Nastavení uživatelů

Obsah:

Běžný uživatel

Týmový manažer

Administrátor

Majitel účtu

Zvláštní uživatelské role

Týmové role upravující práva

Role související s vybranými moduly

Běžný uživatel

Základní role, kterou má každý nový uživatel Sloneeka. Zjednodušeně se dá říct, že běžný uživatel vidí ve většině případů jen na sebe, ale zde je detailní popis jeho oprávnění pro jednotlivé moduly:

Absence

• Běžný uživatel vidí pouze své zůstatky dovolených a dalších absencí, nevidí zůstatky ostatních.
• V kalendáři a na ploše může nahlížet na zadané absence buď všech kolegů ve společnosti, nebo pouze na kolegy ze svého týmu. Toto rozdělení závisí na firemním nastavení účtu.
• Běžný uživatel pochopitelně může zadávat absence jen pro sebe.

Aktivity

• Běžný uživatel vidí celkovou vykázanou práci přes aktivity pouze u sebe v profilu, součty ostatních uživatelů nevidí.
• V kalendářích platí to samé, co u absencí: běžný uživatel může nahlížet na zadané aktivity buď všech kolegů ve společnosti, nebo pouze na kolegy ze svého týmu. Toto rozdělení opět závisí na firemním nastavení účtu.
• Běžný uživatel pochopitelně může zadávat aktivity jen pro sebe.

Příchody a odchody

• Běžný uživatel vidí v kalendáři pouze své příchody a odchody, docházku ostatních uživatelů nevidí.
• To samé platí také o celkové odpracované době dle příchodů a odchodů, běžný uživatel vidí pouze své součty.
• Běžný uživatel pochopitelně může zadávat docházku jen pro sebe.

Pracovní a osobní data jiných uživatelů

• Běžný uživatel se v sekci Kolegové může podívat na všechny své kolegy ve firmě. Pokud však rozklikne detail některého z nich, uvidí jen základní pracovní a kontaktní údaje o kolegovi. Mezi ty patří: jméno, příjmení, email, telefonní číslo, veřejný medailonek uživatele, pracovní lokalita a země působení.
• Běžný uživatel tak nevidí typ spolupráce, finanční podmínky či další citlivé údaje ostatních uživatelů.

Organizační struktura společnosti

• Běžný uživatel má přístup do stromu týmů neboli organizační struktury společnosti, pokud to firemní nastavení účtu dovoluje. Administrátoři mohou v tomto nastavení běžným uživatelům zamezit přístup do sekce Společnost / Týmy.

Pomůcky a Dokumenty

• Pro oba moduly platí, že běžný uživatel vidí pouze své dokumenty a pomůcky, nikoliv ostatních uživatelů.

Úkoly (onboardingové checklisty)

• I pro úkoly platí, že běžný uživatel vidí pouze své úkoly (ty, za které je zodpovědný), nikoliv úkoly ostatních uživatelů.

Cíle a hodnocení

• Běžný uživatel má přístup pouze ke svému hodnocení, na hodnocení ostatních uživatelů nahlížet nemůže.
• Pokud byl uživateli přidělen nějaký týmový cíl či klíčové výsledky tohoto cíle, běžný uživatel vidí jména ostatních uživatelů, se kterými na cíli spolupracuje a kteří jsou zodpovědní za tento cíl nebo klíčové výsledky.

Průzkumy

• Běžný uživatel má přístup k vyplnění průzkumů, které jsou pro něj relevantní. Ty najde v sekci Moje průzkumy.
• Běžný uživatel pochopitelně nevidí výsledky průzkumu nebo jak odpovídali ostatní uživatelé.

Firemní wiki

• Běžný uživatel má přístup do firemní wiki, nicméně nemá práva pro editaci článků. Ty může pouze číst.

Schránka důvěry

• Běžný uživatel má přístup do schránky důvěry, pokud se administrátoři nerozhodnou ji skrýt ve firemní nastavení účtu.

Reporty

• Pro celou sekci reportů platí jednoduché pravidlo: Běžný uživatel může generovat a zobrazovat pouze své reporty, na reporty ostatních uživatelů nevidí.

