Cosa deve sapere l'amministratore

Impostazione individuale e di massa delle opzioni di disegno delle assenze.

È possibile impostare gli eventi di assenza per ciascun utente in Utenti / Gestione / Cartella Utente (scheda Panoramica assenze). Cliccare su .

Il menu visualizza automaticamente tutti i quadranti degli eventi attivi. È inoltre necessario impostare se l'evento è soggetto all'approvazione del suo responsabile. Questo può essere impostato facendo clic sulla casella di controllo nella colonna successiva, denominata Approvazione necessaria.

Questa impostazione può essere eseguita anche in blocco ⬇️.

Aggiustamenti del bilancio di massa

Gli aggiustamenti massicci del saldo possono essere effettuati in Impostazioni azienda / Impostazioni massicce delle assenze.

Spiegazione dei singoli termini

• Dimensione del fondo - è definita direttamente nel quadrante. Da lì, può essere modificata a livello globale per tutti gli utenti che hanno abilitato l'uso di questo evento di assenza.

• Fondo individuale - Solo se l'evento ha un fondo. Se si imposta un valore in questo punto, il diritto dell'utente non è regolato dal valore del quadrante, ma il diritto del quadrante viene sovrascritto da quel valore. In genere si tratta di una situazione in cui alcuni utenti hanno 5 giorni di ferie in più rispetto ad altri. In questo caso, se la definizione nel quadrante Ferie è 20, il Pool individuale sarà uguale a 25 per le persone con un pool più alto.

• Fondo per l'anno in corso - Anche in questo caso, solo se l'evento ha un fondo. Nel caso in cui un dipendente inizi a lavorare durante l'anno, non ha diritto all'intero monte ferie (di solito nemmeno ai giorni di malattia, alle ore di malattia e così via), ma solo a una parte proporzionale. Questo deve essere calcolato nel sistema paghe e poi inserito qui.
• Esaurito - Questo valore è modificabile per tutti i tipi di evento (con e senza piscina) e indica quante unità della piscina l'utente ha esaurito quest'anno. Si tratta di un'impostazione, non di un report! Pertanto, qui si determina quante unità si sono esaurite al di là degli eventi inseriti nel calendario degli eventi di assenza.

• Trasferite dall'anno precedente - Alla fine dell'anno, Sloneek riporta le unità non utilizzate all'anno successivo. Tutte le unità che non sono state utilizzate e che hanno anche un fondo, e che allo stesso tempo hanno l'opzione “Riporto delle unità non utilizzate all'anno successivo” nelle impostazioni del quadrante, verranno inserite in questa colonna. Quindi, se l'azienda accede a Sloneek e i dipendenti hanno ancora delle ferie non utilizzate dall'anno scorso, inserire il valore del fondo in questa colonna.

Come faccio a inserire un'assenza per un altro utente come amministratore o team manager?

Se è necessario inserire una vacanza o qualsiasi altra assenza per un altro utente come amministratore, seguire la seguente procedura:

1. Dal desktop, dal calendario delle assenze o dalla scheda di un utente specifico, fare clic sul pulsante Nuova assenza.
2. Nella parte superiore della finestra di dialogo, far scorrere il pulsante di opzione a destra per all'opzione Un altro utente.
3. Inserire l'assenza per l'utente.

Trasferimenti di saldi di fine anno

Alla fine dell'anno, ecco cosa succede alle voci di impostazione delle assenze di ogni singolo utente:

Senza ore di lavoro assegnate e attive, un utente non può tracciare eventi di assenza, registrare le presenze o il rilevamento degli orari.

L'orario di lavoro viene impostato in Impostazioni / Impostazione dei contratti di lavoro.

Orario di lavoro Determina l'orario di lavoro previsto per il dipendente. Può essere definito da un ciclo settimanale ricorrente, che meglio rappresenta l'orario di lavoro delle professioni d'ufficio tradizionali che lavorano dal lunedì al venerdì, oppure può essere definito per ogni giorno specifico dell'anno. Questa impostazione annuale è adatta per definire l'orario di lavoro di dipendenti con orari irregolari (ad esempio, che lavorano tutti i lunedì delle settimane pari) o per dipendenti con orari molto dinamici (ad esempio, professioni mediche).

