Checklisty - jak je vytvořit a používat

Checklisty vám pomohou řídit onboarding, offboarding i další opakující se procesy napříč firmou. Umožňují rozdělit celý proces do konkrétních úkolů, určit odpovědné osoby, nastavit termíny a sledovat průběh jejich plnění.

Checklist můžete vytvořit jednorázově nebo si připravit šablonu, kterou následně využijete opakovaně pro různé uživatele.

Checklisty, šablony a úkoly

V modulu Checklisty pracujete se šablonami, spuštěnými checklisty a jednotlivými úkoly.

Šablonu checklistu můžete připravit například pro:

• onboarding nového kolegy,
• offboarding,
• změnu pracovní pozice,
• přípravu pracovních pomůcek,
• interní školení,
• nebo jakýkoliv jiný opakující se proces.

Z připravené šablony následně spustíte konkrétní checklist pro vybraného uživatele.

TIP: Pokud stejný proces používáte opakovaně, doporučujeme nejprve vytvořit šablonu a z ní následně spouštět jednotlivé checklisty.

Příprava a spuštění checklistu

Checklist si můžete nejprve uložit jako koncept. Díky tomu máte prostor připravit všechny úkoly, odpovědnosti a termíny a spustit jej až ve chvíli, kdy máte vše hotové.

Při spuštění zároveň zvolíte, jakým způsobem se mají jednotlivé úkoly plnit:

• paralelně – úkoly mohou být plněny současně,
• postupně – splnění povinných kroků postupně zpřístupňuje další úkoly.

Paralelní plnění se hodí pro procesy, ve kterých na sobě jednotlivé kroky nezávisí. Postupné plnění využijete naopak tam, kde je potřeba nejprve dokončit určitou část procesu a teprve poté pokračovat dál.

Povinné úkoly

U jednotlivých úkolů můžete určit, zda se jedná o povinný úkol.

Povinné úkoly:

• určují, zda může být celý checklist považován za dokončený,
• při postupném plnění mohou zpřístupňovat následující kroky.

Je důležité rozlišovat mezi stavem checklistu a procentem jeho dokončení. Procentuální průběh se počítá ze všech úkolů, zatímco dokončení checklistu určují povinné úkoly.

Může se tedy stát, že je checklist označený jako dokončený, přestože jeho průběh ještě není 100 %.

Nastavení termínů pomocí délky úkolu

Při tvorbě šablony můžete u jednotlivých úkolů nastavit, kolik dní je určeno na jejich splnění.

Konkrétní termín se následně vypočítá při spuštění checklistu.

Pokud například nastavíte úkolu délku 5 dní, systém podle spuštění checklistu vypočítá jeho konkrétní termín.

Jednu šablonu tak můžete opakovaně používat pro různé uživatele bez nutnosti pokaždé ručně upravovat všechny termíny.

Tvorba checklistu pomocí AI

S přípravou checklistu vám může pomoci také Sloneek AI.

Stačí popsat proces, který potřebujete připravit – například onboarding nového obchodníka, IT specialisty nebo manažera – a AI vám pomůže vytvořit odpovídající strukturu checklistu a jeho úkolů.

AI můžete využít také pro doplnění dalších úkolů včetně jejich detailů. Vygenerovaný obsah můžete následně libovolně upravit podle vlastních interních procesů.

TIP: Čím více kontextu AI poskytnete, tím přesnější návrh získáte. Do zadání můžete zahrnout například pracovní pozici, oddělení, délku onboardingu nebo konkrétní kroky, které musí nový kolega absolvovat.

Odpovědné osoby

Každý úkol má své odpovědné osoby. Ty se přitom nemusí shodovat s uživatelem, pro kterého je samotný checklist spuštěný.

Typickým příkladem je onboarding nového zaměstnance. Checklist je spuštěný pro nového kolegu, ale jednotlivé úkoly mohou být přiřazeny například jeho manažerovi, HR nebo IT.

K jednomu úkolu můžete přiřadit také více odpovědných osob. Všichni přiřazení uživatelé pracují se společným stavem daného úkolu.

Není tedy potřeba vytvářet několik stejných úkolů pouze proto, že se na jejich splnění podílí více lidí.

Diskuze a historie změn

V detailu úkolu najdete také diskuzi a historii jeho změn.

Můžete zde dohledat například:

• kdo úkol vytvořil,
• kdo byl k úkolu přiřazen,
• kdo změnil jeho stav,
• nebo jaké další změny u úkolu proběhly.

Zapojení kolegové mohou zároveň komunikovat přímo v diskuzi u konkrétního úkolu.