Audit log

• Běžný uživatel má přístup pouze ke svému osobnímu audit logu, který najde ve svém profilu.
• V tomto audit logu vidí veškeré akce, které se týkají jeho osoby.

Týmový manažer

👈 Zpět na obsah

Roli týmového manažera přiřadíte uživateli v sekci Společnost / Týmy po rozkliknutí detailu konkrétní týmu. Zjednodušeně se dá říct, že týmový manažer vidí na sebe a na svůj tým, se kterým také může dále pracovat. Zde je detailní popis jeho oprávnění pro jednotlivé moduly:

Absence

• Týmový manažer vidí své zůstatky dovolených či dalších absencí a současně také vidí zůstatky členů svého týmu.
• V kalendáři a na ploše může nahlížet na zadané absence buď všech kolegů ve společnosti, nebo pouze na kolegy ze svého týmu. Toto rozdělení závisí na firemním nastavení účtu.
• Týmový manažer také může zadávat absence pro členy svého týmu.

Aktivity

• Týmový manažer vidí celkovou vykázanou práci přes aktivity u sebe, a současně má také náhled na součty ostatních členů svého týmu v jejich kartách.
• V kalendářích platí to samé, co u absencí: týmový manažer může nahlížet na zadané aktivity buď všech kolegů ve společnosti, nebo pouze na kolegy ze svého týmu. Toto rozdělení opět závisí na firemním nastavení účtu.
• Týmový manažer také může plánovat aktivity pro členy svého týmu.

Příchody a odchody

• Týmový manažer vidí v kalendáři své příchody a odchody, a rovněž docházku ostatních členů svého týmu.
• Týmový manažer také může zpětně upravovat a zadávat docházku členů svého týmu, nemůže však události mazat!

Pracovní a osobní data jiných uživatelů

• Týmový manažer se v sekci Kolegové může podívat na všechny své kolegy ve firmě. Pokud rozklikne detail člena svého týmu, může nahlížet na jeho pracovní údaje, finanční podmínky, přehled absencí a aktivit, hodnocení a historii uživatele.

• U ostatních uživatelů mimo svůj tým týmový manažer uvidí jen základní pracovní a kontaktní údaje o kolegovi. Mezi ty patří: jméno, příjmení, email, telefonní číslo, veřejný medailonek uživatele, pracovní lokalita a země působení.

Organizační struktura společnosti

• Týmový manažer má přístup do stromu týmů neboli organizační struktury společnosti, pokud to firemní nastavení účtu dovoluje. Administrátoři mohou v tomto nastavení uživatelům zamezit přístup do sekce Společnost / Týmy.

Pomůcky a Dokumenty

• Pro oba moduly platí, že týmový manažer vidí pouze své dokumenty a pomůcky, nikoliv ostatních uživatelů, a to ani členů svého týmu.

Úkoly (onboardingové checklisty)

• I pro úkoly platí, že týmový manažer vidí pouze své úkoly (ty, za které je zodpovědný), nikoliv úkoly ostatních uživatelů.

Cíle a hodnocení

• Týmový manažer má přístup ke svému hodnocení a současně také může vkládat a editovat hodnocení svých podřízených v jejich kartách.
• Týmový manažer má také přístup do modulu Hodnocení v sekci Společnost, kde může vytvářet týmové cíle a pro ně klíčové výsledky a sledovat jejich plnění.

Průzkumy

• Týmový manažer má přístup k vyplnění průzkumů, které jsou pro něj relevantní. Ty najde v sekci Moje průzkumy.
• Týmový manažer nevidí výsledky průzkumu nebo jak odpovídali ostatní uživatelé, a to ani členové jeho týmu.

Nábor

• Týmový manažer má v sekci Společnost přístup do modulu Nábor, kde má náhled na ty pracovní pozice, které spadají pod jeho tým. U těchto nabídek může také přidávat komentáře k jednotlivým uchazečům.

Firemní wiki

• Týmový manažer má přístup do firemní wiki, nicméně nemá práva pro editaci článků. Ty může pouze číst.

Schránka důvěry

• Týmový manažer má přístup do schránky důvěry, pokud se administrátoři nerozhodnou ji skrýt ve firemním nastavení účtu.

