Integrace Google Workspace se Sloneekem

Přehled

Integrace Google Workspace se Sloneekem umožňuje firmám bezpečné přihlašování uživatelů přes Google účet, hromadný import uživatelů z vybraných Google skupin a propojení schválených absencí s Google kalendářem.

Integrace pokrývá tyto oblasti:

1. Single Sign-On přes Google
2. Přechod na režim přihlašování pouze přes SSO
3. Import uživatelů z Google Workspace
4. Synchronizaci základních uživatelských údajů
5. Propis schválených absencí do Google kalendáře

1. Přihlášení přes Google SSO

Single Sign-On umožňuje uživatelům přihlašovat se do Sloneeka pomocí jejich Google Workspace účtu. Nastavení je jednoduché a ve většině případů ho lze zprovoznit během několika minut.

Předpoklady

Osoba, která integraci nastavuje, musí splňovat tyto podmínky:

• v Google Workspace má administrátorská oprávnění,
• ve Sloneeku má účet s rolí Administrátor nebo Majitel účtu,
• e-mailová adresa účtu ve Sloneeku se přesně shoduje s e-mailovou adresou používanou v Google Workspace.

Pozor dejte hlavně na rozdíly mezi primární e-mailovou adresou, aliasy nebo jinými identifikátory účtu v Google Workspace.

Postup aktivace

1. Administrátor přejde na přihlašovací stránku Sloneeka.
2. Zvolí možnost Sign in with Google.
3. Během přihlášení udělí požadovaná oprávnění pro propojení s Google Workspace.
4. Sloneek se propojí s Google Workspace prostředím.
5. Od této chvíle se mohou uživatelé přihlašovat do Sloneeka pomocí svého Google účtu.

2. Přechod na přihlašování pouze přes SSO

Po úspěšném otestování doporučujeme z bezpečnostních důvodů vypnout klasické přihlašování pomocí e-mailu a hesla a ponechat aktivní pouze Google SSO.

Doporučený postup

1. Ověřte e-mailové adresy

Zkontrolujte, že e-mailové adresy uživatelů ve Sloneeku přesně odpovídají jejich účtům v Google Workspace.

2. Proveďte pilotní test

Nejprve otestujte přihlášení přes Google na administrátorovi a malé skupině uživatelů.

3. Informujte uživatele

Předem zaměstnancům oznamte, od jakého data bude možné přihlášení pouze přes jejich Google účet.

4. Přepněte režim přihlašování

Ve Sloneeku přejděte do sekce Integrace a vypněte klasické přihlašování. Aktivní ponechte pouze Google SSO.

5. Ověřte funkčnost

Po přepnutí zkontrolujte, že se administrátor i běžní uživatelé bez problémů přihlásí přes Google.

3. Rizika a návrat k původnímu nastavení

Možná rizika

Při přechodu na Google SSO mohou nastat zejména tyto situace:

• e-mailové adresy ve Sloneeku a Google Workspace se neshodují,
• dojde k výpadku na straně Googlu jako poskytovatele identity,
• uživatel nemá v Google Workspace správně nastavený účet nebo oprávnění,
• uživatel se pokouší přihlásit aliasem nebo jinou e-mailovou adresou, než která je uložená ve Sloneeku.

Rollback

Pokud by nastal problém, administrátor může ve Sloneeku znovu aktivovat klasické přihlašování pomocí e-mailu a hesla.

Pokud by se administrátor kvůli chybě SSO do Sloneeka vůbec nedostal, je možné kontaktovat support Sloneeku, který pomůže alternativní přístup obnovit.

Změna typu přihlašování nemá dopad na licenční model ani SLA.

4. Import uživatelů z Google Workspace

Integrace umožňuje hromadné zakládání uživatelů ve Sloneeku na základě Google skupin spravovaných v Google Admin Console.

