Kvalifikovaný elektronický podpis přímo ve Sloneeku (Autenti integrace)

Již brzy propojíme Sloneek se službou Autenti. Pracovní smlouvy, dodatky a další důležité dokumenty pak podepíšete kvalifikovaným elektronickým podpisem přímo z Dokumentů ve Sloneeku. Bez tisku, bez skenování a bez přeposílání souborů mezi aplikacemi.

Kvalifikovaný elektronický podpis má podle evropského nařízení eIDAS stejné právní účinky jako vlastnoruční podpis, a to ve všech zemích EU. Hodí se proto i pro dokumenty, u kterých dnes sahá HR po papíru a propisce.

Na co se můžete těšit

• Nejvyšší právní váha bez papíru. Kvalifikovaný podpis je rovnocenný vlastnoručnímu. Také dokumenty, které vyžadují písemnou formu, tak můžete vyřídit online. Například v Polsku je kvalifikovaný podpis písemné formě přímo postaven na roveň.
• Všechno zůstává ve Sloneeku. Dokument připravíte a odešlete na stejném místě jako dosud. Stačí u něj zvolit kvalifikovaný podpis.
• Zaměstnanci nepotřebují žádný účet ani certifikát. Totožnost si ověří jednorázově u Autenti pomocí dokladu a selfie, přímo při podpisu. Zvládnou to z počítače i z telefonu.
• Podepsaný dokument se vrátí sám. Jakmile podepíšou všichni, Sloneek uloží podepsaný dokument i podpisovou kartu k zaměstnanci. Nic se nestahuje ani znovu nenahrává.
• Přehled o každém podpisu. Uvidíte, kdo už podepsal, na koho se čeká a kdo podpis odmítl. Pokud se něco zasekne, Sloneek vám dá vědět.
• Funguje i pro externisty. Podepsat může i člověk mimo Sloneek, třeba nový kolega ještě před nástupem nebo obchodní partner.
• Volba je na vás. Dosavadní podpis ve Sloneeku zůstává beze změny. Kvalifikovaný podpis použijete jen tam, kde ho opravdu potřebujete.

Jak to bude fungovat

1. Jednorázové propojení. Administrátor v Nastavení → Integrace připojí firemní účet Autenti. Stačí to udělat jednou.
2. Odeslání dokumentu. HR nahraje dokument nebo ho vytvoří ze šablony, jako dosud. U typu podpisu zvolí kvalifikovaný podpis přes Autenti a dokument odešle.
3. Podpis zaměstnance. Zaměstnanec dostane pozvánku, ve Sloneeku klikne na Podepsat a pokračuje na zabezpečenou stránku Autenti. Tam si ověří totožnost a dokument podepíše.
4. Hotovo. Podepsaný dokument a podpisová karta se automaticky uloží zpět do Sloneeku. HR i zaměstnanec si je odtud kdykoli stáhnou.

Podrobný návod k nastavení zveřejníme v nápovědě v den spuštění.

Kdy se kvalifikovaný podpis hodí

Kvalifikovaný podpis se vyplatí hlavně u individuálních dokumentů mezi firmou a konkrétním zaměstnancem, kde jde o nejvíc:

• pracovní smlouvy a dohody,
• dodatky ke smlouvám a změny mzdy,
• výpovědi a dohody o ukončení,
• dokumenty pro zaměstnance v zemích, kde prostý elektronický podpis nestačí na písemnou formu, například v Polsku.

U běžných dokumentů, jako jsou směrnice, potvrzení o seznámení nebo předávací protokoly, vám i nadále bohatě stačí podpis ve Sloneeku. Jaké požadavky platí pro konkrétní dokument ve vaší zemi, doporučujeme ověřit se svým právním poradcem.

Co budete potřebovat a jak se připravit

Integrace bude po spuštění dostupná všem zákazníkům Sloneeku bez příplatku. Podpisy ale poběží přes vlastní účet Autenti vaší firmy. Smlouvu uzavíráte přímo s Autenti a Autenti vám podpisy také fakturuje podle zvoleného tarifu.

Co můžete udělat už teď:

• Rozmyslete si, které dokumenty chcete podepisovat kvalifikovaně. Podle toho zvolíte vhodný tarif.
• Zajistěte si účet Autenti s přístupem k eSign API a balíčkem kvalifikovaných podpisů. Pokud účet ještě nemáte, ozvěte se nám a pomůžeme vám se zorientovat. [doplnit kontakt / odkaz]
• Domluvte se, kdo integraci nastaví. Ve Sloneeku to bude Vlastník nebo Administrátor, v Autenti Super Administrátor vašeho účtu.

Jakmile integraci spustíme, dáme vám vědět a pošleme odkaz na podrobný návod. Těšíme se, až s vámi první dokumenty podepíšeme bez papíru.