Reporty

• Pro celou sekci reportů platí jednoduché pravidlo: Týmový manažer může generovat a zobrazovat reporty pro sebe nebo své podřízené, na reporty ostatních uživatelů nevidí.

Audit log

• Týmový manažer má přístup pouze ke svému osobnímu audit logu, který najde ve svém profilu.
• V tomto audit logu vidí veškeré akce, které se týkají jeho osoby.

Administrátor

👈 Zpět na obsah

Roli administrátora může některému uživateli přidat nebo odebrat pouze majitel účtu. Zjednodušeně se pak dá říct, že administrátor má přístup ke komplexní správě celé aplikace  a vidí všechna data. Zde je detailní popis jeho pravomocí pro jednotlivé moduly:

Absence

• Administrátor vidí své zůstatky dovolených či dalších absencí a také vidí zůstatky všech ostatních uživatelů.
• Administrátor také může zadávat absence pro kteréhokoliv dalšího uživatele systému.
• Současně je to právě administrátor, který vytváří a nastavuje nové absence, přiděluje je k čerpání uživatelům a spravuje jejich nároky.

Aktivity

• Administrátor vidí celkovou vykázanou práci přes aktivity u sebe, a současně má také náhled na součty všech ostatních uživatelů v jejich kartách.
• Administrátor také může plánovat aktivity pro kteréhokoliv dalšího uživatele systému.
• Současně je to právě administrátor, který vytváří a nastavuje nové aktivity, přiděluje je k zapisování uživatelům a spravuje jejich detaily.

Příchody a odchody

• Administrátor vidí v kalendáři své příchody a odchody, a rovněž docházku všech ostatních uživatelů systému.
• Administrátor také může zpětně zadávat, upravovat a mazat docházku všech ostatních uživatelů. 
• Současně je to právě administrátor, který vytváří a nastavuje typy odchodů pro docházku, pracovní lokality, nastavuje terminály a docházkové karty.

Pracovní a osobní data jiných uživatelů

• Administrátor má pochopitelně přístup ke správě všech uživatelů systému. Konkrétně ze sekce Uživatelé / Přehled a správa.
• V jejich kartách pak nejen vidí všechna data a všechny dostupné záložky, ale také je může upravovat.
• Administrátor může také přidávat ostatním uživatelů speciální role jako Správce dokumentů či Ombudsman. Jedinou výjimku tvoří právě role admin, kterou jinému uživateli může přidat či odebrat pouze majitel účtu.

Organizační struktura společnosti

• Administrátor v sekci Společnost / Týmy spravuje organizační strukturu společnosti nebo také strom týmů. 
• Administrátor tedy vytváří a nastavuje jednotlivé týmy a přidává do nich uživatele včetně jejich týmových rolí.

Pomůcky

• Administrátor má neomezený přístup do modulu Pomůcky. Může vytvářet, importovat a nastavovat jednotlivé pomůcky, přiřazovat je uživatelům či hromadně exportovat ze systému.

Dokumenty

• Administrátor má neomezený přístup do modulu Dokumenty. Může nahrávat a spravovat smlouvy, soukromé dokumenty i ty celofiremní, sledovat u nich stav podpisů a přečtení či vytvářet šablony dokumentů.

Úkoly (onboardingové checklisty)

• Administrátor má neomezený přístup do modulu Onboarding. Může vytvářet nové onboardingové šablony (checklisty) úkolů, u nichž určí odpovědné osoby za jejich plnění a deadline. Zároveň může administrátor sledovat stav plnění jednotlivých úkolů.

Cíle a hodnocení

• Administrátor má neomezený přístup do modulu Hodnocení. Může vytvářet evaluační dotazníky a kompetenční modely, přidělovat týmové a osobní cíle uživatelům a sledovat progres jejich plnění.
• Administrátor také vytvořené evaluační dotazníky a kompetenční modely přiřazuje uživatelům v jejich kartách, kde má také detailní náhled na celé hodnocení uživatele.

Průzkumy

• Administrátor má plný přístup do modulu Průzkumy, kde může průzkumy vytvářet, duplikovat nebo mazat.
• Současně může administrátor přistupovat k výsledkům a stahovat grafy.

