e Documenti

• Per entrambi i moduli, un responsabile del team può vedere solo i propri documenti e risorse, non quelli degli altri utenti, nemmeno dei membri del suo team.

Attività (checklist onboarding)

• Anche per le attività, il responsabile del team vede solo le proprie attività (di cui è responsabile), non quelle di altri utenti.

Valutazioni

• Il responsabile del team ha accesso alla propria valutazione e può anche inserire e modificare la valutazione dei propri subordinati nei loro profili.
• Il responsabile del team ha anche accesso al modulo di valutazione nella sezione Azienda, dove può creare obiettivi di team e risultati chiave per questi e monitorare il loro raggiungimento.

Sondaggi

• Il responsabile del team ha accesso per completare i sondaggi rilevanti per lui. Questi possono essere trovati nella sezione I miei sondaggi.
• Il responsabile del team non vede i risultati dei sondaggi o come gli altri utenti hanno risposto, nemmeno i membri del suo team.

Reclutamento (ATS)

• Il responsabile del team ha accesso al modulo Reclutamento nella sezione Azienda, dove può visualizzare le posizioni che appartengono al suo team. Può anche aggiungere commenti su queste offerte di lavoro per i candidati.

Wiki aziendale

• Il responsabile del team ha accesso al wiki aziendale, ma non ha diritti per modificare gli articoli. Può solo leggerli.

Trust box

• Il responsabile del team ha accesso alla trustbox, a meno che gli amministratori non scelgano di nasconderla nelle impostazioni generali dell'account aziendale.

Report

• Una regola semplice si applica all'intera sezione report: un responsabile del team può generare e visualizzare report per sé stesso o per i suoi subordinati, ma non può vedere i report degli altri utenti.

Log di audit

• Un utente regolare può solo accedere al proprio log di audit personale, che può trovare nel suo profilo.
• In questo log di audit può vedere tutte le azioni che lo riguardano.

Amministratore

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Solo il proprietario dell'account può aggiungere o rimuovere il ruolo di amministratore da un utente. In breve, l'amministratore ha accesso all'amministrazione complessa dell'intera applicazione e può vedere tutti i dati. Tuttavia, ecco una descrizione dettagliata dei suoi poteri per ciascun modulo:

Assenze

• L'amministratore può vedere i propri saldi delle ferie o altre assenze e può anche vedere i saldi di tutti gli altri utenti.
• L'amministratore può anche inserire le assenze per qualsiasi altro utente nel sistema.
• Allo stesso tempo, è l'amministratore che crea e imposta le nuove assenze, le assegna agli utenti per l'uso e gestisce i loro diritti.

Attività

•  L'amministratore può vedere il totale del lavoro registrato tramite le attività per sé stesso, e allo stesso tempo ha una visione dei totali per tutti gli altri utenti nei loro profili.
• L'amministratore può anche pianificare attività per qualsiasi altro utente nel sistema.
• Allo stesso tempo, è l'amministratore che crea e imposta le nuove attività, le assegna agli utenti da registrare e gestisce i loro dettagli.

Arrivi e Partenze

• L'amministratore può vedere i propri arrivi e partenze nel calendario, così come la presenza di tutti gli altri utenti nel sistema.
• L'amministratore può anche inserire, modificare ed eliminare retroattivamente la presenza di tutti gli altri utenti.

Dati personali e di lavoro degli altri utenti

• Naturalmente, l'amministratore ha accesso all'amministrazione di tutti gli utenti del sistema.
• Nella sezione Utenti / Gestione può vedere non solo tutti i dati e le schede disponibili, ma anche modificarli.
• L'amministratore può anche aggiungere ruoli speciali ad altri utenti come Document Manager o Ombudsman. L'unica eccezione è il ruolo di amministratore, che può essere aggiunto o rimosso solo dal proprietario dell'account.

Struttura organizzativa

•  Nella sezione Azienda / Team, l'amministratore crea e gestisce la struttura organizzativa dell'azienda o l'albero dei team.
• L'amministratore crea e configura i singoli team e aggiunge utenti a essi, compresi i loro ruoli di team.

Risorse

•  L'amministratore ha accesso illimitato al modulo Risorse. Può creare, importare e configurare risorse individuali, assegnarle agli utenti o esportarle in blocco dal sistema.

