Cosa deve sapere l'amministratore
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Ingresso/uscita rispetto alle attività
Volete monitorare attivamente le presenze dei vostri dipendenti, ma siete indecisi se optare per i classici sistemi di rilevazione delle presenze o se lasciare che i dipendenti registrino le ore lavorate come attività?
Vediamo insieme le differenze tra questi due tipi di rilevazione delle presenze, per aiutarvi a prendere una decisione il più semplice possibile.Ingresso/uscita dal sistema di clock
Il monitoraggio degli arrivi e delle partenze è una forma tipica di controllo delle presenze. I dipendenti “timbrano il cartellino” quando arrivano al lavoro e “timbrano il cartellino” quando vanno in pausa pranzo o alla fine del turno. In Sloneek, questo tipo di presenze può essere registrato direttamente attraverso l'interfaccia web, l'app per dispositivi mobili o addirittura con un terminale (per saperne di più sui terminali, cliccate qui).
Specifiche di questo tipo di rilevazione delle presenze:
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I dipendenti devono solo premere un pulsante o toccare un chip/tessera, quindi è facile e veloce.
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Possono timbrare il cartellino solo all'ora effettiva, il che significa che non possono registrare le presenze nel passato o nel futuro: vedrete il tempo reale trascorso al lavoro.
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È possibile impostare un luogo in cui i dipendenti sono autorizzati a timbrare il cartellino e il report mostrerà se si trovavano in quel luogo (nota: il sistema consente comunque di timbrare il cartellino anche se non sono fisicamente presenti).
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Se si dimenticano di registrare le presenze, un amministratore o un manager deve aggiungerle manualmente per loro
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La pausa pranzo o qualsiasi altra pausa deve essere inserita manualmente.
Attività
Le attività e il monitoraggio delle presenze sono spesso associati al reporting del lavoro di progetto. Tuttavia, le attività possono essere utilizzate con altrettanta facilità per la rilevazione delle presenze di base.
Specifiche del monitoraggio delle presenze attraverso le attività:
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Le voci possono essere aggiunte retroattivamente, in tempo reale o addirittura in anticipo.
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È possibile definire vari tipi di attività o turni, sia legati a compiti di progetto che a mansioni lavorative generali (ad esempio, amministrazione, creazione di contenuti...) o utilizzati come turni mattutini/notturni, straordinari, ecc.
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Configurazione del terminale di presenza
Avete un nuovo terminale e avete bisogno di aiuto per configurarlo? Continuate a leggere.👇
Come impostare il terminale passo dopo passo (esempio iiyama)
L'aspetto del terminale dopo l'accensione:
Fare clic sulla piccola freccia per accedere al menu:
Passiamo alle impostazioni:
Fare clic sulla sezione Rete e Internet:
Attiveremo il wi-fi:
Ora cliccate nuovamente su Wi-fi per collegarvi a una rete specifica:
Selezionare il Wi-fi desiderato e inserire la relativa password:
Fare nuovamente clic sulla piccola freccia per accedere al menu:
Avviare Chrome, dove il terminale funziona meglio:
Nella riga dell'URL, digitate terminal.sloneek.com per accedere al terminale:
E stiamo già caricando l'app Sloneek 😊:
Scegliamo una lingua:
Cliccare su Accedi con un codice e inserire il codice di accesso precedentemente impostato nell'app in Impostazioni / Terminali:
È tutto pronto per caricare le carte contactless. Per facilitare la manipolazione del terminale, possiamo espandere l'intera finestra:
Quando si collega un lettore di schede USB, è meglio disabilitare la tastiera software. Pertanto, scorrere prima lo schermo verso il basso:
Quindi fare clic sulla piccola levetta accanto a Mostra tastiera virtuale per disattivare la tastiera:
Se vogliamo fotografare i dipendenti mentre arrivano e lasciano il posto di lavoro, dobbiamo consentire questa opzione:
Infine, una dimostrazione del terminale su uno stand VESA:
Vi auguriamo un buon utilizzo e, in caso di problemi, vi invitiamo a contattare il nostro team. 🙂
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Terminale per le presenze - Impostazioni, accessori e standard
Accessori e standard per i terminali di presenze:
Terminale
Il Terminale di Presenze Sloneek può essere qualsiasi dispositivo che soddisfi i seguenti requisiti:
Obbligatorio:-
Connessione Internet: Preferibilmente via Ethernet (cavo), poiché il WIFI non è raccomandato a causa della qualità del segnale variabile.