Nábor

• Administrátor má neomezený přístup do modulu Nábor. Může vytvářet, publikovat a sdílet nové nabídky práce, nastavovat náborový proces, spravovat kandidáty a talent pool a samozřejmě vytvářet emailové šablony.

Firemní wiki

• Administrátor spravuje firemní wiki. Tvoří a publikuje články, které současně může připnout i na hlavní plochu.

Schránka důvěry

• Administrátor má přístup k anonymním zprávám ve schránce důvěry, pokud jinému uživateli nepřidělí roli Ombudsmana. V takovém případě má schránku důvěry na starosti výhradně Ombudsman.

Reporty

• Pro celou sekci reportů platí jednoduché pravidlo: Administrátor může generovat a zobrazovat reporty pro sebe a všechny ostatní uživatele systému. 

Audit log

• Administrátor má přístup k firemnímu audit logu, který najde v sekci Nastavení / Audit log.
• V tomto audit logu veškeré akce vykonané v systému všemi uživateli. Audit log tedy slouží jako neprůstřelný "důkazní" materiál v případě pochybností.

Majitel účtu

👈 Zpět na obsah

Každý účet Sloneek může mít pouze jednoho majitele účtu. Rozdíl mezi administrátory a majitelem účtu je ten, že majitel účtu může jmenovat ostatní uživatele administrátory a může požádat o smazání celého účtu.

Zvláštní uživatelské role a jejich práva

👈 Zpět na obsah

Kromě základních rolí Běžný uživatel, Týmový manažer a Administrátor (a také Majitel účtu, jehož práva jsou prakticky shodná s administrátorskými) Sloneek nabízí uživatelům přidat ještě několik zvláštních rolí se speciálními právy. Ty se přidávají v kartě každého uživatele v poli Zvláštní uživatelská práva. 

Správce dokumentů

• Jak již název napovídá, uživatel s touto rolí má plný přístup do modulu Dokumenty.
• Podobně jako administrátor může nahrávat a spravovat smlouvy, soukromé dokumenty i ty celofiremní, sledovat u nich stav podpisů a přečtení či vytvářet šablony dokumentů.

Správce pomůcek

• Jak již název napovídá, uživatel s touto rolí má plný přístup do modulu Pomůcky.
• Podobně jako administrátor může vytvářet, importovat a nastavovat jednotlivé pomůcky, přiřazovat je uživatelům či hromadně exportovat ze systému.

Manažer náboru

• Uživatel s rolí Manažer náboru (ATS) má plný přístup do modulu Nábor. 
• Podobně jako administrátor může vytvářet, publikovat a sdílet nové nabídky práce, nastavovat náborový proces, spravovat kandidáty a talent pool a samozřejmě vytvářet emailové šablony.

Správce klientů a projektů

• Uživatel s touto rolí má plný přístup do sekce Klienti a projekty, kde může vytvářet a spravovat jednotlivé projekty i klienty.

Plný přístup do reportů

• Jak již název napovídá, uživatel s touto rolí má plný přístup do reportů.
• To může být užitečné, pokud např. chcete udělit přístup do reportů vašim účetním, aby si mohli stahovat podklady pro mzdy.

Evaluační manažer

• Uživatel s touto rolí má plný přístup do modulu Hodnocení, kde může vytvářet a spravovat evaluační dotazníky, skill sety nebo cíle.
• Zároveň má evaluační manažer náhled na hodnocení všech uživatelů, přičemž toto hodnocení může vyplňovat, editovat či uzavírat.

Ombudsman

• Uživatel s touto rolí zodpovídá za schránku důvěry.
• Pokud některý uživatel ve schránce důvěry zanechá zprávu, je to právě výhradně uživatel s rolí ombudsman, kdo k ní může přistupovat.

