Checklisty - jak je vytvořit a používat

Checklisty vám pomohou řídit onboarding, offboarding a další opakující se procesy ve vaší společnosti. Umožňují rozdělit proces do konkrétních úkolů, přiřadit odpovědnosti, nastavit termíny a sledovat průběh plnění.

Checklist můžete vytvořit pro jednorázový proces nebo si připravit opakovaně použitelnou šablonu, kterou následně využijete pro různé uživatele.

Checklisty, šablony a úkoly

V modulu Checklisty můžete pracovat se šablonami, spuštěnými checklisty a jednotlivými úkoly.

Šablony checklistů můžete vytvořit například pro:

• onboarding nového kolegy,
• offboarding,
• změnu pracovní pozice,
• přípravu pracovního vybavení,
• interní školení,
• nebo jakýkoli jiný opakující se proces.

Jakmile máte šablonu připravenou, můžete ji použít ke spuštění konkrétního checklistu pro vybraného uživatele.

TIP: Pokud stejný proces používáte opakovaně, doporučujeme nejprve vytvořit šablonu a následně ji používat pro spouštění jednotlivých checklistů.

Příprava checklistu

Pro vytvoření šablony checklistu klikněte v pravém horním rohu na + Vytvořit šablonu.

Checklist pojmenujte a uložte jej jako koncept. Díky tomu máte dostatek času připravit všechny úkoly, odpovědnosti a termíny ještě předtím, než šablonu použijete ke spuštění checklistu.

Po vytvoření šablony můžete začít přidávat jednotlivé úkoly. Nechte si úkoly navrhnout pomocí AI nebo je vytvořte ručně kliknutím na + Přidat nový úkol.

Vytvoření nového úkolu

U každého úkolu můžete nastavit:

• Název úkolu
• Popis úkolu
• Řešitele – K jednomu úkolu můžete přiřadit více osob. Všichni řešitelé pracují se stejným sdíleným stavem úkolu. Při pozdějším spuštění checklistu pro konkrétního uživatele můžete přednastavené řešitele stále změnit.
• Termín dokončení – Určete, kolik dní je k dispozici pro dokončení úkolu. Konkrétní termín se vypočítá při spuštění checklistu. Pokud například nastavíte dobu pro splnění úkolu na 5 dní, systém vypočítá konkrétní termín podle data zahájení checklistu. Díky tomu můžete stejnou šablonu používat pro různé uživatele, aniž byste museli pokaždé ručně upravovat jednotlivé termíny.
• Webový odkaz
• Štítky
• Zda je úkol povinný
• Přílohy

Spuštění checklistu

Jakmile jste připraveni spustit konkrétní checklist, vyberte jednu z předpřipravených šablon. Otevřete ji, zkontrolujte její nastavení a klikněte na Spustit checklist.

Následně je potřeba vybrat Uživatele a Režim dokončení.

V části Uživatel vyberte uživatele, ke kterému se checklist vztahuje. Pokud například vytváříte onboardingový checklist, bude se typicky jednat o nového zaměstnance.

V části Režim dokončení zvolte, zda mají být úkoly plněny souběžně, nebo postupně:

• Souběžně – úkoly mohou být plněny současně.
• Postupně – dokončováním povinných úkolů se postupně zpřístupňují další úkoly.

Souběžné plnění je vhodné pro procesy, kde jednotlivé kroky nejsou na sobě závislé. Postupné plnění je vhodné v případě, kdy je potřeba určité části procesu dokončit předtím, než se přejde k dalším krokům.

Před spuštěním checklistu můžete jeho úkoly stále upravit podle potřeby. Můžete úkoly odstranit nebo přidat, upravit stávající úkoly, změnit řešitele, upravit termíny a provést další potřebné změny.

Jakmile je vše připraveno, vyberte Uložit a spustit checklist.

Vytváření checklistů pomocí AI

S přípravou checklistů vám může pomoci také Sloneek AI.

Stačí popsat proces, který potřebujete vytvořit – například onboarding nového obchodního zástupce, IT specialisty nebo manažera – a AI vám pomůže připravit odpovídající strukturu checklistu a jednotlivé úkoly.

AI můžete využít také k přidávání dalších úkolů včetně jejich detailů. Veškerý vygenerovaný obsah můžete následně upravit tak, aby odpovídal vašim interním procesům.

TIP: Čím více kontextu zadáte, tím relevantnější návrh získáte. Můžete například uvést pracovní pozici, oddělení, délku onboardingu nebo konkrétní kroky, které musí nový kolega absolvovat.

Spuštěné checklisty

Všechny aktuálně probíhající checklisty najdete v záložce Checklisty. Zde můžete sledovat průběh všech spuštěných checklistů.

Detail checklistu otevřete jednoduše kliknutím na jeho název. V detailu můžete sledovat průběh všech úkolů prostřednictvím seznamu nebo Kanban zobrazení.

Je důležité rozlišovat mezi stavem checklistu a procentem jeho dokončení. Procento průběhu se počítá ze všech úkolů, zatímco dokončení samotného checklistu se řídí povinnými úkoly.