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Porta USB per collegare un lettore di carte.
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Chrome
Attualmente supportiamo solo le versioni di Chrome 117 e superiori. Se si utilizza una versione inferiore, si consiglia di aggiornare il browser.
Facoltativi-
Schermo tattile: Il terminale è adattato per l'uso con schermi tattili, ma può essere controllato anche tramite, ad esempio, una tastiera e un mouse esterni. Anche un tastierino numerico per l'inserimento del PIN dell'utente sarebbe sufficiente al posto di una tastiera completa.
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Webcam incorporata o USB: Per registrare foto degli utenti durante gli ingressi e le uscite.
Da quanto sopra, è evidente che il software del terminale può funzionare praticamente su qualsiasi laptop. Tuttavia, per la migliore esperienza utente, consigliamo un dispositivo con schermo tattile e fotocamera integrata.
Lettori di carte
Per impostazione predefinita, Sloneek funziona con lo standard Mifare, utilizzando carte e lettori con una frequenza di 13,56 MHz. Tuttavia, il lettore può essere sostituito con uno a 125 KHz, nel qual caso è necessario utilizzare carte che operano a questa frequenza.
In pratica, se un'azienda ha la necessità di utilizzare un mix di entrambe le frequenze per qualsiasi motivo, potrebbe essere necessario avere entrambi i lettori sul terminale, oppure un lettore che supporta entrambe le frequenze.
Carte
È possibile utilizzare qualsiasi supporto senza contatto che possa essere letto dai lettori sopra descritti e che abbia un ID unico. Possono essere carte, chip o adesivi.
Per scoprire questo ID unico, basta collegare il lettore di carte al computer e leggere il codice in un editor di testo dopo aver collegato il chip o la carta. Successivamente, basta copiare questa sequenza di numeri o caratteri e incollarla in Sloneek nella sezione Impostazioni / Carte di presenza nel campo ID carta di presenza.
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Impostazioni del modulo presenze
Traccia gli arrivi e le partenze dei dipendenti. Si tratta di un sistema di rilevazione presenze standard.
Libro di codice dell'evento di presenza
Gli eventi che gli utenti registrano tramite Presenze sono configurabili nei quadranti delle presenze disponibili in Impostazioni azienda / Eventi presenze.
Cosa si deve impostare:
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nome dell'evento o la variante linguistica del nome dell'evento per tutte le lingue disponibili. Ciò consente di configurare la presenza per parlare con i lavoratori stranieri nella loro lingua (l'intera applicazione è ovviamente disponibile in diverse lingue).
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attivare/disattivare un evento - Se un evento è inattivo, non sarà visibile quando si seleziona l'evento.
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Contrassegno di fine turno - Un evento contrassegnato da questo flag sarà trattato come un evento di fine turno.
Un evento contrassegnato da questo flag sarà trattato come un fine turno. È possibile avere un solo evento di questo tipo. Se si contrassegna un altro evento con questo flag, il flag verrà rimosso dall'evento precedente.
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tipo di evento - ne esistono solo 2 tipi
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Al lavoro - L'evento è legato a un'attività lavorativa (sul posto di lavoro, commissione, viaggio di lavoro, visita a un cliente, ecc.)
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Non al lavoro - L'evento si riferisce a un'attività non lavorativa (fine del turno, interruzione del lavoro, pranzo, ecc.)
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colore - Per distinguere meglio i diversi eventi di presenza, è possibile modificare i colori dei pulsanti che gli utenti utilizzano per accedere alla presenza. Gli eventi di presenza nella vista calendario saranno colorati allo stesso modo.