Documenti

• L'amministratore ha accesso illimitato al modulo Documenti. Può caricare e gestire contratti, documenti privati e documenti aziendali, monitorare lo stato delle firme e delle letture o creare modelli di documenti.

Attività (checklist onboarding)

• L'amministratore ha accesso illimitato al modulo Onboarding. Può creare nuovi modelli di onboarding (checklist) di attività, designando le persone responsabili per l'esecuzione e la scadenza. Può anche monitorare lo stato delle singole attività.

Valutazioni

• L'amministratore ha accesso illimitato al modulo Valutazioni. Può creare questionari di valutazione e modelli di competenza, assegnare obiettivi di team e personali agli utenti e monitorare i loro progressi.
• L'amministratore assegna anche i questionari di valutazione creati e i modelli di competenza agli utenti nel loro profilo, dove ha anche una visualizzazione completa della valutazione dell'utente.

Sondaggi

• L'amministratore ha accesso completo al modulo Sondaggi, dove può creare, duplicare o eliminare sondaggi.
• Può anche accedere ai risultati e scaricare i grafici.

Reclutamento (ATS)

• L'amministratore ha accesso illimitato al modulo Reclutamento. Può creare, pubblicare e condividere nuove offerte di lavoro, configurare il processo di reclutamento, gestire i candidati e il bacino di talenti e, naturalmente, creare modelli di email.

Wiki aziendale

• L'amministratore gestisce il wiki aziendale. Può creare e pubblicare articoli, che possono anche essere appuntati nella dashboard principale.

Trust box

• L'amministratore ha accesso ai messaggi anonimi nella trustbox, a meno che un altro utente non riceva il ruolo di Ombudsman. In tal caso, la trustbox è di responsabilità esclusiva dell'Ombudsman.

Rapporti

• Una regola semplice si applica a tutta la sezione report: un amministratore può generare e visualizzare report per sé stesso e per tutti gli altri utenti del sistema.

Log di audit

•  L'amministratore ha accesso al log di audit aziendale, che può essere trovato nella sezione Impostazioni / Log di audit.
• In questo log di audit sono registrate tutte le azioni compiute nel sistema da tutti gli utenti. Il log di audit serve quindi come una registrazione infallibile in caso di dubbi.

Proprietario del conto

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Ogni account Sloneek può avere un solo titolare. La differenza tra amministratori e titolari di account è che il titolare dell'account può nominare altri utenti come amministratori e può richiedere la cancellazione dell'intero account.

Ruoli relativi a determinati moduli

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Oltre ai ruoli predefiniti di utente normale, team manager e amministratore (e anche proprietario dell'account, i cui permessi sono praticamente identici a quelli di un amministratore), Sloneek offre agli utenti la possibilità di aggiungere diversi ruoli speciali con permessi speciali. Questi vengono aggiunti nella cartella di ogni utente nel campo Diritti speciali dell'utente.

Gestore dei documenti

• Come suggerisce il nome, un utente con questo ruolo ha pieno accesso al modulo Documenti.
• Analogamente a un amministratore, possono caricare e gestire contratti, documenti privati e documenti aziendali, monitorare la loro firma e il loro stato di lettura o creare modelli di documenti.

Gestore patrimoniale

• Come suggerisce il nome, un utente con questo ruolo ha pieno accesso al modulo Assets.
• Come un amministratore, può creare, importare e impostare singoli asset, assegnarli agli utenti o esportarli in blocco dal sistema.

Responsabile del reclutamento (ATS)

• Un utente con il ruolo di Recruiting Manager (ATS) ha accesso completo al modulo Recruiting.
• Come un amministratore, può creare, pubblicare e condividere nuovi annunci di lavoro, impostare il processo di reclutamento, gestire i candidati e il pool di talenti e, naturalmente, creare modelli di e-mail.

Responsabile clienti e progetti

• Un utente con questo ruolo ha pieno accesso alla sezione Clienti e progetti, dove può creare e gestire singoli progetti e clienti.

Accesso completo ai rapporti

• Come suggerisce il nome, un utente con questo ruolo ha pieno accesso ai report.
• Questo può essere utile se, ad esempio, si vuole concedere l'accesso ai report ai propri commercialisti, in modo che possano scaricare i documenti delle buste paga.