Týmové role upravující práva uživatelům

👈 Zpět na obsah

Další kategorií jsou ve Sloneekovi týmové role upravující některá práva v rámci týmů. Zde je přehled týmových rolí, které se přiřazují v sekci Společnost / Týmy po rozkliknutí detailu konkrétního týmu:

Supervizor

• Umožňuje nahlížet na stav událostí podřízených týmů bez možností, které má role týmový manažer.
• Jde tedy pouze o přístup pro čtení, nikoliv editaci a zápis (například náhled reportů a kalendáře, bez možnosti cokoliv měnit).
• Supervizor také nemůže absence či aktivity schvalovat. Uživatel s rolí Supervizor současně vidí v reportech tým, v němž je supervizorem.

Plánovač aktivit

• Umožňuje v modulu Aktivit zadávat do kalendáře aktivit události jménem uživatelů v týmech, ve kterých je uživatel s touto rolí jako Plánovač aktivit přiřazen.
• Plánovač aktivit nemá schvalovací práva a schválení aktivit podléhá manažerovi týmu.
• Plánovač aktivit nemůže vytvářet reporty pro jiné uživatele.

Plánovač absencí

• Obdobná role jako výše u Plánovače aktivit, jen pro modul Absence.
• Umožňuje v modulu Absence zadávat do kalendáře absencí události jménem uživatelů v týmech, ve kterých je uživatel s touto rolí jako Plánovač absencí přiřazen.
• Plánovač absencí nemá schvalovací práva a schválení absencí podléhá manažerovi týmu.
• Plánovač absencí nemůže vytvářet reporty pro jiné uživatele.

Schvalovatel absencí 

• Rozdíl oproti Plánovači absencí spočívá v tom, že uživatel s touto rolí má přístup do sekce Schvalování.
• Uživatel s touto rolí schvaluje či zamítá absence týmu, ve kterém je mu tato role přiřazena. Tito uživatelé také dostávají notifikace o žádostech vztažených k zadávaným či rušeným absencím.
• Pozor: S touto rolí není spjatý přístup k reportům.

Správce příchodů a odchodů

• Uživatel s touto rolí může ostatním členům týmu zpětně upravovat a spravovat docházku.
• Pozor: Uživatel s touto rolí nemůže zadané události docházky mazat, tato práva náleží pouze administrátorům. 

Role související s vybranými moduly

👈 Zpět na obsah

Poslední kategorií jsou pak speciální role vztahující se na vybrané moduly, které uživatelům umožňují k modulům přistupovat a v omezené míře s nimi pracovat.

Projektový manažer

• Nejedná se přímo o roli spjatou s týmy, proto se tato role nepřiřazuje v Týmech, ale u konkrétního projektu.
• Uživatel s touto rolí pak může schvalovat aktivity vykázané pro tento projekt a má náhled do reportů na projekty, které řídí.
• Uživatel s touto rolí naopak nemůže vytvářet další projekty nebo klienty ani je spravovat.

Osoba odpovědná za nábor

• Tato role souvisí s ATS modulem, kdy u vybrané pracovní nabídky můžete některým uživatelům přidělit tuto roli, aby mohli nahlížet na danou pozici a pracovat s přihlášenými kandidáty
• Uživatel s touto rolí má jen náhledová práva a nemůže měnit nastavení celého modulu nebo vytvářet vlastní nabídky 

Zpřehlednění a zjednodušení filtrování informací o uživatelích.

Štítky vytváříte a editujete přímo v uživatelských kartách v poli Štítky. Zde máte možnost buď přiřadit již existující štítky či vytvořit štítky zcela nové.

Štítky využijete pro rychlejší pokročilé filtrování a vyhledávání nejen v seznamu uživatelů, ale také v reportech. 

Každý uživatel Sloneeka může mít role podle toho, jaké aktivity, přístupy a práva má v rámci aplikace mít.

Týmové role

Všechny uživatele můžete libovolně rozřadit do týmů a seskládat do organizačního schématu.

Týmy a organizační strukturu vytváříte v sekci Společnost /  Týmy.

Všechny uživatele můžete libovolně rozřadit do týmů a seskládat do organizačního schématu. Ten lze samozřejmě i vyexportovat. Přesuny uživatelů jednoduše uděláte v tabulkovém pohledu „drag n‘ drop“ – tedy chytnete a prostě přesunete jinam.

Vytvoření nového týmu

Nový tým přidáte po kliknutí na tlačítko . 