Dopo aver allestito l'evento, non dimenticate di
il vostro lavoro.
Nel calendario Clock-in / out, è possibile attivare la selezione del colore “personalizzato”. Una volta attivata, gli eventi saranno visualizzati nella combinazione di colori definita dall'utente.
Impostazione delle sedi
Le località si inseriscono in Impostazioni / Località.
Le località sono indirizzi fisici abbinati agli eventi di presenza. Se un utente inserisce un arrivo o una partenza entro il raggio geografico definito in una località, l'evento di presenza viene attribuito a tale località. Nel resoconto degli eventi di presenza, viene visualizzato il nome della sede (ad esempio, Ufficio di Praga). Se l'utente accede al sistema in una località che non corrisponde a quelle inserite in Sloneek, nel report apparirà come identificazione “fuori sede”.
Poiché la localizzazione è legata al GPS, la posizione dell'utente potrebbe non essere precisa al momento del rilevamento se l'utente si trova, ad esempio, in un grande edificio, in un parcheggio sotterraneo o addirittura in metropolitana. Questo aspetto deve essere preso in considerazione quando si imposta la tolleranza di distanza delle singole sedi aziendali.
Quando si imposta il raggio di tolleranza (un raggio di metri dall'indirizzo esatto della posizione), tenere conto della copertura prevista del segnale Internet e GPS. In luoghi densamente popolati, saranno sufficienti 100 m, mentre in aree con una copertura inferiore è necessario aggiungere almeno 300 m.
Per funzionare correttamente, l'applicazione ha bisogno del consenso dell'utente per accedere alle posizioni GPS.
In ogni caso, l'applicazione non traccia gli spostamenti dell'utente, ma registra solo la sua posizione quando arriva o parte per il lavoro come parte della sua presenza in azienda.
In ogni caso, l'applicazione non traccia gli spostamenti dell'utente, ma registra solo la sua posizione quando arriva o parte per il lavoro come parte della sua presenza in azienda.
Impostazione delle tessere di identificazione delle presenze
Quando si utilizzano i terminali di presenza, ai dipendenti vengono assegnate le tessere di identificazione, sia modificando il profilo dell'utente che attraverso il report delle tessere di presenza.
L'associazione di un utente al proprio cartellino di presenza (o chip, adesivo,...) viene effettuata dall'Admin tramite la sezione Impostazioni. Il cartellino può essere assegnato a un dipendente sia
- modificando il profilo utente del dipendente, oppure
- tramite le Schede di rapporto (Impostazioni / Schede di presenza).
Se la tessera di un utente viene cambiata, le sue presenze rimarranno invariate! Quindi, ad esempio, se l'utente perde il cartellino di presenza, si può tranquillamente rilasciare un nuovo cartellino all'utente, le sue presenze rimarranno invariate e Sloneek inizierà a utilizzare il nuovo cartellino per registrare gli ingressi e le uscite.
Modifica del profilo di un utente
Per eseguire questa attività è necessario che il lettore di schede sia collegato al computer. Per saperne di più sugli accessori per il sistema di rilevazione presenze, cliccate qui.
In Utenti / Gestione, fare clic su Modifica utente e impostare, modificare o rimuovere l'ID del cartellino di presenza dell'utente nel suo profilo.
Fare clic nel campo per inserire la tessera/chip. Collegare il chip e il numero verrà automaticamente inserito nel campo.
Impostazioni tramite la scheda Carte
Se è necessario modificare le tessere di più utenti contemporaneamente, il modo migliore per farlo è utilizzare il report in Impostazioni / Tessere di presenza. Nella tabella, il campo ID tessera è direttamente modificabile. È sufficiente fare doppio clic su di esso, modificarlo e fare clic fuori dal campo. La modifica verrà salvata immediatamente.
Per inserire automaticamente il numero della carta, fare clic nel campo di inserimento della carta/chip. Se si collega il chip, il numero viene inserito automaticamente nel campo. Viene anche salvato automaticamente.