Checklisty z pohledu manažera

Manažer má přehled o checklistech uživatelů v týmech, které spravuje.

Vidí jejich průběh, termíny i jednotlivé úkoly, a to i v případě, kdy je konkrétní úkol přiřazen například kolegovi z HR nebo IT.

V rámci checklistů svých lidí může například:

• přidávat úkoly,
• upravovat relevantní úkoly,
• měnit odpovědné osoby,
• upravovat termíny,
• měnit stav úkolů,
• pracovat s přílohami,
• zapojit se do diskuze.

Vytváření, spouštění, archivace nebo mazání celých checklistů a správa šablon závisí na dalších oprávněních uživatele.

Moje úkoly

Každý uživatel najde úkoly, za které je odpovědný, v sekci Moje úkoly.

Zde vidí své aktivní a dokončené úkoly napříč jednotlivými checklisty. U každého úkolu může zobrazit jeho detail, termín, další odpovědné osoby, přílohy nebo aktivitu.

U úkolů, které jsou mu přiřazené, může například:

• změnit jejich stav,
• pracovat s přílohami,
• zapojit se do diskuze.

V přehledu Moje úkoly se zobrazují aktivované a dokončené úkoly. Úkoly, které jsou zatím v konceptu nebo čekají na své zpřístupnění, zde uživatel neuvidí.

Důležité: Uživatel, pro kterého je checklist spuštěný, nemusí být zároveň odpovědnou osobou za všechny jeho úkoly. Checklist může být například vedený pro nového zaměstnance, zatímco jednotlivé kroky plní jeho manažer, HR nebo IT.

Role Onboarding Specialist

Pro správu checklistů můžete využít roli Onboarding Specialist.

Tato role umožňuje spravovat checklisty napříč společností bez nutnosti přidělovat uživateli obecnou roli Administrátora.

Onboarding Specialist má přístup k firemním šablonám, checklistům a úkolům a může například:

• vytvářet a upravovat šablony,
• využívat AI při jejich tvorbě,
• duplikovat a archivovat šablony,
• připravovat a spouštět checklisty,
• duplikovat, archivovat nebo mazat checklisty,
• spravovat jejich úkoly a pořadí.

Roli tak můžete přidělit například kolegovi, který má ve firmě na starosti onboarding a offboarding zaměstnanců, aniž by potřeboval přístup ke kompletní administraci Sloneeka.

Spuštění checklistu pomocí HR Workflows

Checklisty můžete propojit také s HR Workflows a zahrnout je do automatizovaných HR procesů.

Pomocí akce Setup checklist vyberete konkrétní checklistovou šablonu a nastavíte, jak se má checklist po spuštění chovat.

Nastavit můžete například:

• konkrétní šablonu,
• způsob plnění checklistu,
• délku jednotlivých úkolů,
• zda má být úkol přiřazen zaměstnanci nebo jeho manažerovi.

Checklist tak můžete zahrnout například do onboardingového nebo offboardingového workflow.

Pokud máte vytvořené workflow pro nástup nového zaměstnance, může být jeho součástí také automatické vytvoření a spuštění příslušného checklistu.

Notifikace a připomínky termínů

Sloneek odesílá notifikace také při důležitých změnách u checklistových úkolů.

Notifikace se vztahují například na:

• aktivaci úkolu,
• změnu odpovědné osoby,
• změnu termínu,
• znovuotevření úkolu.

Systém zároveň zasílá připomínky k nedokončeným úkolům a checklistům, jejichž termín připadá na dnešní den nebo již uplynul.

Odpovědní uživatelé tak mají přehled o úkolech, které aktuálně vyžadují jejich pozornost.

Jak checklisty využít v praxi?

Checklisty můžete využít všude tam, kde potřebujete opakovatelný proces s jasně definovanými kroky, odpovědnostmi a termíny.

Typickým příkladem je onboarding nového zaměstnance:

1. HR připraví šablonu onboardingového checklistu.
2. Jednotlivé úkoly rozdělí mezi nového zaměstnance, jeho manažera, HR a IT.
3. U úkolů nastaví jejich délku a označí kroky, které jsou pro dokončení onboardingu povinné.
4. Checklist spustí ručně nebo automaticky prostřednictvím HR Workflows.
5. Každý zapojený uživatel vidí své úkoly v sekci Moje úkoly.
6. Manažer může sledovat průběh checklistu svého nového kolegy.
7. Po dokončení všech povinných úkolů je checklist považován za dokončený.

Stejným způsobem můžete checklisty využít například pro offboarding, interní školení, změnu pracovní pozice, předávání pracovních pomůcek nebo další firemní procesy.