Responsabile della valutazione

• Un utente con questo ruolo ha pieno accesso al modulo Valutazione, dove può creare e gestire questionari di valutazione, set di competenze o obiettivi.
• Allo stesso tempo, il responsabile della valutazione ha una visione di tutte le valutazioni degli utenti e può completare, modificare o chiudere tali valutazioni.

Mediatore

• Un utente con questo ruolo è responsabile della casella di fiducia.
• Se un utente lascia un messaggio nella trustbox, solo l'utente con il ruolo di difensore civico può accedervi.

Ruoli di squadra che modificano le autorizzazioni

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Un'altra categoria di Sloneek è quella dei ruoli di squadra, che modificano alcuni permessi all'interno dei team. Ecco una panoramica dei ruoli di squadra che vengono assegnati nella sezione Azienda / Squadre quando si fa clic sui dettagli di una particolare squadra:

Supervisore

• Consente all'utente di visualizzare lo stato degli eventi dei team subordinati senza le capacità del ruolo di team manager.
• Si tratta di un accesso di sola lettura, non di modifica e scrittura (ad esempio, l'anteprima dei rapporti e del calendario, senza la possibilità di modificare nulla).
• Il supervisore non può nemmeno approvare le assenze o le attività. Allo stesso tempo, un utente con il ruolo di supervisore può vedere il team di cui è supervisore nei rapporti.

Pianificatore di attività

• Consente all'utente di inserire eventi nel Calendario attività per conto degli utenti dei team in cui un utente con questo ruolo è assegnato come pianificatore di attività.
• Il pianificatore delle attività non ha diritti di approvazione e l'approvazione delle attività è subordinata al team manager.
• Il pianificatore di attività non può generare rapporti per altri utenti.

Pianificatore di assenze

• Ruolo simile a quello dell'Activity Planner di cui sopra, ma per il modulo Assenze.
• Consente all'utente di inserire eventi nel Calendario assenze per conto degli utenti dei team a cui è assegnato un utente con questo ruolo di Pianificatore assenze.
• Il pianificatore delle assenze non ha diritto di approvazione e l'approvazione delle assenze è subordinata al team manager.
• Il pianificatore di assenze non può generare rapporti per altri utenti.

Approvazione delle assenze

• La differenza rispetto al Pianificatore assenze è che un utente con questo ruolo ha accesso alla sezione Approvazioni.
• Un utente con questo ruolo approva o rifiuta le assenze per il team a cui è assegnato. Questi utenti ricevono anche le notifiche delle richieste relative alle assenze inserite o annullate.
• Nota: questo ruolo non ha accesso ai rapporti.

Responsabile arrivi e partenze

• Un utente con questo ruolo può modificare e gestire retroattivamente le presenze di altri membri del team.
• Nota: un utente con questo ruolo non può cancellare gli eventi di presenza inseriti; questi diritti appartengono solo agli amministratori.

Ruoli relativi a determinati moduli

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L'ultima categoria di ruoli riguarda solo determinati moduli a cui gli utenti hanno accesso limitato.

Project manager

• Questo ruolo non è direttamente associato ai team, quindi non viene assegnato nei team, ma per un progetto specifico.
• Un utente con questo ruolo può approvare le attività riportate per quel progetto e ha accesso ai report sui progetti che gestisce.
• Un utente con questo ruolo non può creare propri progetti o clienti.

Hiring manager

• Il ruolo di Project Manager è associato al modulo ATS, dove puoi assegnare questo ruolo a determinati utenti per una specifica offerta di lavoro, in modo che possano visualizzare la posizione e lavorare con i candidati.
• Un utente con questo ruolo ha solo diritti di visualizzazione e non può modificare le impostazioni dell'intero modulo né creare proprie offerte di lavoro.

Aggiungi tag utente per filtrare facilmente le informazioni.

Puoi creare e modificare i tag direttamente nelle cartelle utente nel campo Tag. Qui hai la possibilità di assegnare tag esistenti o di creare tag completamente nuovi.

Utilizza i tag per un filtraggio e una ricerca più rapidi e avanzati non solo nell'elenco degli utenti, ma anche nei report.

Tieni traccia di tutti gli stipendi, compresi bonus e detrazioni.