Cambia carta
L'amministratore può cambiare la scheda dell'utente in qualsiasi momento. Per cambiare la scheda di un utente, seguire la procedura descritta sopra.
La modifica del numero di tessera non influisce in alcun modo sulle presenze precedenti.
Impostazione del terminale di presenza
Il terminale per la rilevazione delle presenze di Sloneek è un Thin Client, che può funzionare praticamente con qualsiasi sistema operativo e su cui è installato Google Chrome.
L'accesso al terminale avviene tramite un codice univoco che consente all'applicazione di sapere di quale terminale si tratta e a quale azienda e sede appartiene.
Tutte le operazioni di rilevazione delle presenze, come l'inserimento degli arrivi e delle partenze, la compilazione delle partenze mancanti e l'eventuale salvataggio della foto scattata durante la registrazione degli arrivi e delle partenze, vengono sincronizzate istantaneamente con il server Sloneek.
Se il terminale viene disconnesso da Internet, viene visualizzato un messaggio di avviso e il terminale interrompe la registrazione degli eventi di presenza fino al ripristino della connessione. L'evento viene registrato nel registro di controllo.
Per il corretto funzionamento del terminale è necessaria una connessione costante a Internet.
Per impostare un nuovo terminale nell'applicazione, accedere alla sezione Impostazioni / Terminali di presenza. Qui si ha una panoramica di tutti i terminali esistenti nella propria azienda. È possibile modificarli e naturalmente aggiungerne uno nuovo facendo clic su “Aggiungi”.
Inserire il nome del terminale, che apparirà poi, tra l'altro, sul suo schermo visibile a tutti gli utenti che vanno a prendere le presenze. Selezionare una località tra quelle già create (Impostazioni / Località). Inserire il PIN per la disconnessione dal terminale e il PIN univoco per l'accesso.
Per avviare un terminale correttamente impostato sul dispositivo preferito (tablet, computer fisso, ecc.), accedere a https://app.sloneek.com/terminal/.
Una guida più dettagliata alla configurazione del terminale è disponibile qui.
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Modifica dell'orario di entrata/uscita (Amministratori)
Se è necessario modificare un evento di presenza già inserito da un utente.
Cliccare sull'evento specifico nel calendario delle presenze (o nel calendario integrato). Viene visualizzata la barra laterale destra.
Facendo clic sull'icona della matita, vengono visualizzate le opzioni di modifica. Per modificare, SALVA.
Per modificare un evento di presenza è necessario disporre dell'autorizzazione ADMIN. I manager possono modificare solo gli eventi del proprio team.
Se è necessario aggiungere/inserire retroattivamente un evento di presenza, come una pausa pranzo o una partenza, fare clic sul pulsante Nuovo segmento nel calendario.
Questa operazione può essere eseguita nel Calendario sia da un utente con il ruolo di Manager per il proprio team, sia da un utente con il ruolo di Admin per chiunque abbia attivato il modulo Arrivi e partenze.
Che cos'è un segmento
Un segmento è un'unità logica delimitata da un inizio e una fine. Inizio = entrata, fine = uscita. Un'uscita può essere del tipo Al lavoro - ad esempio, una commissione in cui il tempo di lavoro continua a essere conteggiato, oppure Via - partenza e il tempo di lavoro cessa di essere conteggiato.
L'inserimento di un segmento può essere fatto solo all'indietro, non in avanti, perché interromperebbe la continuità.
Non è possibile inserire un segmento in un segmento in corso. Si interromperebbe il segmento.
Si inserisce un segmento dal calendario di entrata/uscita dell'orologio.
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Frequenza attiva e negativa
Esistono due tipi di presenza, quella negativa e quella attiva.
Presenza negativa
In caso di presenza negativa, all'utente viene assegnato un orario di lavoro e non registra l'entrata e l'uscita, il tempo lavorato viene conteggiato automaticamente. L'orario di lavoro determina quando l'utente lavora (può essere definito e impostato in base a esigenze specifiche, su base settimanale o annuale). Qui potete trovare tutte le informazioni sull'orario di lavoro e su come impostarlo.