Checklist tak může být označen jako dokončený, i když jeho průběh ještě nedosáhl 100 %.

Po otevření detailu konkrétního úkolu můžete změnit jeho stav, přidávat komentáře a prohlížet jeho aktivitu.

Detail úkolu obsahuje také diskuzi a historii změn. Zde můžete vidět například:

• kdo úkol vytvořil,
• komu byl úkol přiřazen,
• kdo změnil jeho stav,
• a jaké další změny byly provedeny.

Lidé zapojení do úkolu spolu mohou komunikovat také přímo v diskuzi daného úkolu.

Notifikace a připomínky termínů

Sloneek zasílá notifikace o důležitých změnách u úkolů v checklistech.

Notifikace mohou být spuštěny například při:

• aktivaci úkolu,
• změně řešitele,
• změně termínu dokončení,
• znovuotevření úkolu.

Systém také zasílá připomínky k nedokončeným úkolům a checklistům, jejichž termín je dnes nebo již vypršel.

Odpovědní uživatelé tak mají přehled o úkolech, které aktuálně vyžadují jejich pozornost.

Checklisty z pohledu manažera

Manažeři mají přehled o checklistech uživatelů v týmech, které spravují.

Mohou vidět jejich průběh, termíny a jednotlivé úkoly, a to i v případě, že je konkrétní úkol přiřazen někomu jinému, například HR nebo IT.

V rámci checklistů členů svého týmu mohou manažeři například:

• přidávat úkoly,
• upravovat relevantní úkoly,
• měnit řešitele,
• upravovat termíny,
• měnit stavy úkolů,
• pracovat s přílohami,
• zapojovat se do diskuzí.

Sekce Moje úkoly

Každý uživatel najde úkoly, za které je odpovědný, v sekci Moje úkoly.

Zde vidí své aktivní a dokončené úkoly napříč různými checklisty. U každého úkolu může zobrazit jeho detail, termín, další řešitele, přílohy a aktivitu.

U úkolů, které jsou mu přiřazeny, může uživatel například:

• měnit stav úkolu,
• pracovat s přílohami,
• zapojovat se do diskuzí.

V přehledu Moje úkoly se zobrazují aktivované a dokončené úkoly. Úkoly, které jsou stále v konceptu nebo čekají na zpřístupnění, se zde nezobrazují.

Důležité: Uživatel, pro kterého je checklist vytvořen, nemusí být nutně odpovědný za všechny jeho úkoly. Checklist může být například vytvořen pro nového zaměstnance, zatímco jednotlivé kroky plní jeho manažer, HR nebo IT.

Role Onboarding Specialist

Pro správu checklistů můžete využít roli Onboarding Specialist.

Tato role umožňuje uživatelům spravovat checklisty napříč společností, aniž by jim bylo nutné přidělit obecnou roli Administrátora.

Onboarding Specialist má přístup k firemním šablonám, checklistům a úkolům a může například:

• vytvářet a upravovat šablony,
• využívat AI při jejich vytváření,
• duplikovat a archivovat šablony,
• připravovat a spouštět checklisty,
• duplikovat, archivovat nebo mazat checklisty,
• spravovat úkoly a jejich pořadí.

Tuto roli tak můžete přidělit například kolegovi, který má na starosti onboarding a offboarding zaměstnanců, aniž byste mu museli poskytovat přístup k celé administraci Sloneeku.

Spouštění checklistů pomocí HR Workflows

Checklisty můžete propojit s HR Workflows a zahrnout je do automatizovaných HR procesů.

Pomocí akce Nastavit checklist můžete vybrat konkrétní šablonu checklistu a nakonfigurovat, jak se má checklist po spuštění chovat.

Nastavit můžete například:

• konkrétní šablonu,
• režim plnění checklistu,
• dobu trvání jednotlivých úkolů,
• zda má být úkol přiřazen zaměstnanci nebo jeho manažerovi.

Checklist tak můžete zahrnout například do onboardingového nebo offboardingového workflow.

Pokud máte například workflow pro nástup nového zaměstnance, může automaticky vytvořit a spustit také příslušný checklist.

Jak můžete Checklisty využít v praxi?

Checklisty můžete využít všude tam, kde potřebujete opakovatelný proces s jasně definovanými kroky, odpovědnostmi a termíny.

Typickým příkladem je onboarding nového zaměstnance:

1. HR připraví šablonu onboardingového checklistu.
2. Jednotlivé úkoly jsou přiřazeny novému zaměstnanci, jeho manažerovi, HR a IT.
3. U úkolů se nastaví doba pro jejich splnění a kroky nezbytné pro dokončení onboardingu se označí jako povinné.
4. Checklist se spustí ručně nebo automaticky prostřednictvím HR Workflows.
5. Všichni zapojení uživatelé vidí své přiřazené úkoly v sekci Moje úkoly.
6. Manažer může sledovat průběh checklistu svého nového člena týmu.
7. Jakmile jsou dokončeny všechny povinné úkoly, checklist je považován za dokončený.

Stejným způsobem můžete Checklisty využít také pro offboarding, interní školení, změny pracovních pozic, předávání pracovního vybavení nebo další firemní procesy.