Puoi effettuare impostazioni personalizzate nella Cartella utente nella scheda Contratto e busta paga. Da qui puoi aggiungere un nuovo stipendio base o modificarne uno esistente, aggiungere detrazioni o bonus per gli utenti.

Anche lo stipendio base stabilito, le detrazioni dallo stipendio e i bonus vengono registrati nei Report (Report / Altro / Stipendio).

Impostazione di bonus e detrazioni ricorrenti

Molte aziende forniscono "bonus" o detrazioni su base regolare/mensile. Ad esempio, una tessera Sports/Benefit è qualcosa che i dipendenti ricevono ogni mese.

Puoi impostare bonus e detrazioni come ricorrenti. L'amministratore imposta la frequenza con cui la detrazione/bonus deve ricorrere per quell'utente e in quale data deve ricorrere e apparirà automaticamente sulla scheda dell'utente in quel giorno.

L'intera cronologia di un dato articolo viene quindi nascosta dietro una singola riga e, naturalmente, scritta nei report appropriati.

Modifica e visualizzazione della retribuzione dei team manager

Se vuoi che i responsabili dei team abbiano la possibilità di modificare i termini finanziari di base, i bonus e le detrazioni, devi abilitare questa opzione.

Nella Cartella utente/Dati di base e di lavoro troverai una casella di controllo Il gestore può modificare la remunerazione. Seleziona questa casella per determinare se questo utente può visualizzare e modificare le informazioni finanziarie (base, bonus, detrazioni). A condition for displaying the checkbox is that the user is assigned as a Team Manager in the team.

Una condizione per la visualizzazione della casella di controllo è che all'utente sia assegnato il ruolo di Team Manager nel team.

Ogni utente di Sloneek può avere ruoli in base alle attività, ai livelli di accesso e ai diritti che gli vengono assegnati all'interno dell'applicazione.

L'assegnazione dei ruoli utente avviene nella scheda utente. Se desideri una descrizione dettagliata delle autorizzazioni associate a ciascun ruolo utente, puoi trovarla in questo articolo.

Ottenete una panoramica delle tappe del viaggio dei vostri dipendenti e collaboratori.

È possibile modificare le fasi del ciclo di lavoro/collaborazione (percorso) nella scheda Utente / Dati di base e di lavoro.

È possibile scegliere tra Preboarding, Onboarding, Performance, Reboarding, Offboarding e Alumni.

• Preboarding - la fase che intercorre tra l'accettazione di un'offerta e il primo giorno di lavoro del dipendente. È un momento cruciale per definire le aspettative e iniziare a costruire le relazioni.

• Onboarding - la fase che inizia il primo giorno di un nuovo collega. L'inserimento comprende spesso un periodo di adattamento, che può durare fino a 6 mesi.

• Prestazioni - la fase in cui ci si aspetta che il nuovo collega svolga le sue mansioni al massimo delle sue capacità.

• Reimbarco - la fase di preparazione al nuovo ruolo. Dal punto di vista delle Risorse Umane e del collega, questo significa molto. Non c'è niente di peggio che arrivare impreparati a un nuovo ruolo.

• Offboarding - la fase di separazione dall'azienda. L'ordine senza caos contribuisce a un passaggio di consegne tranquillo e senza intoppi.

• Alumni - riunisce gli ex colleghi. Può essere utile nelle occasioni in cui si desidera condividere i propri risultati con gli ex colleghi. Ma anche nel caso in cui si voglia avvicinare uno di loro per una nuova collaborazione.

Sloneek consente l'importazione massiva di utenti in tre modi: da Microsoft Active Directory, da Google Workspace, ma anche direttamente da Excel.

Microsoft Active Directory

Se disponete di un database di dipendenti nel vostro account Microsoft, questa esercitazione vi guiderà attraverso l'importazione e l'attivazione in blocco degli utenti.

Spazio di lavoro Google

Se preferite Google e mantenete il vostro database di persone lì, seguite questa guida.

Foglio di calcolo Excel

L'ultima opzione per eseguire un'importazione massiva di utenti è direttamente dal vostro database Excel. Mentre le prime due opzioni possono essere gestite autonomamente, questa opzione richiede l'assistenza del team di Sloneek. 

Contattate il vostro referente che vi invierà il foglio di calcolo per l'importazione e vi darà maggiori informazioni sulla procedura.