Zařazení týmu do struktury ovlivňujete výběrem nadřazeného týmu. Na základě toho se bude dynamicky struktura měnit.  

Každý tým má roli Manažera, který pro tým schvaluje události absence. Využít můžete role Supervizora, který na události a aktivity týmu pouze nahlíží. Přidat můžete i doplňkové sekundární role.

Pro obohacení informovanosti máte možnost k týmům Přidat jejich popisek. Kterýkoliv uživatel pak rozklikne daný tým, může si o týmu tento popis přečíst.  Přidání / úpravu popisku je možné provést při vytváření nového týmu i editaci stávajících týmů.

Editaci již založeného týmu provedete kliknutím na box týmu ve struktuře a otevřením editace kliknutím na .

FAQ: Kde najdu svého manažera (nadřízeného)? Jak zjistím, kdo je můj manažer (vedoucí)

Každý uživatel může také v tomto organizačním schématu rychle zjistit, kdo je jeho manažerem (nadřízeným nebo také vedoucím).

Zobrazení detailu uživatelů

Podobně to funguje také při rozkliknutí některého z uživatelů v daném týmu. Provázali jsme údaje s uživatelskými kartami, a tak se zde zobrazují kontaktní údaje a veřejný medailonek uživatele (pakliže je na Kartě uživatele vyplněn). Zároveň se z tohoto místa můžete také do karty daného uživatele snadno prokliknout.

Kolegové a export dat

Z levého postranního menu se můžete v oddílu Společnost prokliknout rovněž na stránku Kolegové, kde uvidíte přehledně všechny ostatní uživatele včetně relevantních údajů, které se k jejich osobě vztahují. Jednotlivá data z tabulky si po kliknutí pravým tlačítkem do kteréhokoliv řádku můžete také vyexportovat do Excelu či CSV.

Vše o tom, jak vytvářet vlastní pole, jak je upravovat a další informace.

Pro účely rozšířené evidence zaměstnanců si můžete definovat vlastní pole, která se budou zobrazovat v rozšířené kartě uživatele.

Vlastní pole zadáváte a editujete v Uživatelé / Vlastní pole. Přidávat lze pole i přímo v kartě uživatele.

Vlastní pole mohou být typu text, číslo, datum, připomínka a výročí. V případě připomínky přijde administrátorům 7 dní před zvolený datem připomínky emailová notifikace o expiraci připomínky, což lze využít například pro sledování platnosti zákonných školení.

Připomínky i Výročí jsou zobrazeny v Kalendáři a Reportech (Reporty / Ostatní / Připomínky). V reportech se připomínky zabarvují podle blížícího se termínu expirace.

Získejte přehled o fázích cesty vašich zaměstnanců i spolupracovníků.

Fáze cyklu (cesty) zaměstnání / spolupráce můžete upravovat na kartě uživatele / Základní a pracovní údaje. 

Vybírat můžete z předpřipravených fází Preboarding, Onboarding, Performance, Reboarding, Offboarding a Alumni. 

• Preboarding - fáze mezi přijetím nabídky a prvním dnem zaměstnance. Je to klíčová doba pro nastavení očekávání a začátek budování vztahů. 
• Onboarding - fáze začínající prvním dnem nové kolegyně / kolegy. Do onboardingu se často počítá i adaptační doba, která může trvat i 6 měsíců.
• Performance - fáze, kdy má nový kolega / kolegyně podávat plnohodnotný výkon. 
• Reboarding - fáze označující přípravu na novou roli. Z pohledu HR i samotného kolegy /ně to znamená opravdu hodně. Není nic horšího, než přijít do nové pozice nepřipraven.
• Offboarding - fáze odluky od firmy. Pořádek bez chaosu přispívá ke klidnému a hladkému předání pracovní pozice. 
• Alumni - sdružuje bývalé kolegy / ně. Hodit se může při příležitostech, kdy chcete sdílet své úspěchy i s bývalými kolegy. Ale také v případě že někoho z nich chcete oslovit pro novou spolupráci.
  
  

Pokud vás zajímají jednotlivé fáze cyklu (cesty) zaměstnance / spolupracovníků více, můžete se podívat na náš e-book.