Traccia gli arrivi e le partenze dei dipendenti. Si tratta di un sistema di rilevazione presenze standard.
Libro di codice dell'evento di presenza
Gli eventi che gli utenti registrano tramite Presenze sono configurabili nei quadranti delle presenze disponibili in Impostazioni azienda / Eventi presenze.
Cosa si deve impostare:
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nome dell'evento o la variante linguistica del nome dell'evento per tutte le lingue disponibili. Ciò consente di configurare la presenza per parlare con i lavoratori stranieri nella loro lingua (l'intera applicazione è ovviamente disponibile in diverse lingue).
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attivare/disattivare un evento - Se un evento è inattivo, non sarà visibile quando si seleziona l'evento.
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Contrassegno di fine turno - Un evento contrassegnato da questo flag sarà trattato come un evento di fine turno.
Un evento contrassegnato da questo flag sarà trattato come un fine turno. È possibile avere un solo evento di questo tipo. Se si contrassegna un altro evento con questo flag, il flag verrà rimosso dall'evento precedente.
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tipo di evento - ne esistono solo 2 tipi
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Al lavoro - L'evento è legato a un'attività lavorativa (sul posto di lavoro, commissione, viaggio di lavoro, visita a un cliente, ecc.)
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Non al lavoro - L'evento si riferisce a un'attività non lavorativa (fine del turno, interruzione del lavoro, pranzo, ecc.)
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colore - Per distinguere meglio i diversi eventi di presenza, è possibile modificare i colori dei pulsanti che gli utenti utilizzano per accedere alla presenza. Gli eventi di presenza nella vista calendario saranno colorati allo stesso modo.
Dopo aver allestito l'evento, non dimenticate di il vostro lavoro.
Nel calendario Clock-in / out, è possibile attivare la selezione del colore “personalizzato”. Una volta attivata, gli eventi saranno visualizzati nella combinazione di colori definita dall'utente.
Impostazione delle sedi
Le località si inseriscono in Impostazioni / Località.
Le località sono indirizzi fisici abbinati agli eventi di presenza. Se un utente inserisce un arrivo o una partenza entro il raggio geografico definito in una località, l'evento di presenza viene attribuito a tale località. Nel resoconto degli eventi di presenza, viene visualizzato il nome della sede (ad esempio, Ufficio di Praga). Se l'utente accede al sistema in una località che non corrisponde a quelle inserite in Sloneek, nel report apparirà come identificazione “fuori sede”.
Poiché la localizzazione è legata al GPS, la posizione dell'utente potrebbe non essere precisa al momento del rilevamento se l'utente si trova, ad esempio, in un grande edificio, in un parcheggio sotterraneo o addirittura in metropolitana. Questo aspetto deve essere preso in considerazione quando si imposta la tolleranza di distanza delle singole sedi aziendali.
Quando si imposta il raggio di tolleranza (un raggio di metri dall'indirizzo esatto della posizione), tenere conto della copertura prevista del segnale Internet e GPS. In luoghi densamente popolati, saranno sufficienti 100 m, mentre in aree con una copertura inferiore è necessario aggiungere almeno 300 m.
Per funzionare correttamente, l'applicazione ha bisogno del consenso dell'utente per accedere alle posizioni GPS.
In ogni caso, l'applicazione non traccia gli spostamenti dell'utente, ma registra solo la sua posizione quando arriva o parte per il lavoro come parte della sua presenza in azienda.
In ogni caso, l'applicazione non traccia gli spostamenti dell'utente, ma registra solo la sua posizione quando arriva o parte per il lavoro come parte della sua presenza in azienda.
Impostazione delle tessere di identificazione delle presenze
Quando si utilizzano i terminali di presenza, ai dipendenti vengono assegnate le tessere di identificazione, sia modificando il profilo dell'utente che attraverso il report delle tessere di presenza.
L'associazione di un utente al proprio cartellino di presenza (o chip, adesivo,...) viene effettuata dall'Admin tramite la sezione Impostazioni. Il cartellino può essere assegnato a un dipendente sia
- modificando il profilo utente del dipendente, oppure
- tramite le Schede di rapporto (Impostazioni / Schede di presenza).
Se la tessera di un utente viene cambiata, le sue presenze rimarranno invariate! Quindi, ad esempio, se l'utente perde il cartellino di presenza, si può tranquillamente rilasciare un nuovo cartellino all'utente, le sue presenze rimarranno invariate e Sloneek inizierà a utilizzare il nuovo cartellino per registrare gli ingressi e le uscite.
Modifica del profilo di un utente
Per eseguire questa attività è necessario che il lettore di schede sia collegato al computer. Per saperne di più sugli accessori per il sistema di rilevazione presenze, cliccate qui.
In Utenti / Gestione, fare clic su Modifica utente e impostare, modificare o rimuovere l'ID del cartellino di presenza dell'utente nel suo profilo.
Fare clic nel campo per inserire la tessera/chip. Collegare il chip e il numero verrà automaticamente inserito nel campo.
Impostazioni tramite la scheda Carte
Se è necessario modificare le tessere di più utenti contemporaneamente, il modo migliore per farlo è utilizzare il report in Impostazioni / Tessere di presenza. Nella tabella, il campo ID tessera è direttamente modificabile. È sufficiente fare doppio clic su di esso, modificarlo e fare clic fuori dal campo. La modifica verrà salvata immediatamente.
Per inserire automaticamente il numero della carta, fare clic nel campo di inserimento della carta/chip. Se si collega il chip, il numero viene inserito automaticamente nel campo. Viene anche salvato automaticamente.
Cambia carta
L'amministratore può cambiare la scheda dell'utente in qualsiasi momento. Per cambiare la scheda di un utente, seguire la procedura descritta sopra.
La modifica del numero di tessera non influisce in alcun modo sulle presenze precedenti.
Impostazione del terminale di presenza
Il terminale per la rilevazione delle presenze di Sloneek è un Thin Client, che può funzionare praticamente con qualsiasi sistema operativo e su cui è installato Google Chrome.
L'accesso al terminale avviene tramite un codice univoco che consente all'applicazione di sapere di quale terminale si tratta e a quale azienda e sede appartiene.
Tutte le operazioni di rilevazione delle presenze, come l'inserimento degli arrivi e delle partenze, la compilazione delle partenze mancanti e l'eventuale salvataggio della foto scattata durante la registrazione degli arrivi e delle partenze, vengono sincronizzate istantaneamente con il server Sloneek.
Se il terminale viene disconnesso da Internet, viene visualizzato un messaggio di avviso e il terminale interrompe la registrazione degli eventi di presenza fino al ripristino della connessione. L'evento viene registrato nel registro di controllo.
Per il corretto funzionamento del terminale è necessaria una connessione costante a Internet.
Per impostare un nuovo terminale nell'applicazione, accedere alla sezione Impostazioni / Terminali di presenza. Qui si ha una panoramica di tutti i terminali esistenti nella propria azienda. È possibile modificarli e naturalmente aggiungerne uno nuovo facendo clic su “Aggiungi”.
Inserire il nome del terminale, che apparirà poi, tra l'altro, sul suo schermo visibile a tutti gli utenti che vanno a prendere le presenze. Selezionare una località tra quelle già create (Impostazioni / Località). Inserire il PIN per la disconnessione dal terminale e il PIN univoco per l'accesso.
Per avviare un terminale correttamente impostato sul dispositivo preferito (tablet, computer fisso, ecc.), accedere a https://app.sloneek.com/terminal/.
Una guida più dettagliata alla configurazione del terminale è disponibile qui.
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