Směr synchronizace

Synchronizace probíhá pouze jednosměrně:

Google Workspace → Sloneek

Automatický provisioning

Sloneek v tomto případě nevyužívá plně automatizovaný provisioning. To znamená, že Google sám:

• nezakládá uživatele ve Sloneeku,
• neposílá personální data na pozadí,
• automaticky neaktualizuje uživatelské profily bez akce administrátora.

Import vždy spouští administrátor ručně ve Sloneeku.

Příprava skupin v Google Admin Console

Pro přehlednou správu uživatelů doporučujeme vytvořit dedikované Google skupiny v Google Admin Console.

Doporučený postup

1. Otevřete Google Admin Console.
2. Přejděte do Directory → Groups.
3. Klikněte na Create group.
4. Zadejte název skupiny, například:
   • Sloneek – Active employees
   • Sloneek – Contractors
   • Sloneek – Prague
5. Nastavte e-mail skupiny, například:
   • sloneek-active@firma.cz
6. Přidejte členy skupiny, tedy zaměstnance, které chcete do Sloneeka importovat.
7. Skupinu uložte.

Google doporučuje vytvářet a spravovat organizační skupiny přes Admin Console, kde je jednodušší centrálně spravovat členství a skupiny lze využívat i pro nastavení služeb v Google Workspace.

Kde import spustit ve Sloneeku

Ve Sloneeku přejděte do:

Uživatelé → Přehled a správa → Import uživatelů

V rámci importu administrátor:

• vybere konkrétní Google skupiny,
• zvolí, které uživatele chce naimportovat,
• nastaví, zda mají být uživatelé z dané skupiny rovnou aktivní.

Doporučená struktura skupin

Pro přehlednou správu doporučujeme vytvářet skupiny například podle pracovního statusu, typu spolupráce nebo lokality.

Díky tomu je jednodušší řídit, které uživatele chcete do Sloneeka importovat a zda mají být po importu rovnou aktivní.

5. Přenášené údaje

Pro čtení dat z Google Workspace potřebuje Sloneek potřebná oprávnění k vybraným údajům z firemního adresáře.

Do Sloneeka se mohou synchronizovat tyto údaje:

Pokud potřebujete synchronizovat širší sadu personálních údajů, například oddělení, manažera nebo lokaci, je nutné toto napojení řešit individuálně pomocí API.

6. Synchronizace absencí do Google kalendáře

Sloneek umožňuje také propis schválených absencí do osobního Google kalendáře uživatele.

Tuto funkci si zapíná každý uživatel individuálně.

Postup aktivace

Uživatel ve Sloneeku přejde do:

Můj profil → Oznámení a integrace

Následně:

1. propojí svůj účet s Google kalendářem,
2. vybere cílový kalendář,
3. uloží nastavení.

Od této chvíle se všechny nově zadané a schválené absence automaticky propisují jako události do pracovního kalendáře uživatele.

Doporučený postup nasazení

Před plným spuštěním integrace doporučujeme:

1. zkontrolovat shodu e-mailových adres ve Sloneeku a Google Workspace,
2. aktivovat a otestovat Google SSO na malé skupině uživatelů,
3. informovat zaměstnance o změně způsobu přihlašování,
4. po úspěšném testu přejít na režim pouze přes SSO,
5. připravit Google skupiny v Google Admin Console,
6. provést import uživatelů z vybraných Google skupin do Sloneeka,
7. uživatelům případně doporučit propojení Sloneeka s Google kalendářem pro synchronizaci absencí.

Shrnutí

Integrace Google Workspace se Sloneekem umožňuje bezpečné přihlašování přes Google SSO, ruční import uživatelů z vybraných Google skupin, jednosměrnou synchronizaci základních údajů a propis schválených absencí do Google kalendáře.

Pro hladké nasazení je klíčové ověřit shodu e-mailových adres, otestovat SSO na menší skupině uživatelů, připravit potřebné Google skupiny v Google Admin Console a teprve poté přejít na striktní SSO režim.