È inoltre possibile impostare pause pranzo automatiche nell'ambito delle presenze negative.
Presenza attiva
La rilevazione attiva delle presenze utilizza l'orario di entrata e di uscita, che l'utente inserisce nell'app. Il numero di ore lavorate dipende quindi dal momento in cui l'utente effettua il check-in e il check-out.
Come fare? Facendo clic su Clock-in, visibile nella dashboard principale nell'angolo in alto a destra dell'app. Una volta che l'utente ha effettuato l'accesso, le ore di lavoro iniziano a essere conteggiate. Nel momento in cui l'utente lascia il lavoro, clicca su Clock-out. In questo caso, tuttavia, è necessario selezionare l'evento di presenza, ossia il motivo per cui l'utente termina la presenza e il luogo in cui se ne va (fine del turno di lavoro, andare dal medico, andare a pranzo, ecc.)
Nota: quando si utilizza la rilevazione attiva delle presenze, la pausa pranzo o qualsiasi altra pausa non può essere automatizzata, quindi deve essere registrata manualmente dall'utente, proprio come le normali timbrature in entrata e in uscita (scegliendo l'evento di rilevazione corretto).
Una parte importante della presenza attiva è rappresentata dalle assenze e da come inserire correttamente le timbrature in entrata e in uscita quando l'utente è assente. Per una migliore comprensione, ricordiamo brevemente le due categorie generali di assenze:
- Tempo libero = assenza quando l'utente è fuori dal lavoro (es. ferie) e il tempo non lavorato riduce il tempo totale lavorato
- Al lavoro = in questo caso, l'utente è assente dal lavoro ma il tempo non lavorato non incide/riduce il tempo totale lavorato (ad esempio, medico, giorno di malattia, giorno di benessere...).
Ora, è fondamentale sapere che le timbrature in entrata e in uscita e le assenze non sono direttamente collegate, per cui è importante sapere come inserire correttamente queste informazioni nell'applicazione.
L'assenza, di qualsiasi tipo, viene inserita dall'utente creandola attraverso il pulsante Nuova assenza, per maggiori informazioni e una descrizione dettagliata fare riferimento qui.
Una volta che l'utente ha inserito l'assenza, si passa a Clock-in e Clock-out, dove il processo è il seguente:- Per le assenze di tipo TEMPO LIBERO - l'utente non inserisce l'orario di entrata e di uscita, in quanto l'ultima uscita sarà effettuata il giorno precedente le ferie quando l'utente lascia il lavoro e l'entrata successiva sarà inserita dall'utente al rientro dalle ferie.
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Per il tipo di assenza AL LAVORO - è necessario che l'utente inserisca sia l'orario di entrata che quello di uscita, anche se non sarà al lavoro in quel momento. Poiché questo tipo di assenza non influisce sull'orario di lavoro, il mancato inserimento dell'orario di entrata e di uscita creerebbe un saldo negativo e l'orario di lavoro non sarebbe corretto alla fine del mese. In questo caso ci sono due modi per inserirlo correttamente:
- Anche in assenza dell'utente, questi accede all'applicazione, fa clic sul check-in e poi sul check-out con il motivo corretto dell'uscita, ad esempio un medico, e al ritorno al lavoro fa clic sul check-in come di consueto.
Esempio: lunedì l'utente si reca dal medico tra le 9 e le 12, fa clic sul check-in alle 9, fa immediatamente clic sul check-out, seleziona il medico come evento, quindi torna alle 12 e fa clic sul check-in.
2. L'amministratore inserisce il check-in e il check-out per l'utente - questo può essere fatto retrospettivamente. Questa azione viene eseguita dall'amministratore inserendo un Nuovo segmento dell'utente. Andare alla sezione Calendari/Orologi e fare clic sul pulsante Nuovo segmento nell'angolo in alto a destra.