Impostazione del quadrante Orario di lavoro

Nella sezione Impostazioni / Configurazione dei contratti di lavoro è possibile assegnare agli utenti tutti i quadranti disponibili per l'orario di lavoro. Come primo passo nella configurazione del modulo Assenze, è bene esaminare i quadranti esistenti ed eventualmente crearne di propri se quelli forniti dall'applicazione non sono adatti alle vostre esigenze:

Fare clic sull'icona della matita accanto al quadrante selezionato o fare clic sul pulsante per accedere alla modifica del quadrante. Entrambe le opzioni - creazione di un nuovo quadrante o modifica di uno esistente - sono praticamente identiche.

La sezione superiore delle impostazioni dell'orario di lavoro contiene le impostazioni di base: nome, traduzione in lingue straniere, commutazione tra eventi attivi e inattivi (gli eventi inattivi non possono essere disegnati), colore e tipo. La sezione inferiore è utilizzata per modificare l'orario di lavoro stesso. Come abbiamo detto nell'introduzione, il Timesheet può essere di due tipi: settimanale o annuale.

Impostazione dell'orario di lavoro settimanale

Al suo interno è possibile definire quali giorni della settimana (dal lunedì alla domenica) sono considerati giorni lavorativi, nonché gli orari specifici di inizio turno e di pausa.

Nella seconda metà della schermata “Impostazione dell'orario di lavoro settimanale” è possibile definire orari e giorni di lavoro specifici. È possibile impostarli direttamente in questa schermata, ma poiché la tabella contiene una ventina di colonne, è più pratico ingrandirla a schermo intero, facendo clic sull'icona accanto al pulsante. Facendo clic su questo pulsante è possibile lavorare su un desktop di grandi dimensioni.

Qui è possibile scorrere tutte le colonne e definire gli orari di lavoro. Per semplificare il lavoro, in alto a destra sono presenti delle azioni rapide

• RESET - Cancella completamente l'intera tabella
• BASE - Imposta l'orario di lavoro più comune: dal lunedì al venerdì, 8 ore e mezza compreso il pranzo.
• COPIA LA PRIMA RIGA - Prende l'impostazione del lunedì e la copia in tutte le altre righe.

Definizione dell'orario di lavoro annuale

I fogli di presenza annuali utilizzano principi molto simili a quelli dei fogli di presenza settimanali. La differenza essenziale è che non c'è ripetizione come nell'orario settimanale. In una definizione annuale, si definisce semplicemente un orario di lavoro specifico per ogni giorno specifico dell'anno. È quindi possibile avere orari di lavoro completamente personalizzati che tengono già conto dei giorni festivi e dei fine settimana.

Una differenza significativa rispetto al ciclo settimanale è il modo in cui l'applicazione tiene conto dei giorni festivi.

In un ciclo settimanale, non è ovviamente chiaro se ci sarà un giorno festivo in un determinato giorno. Nel caso di un utente che ha un ciclo settimanale, lavora dal lunedì al venerdì e un mercoledì festivo, ad esempio, anche se l'utente ha il mercoledì come giorno lavorativo, Sloneek considererà il mercoledì festivo come giorno di riposo nella definizione settimanale. Tuttavia, nel caso della definizione annuale, lo schedulatore che definisce l'orario di lavoro vede che c'è un giorno festivo in quel particolare giorno (nel nostro caso il mercoledì), e programma comunque un turno per quel giorno, l'utente dovrebbe semplicemente averlo!

Per modificare gli orari di lavoro anche nel caso della definizione annuale, cliccare su “Zoom a schermo intero”accanto a “Salva”. In questa grande area, impostare gli orari dei turni specifici per ogni singolo giorno.

Qui si ha la possibilità di filtrare i giorni in base a diversi criteri, ad esempio si può filtrare solo il lunedì (è il giorno con il numero di serie 1), oppure tutte le settimane pari, ecc. Una volta filtrati i giorni che si desidera impostare in blocco, selezionarli facendo clic sulle caselle di controllo a sinistra e modificare i giorni così selezionati facendo clic sul pulsante PERSONALIZZA in alto a destra. Si aprirà una finestra in cui impostare tutti gli orari e cliccare su SALVA per sovrascrivere gli orari impostati in tutti i giorni selezionati.

Di fatto, è possibile impostare molto rapidamente modelli ricorrenti relativamente più frequenti per più giorni contemporaneamente. In questo modo si risparmia una quantità enorme di tempo, perché non è necessario passare in rassegna tutti i giorni e impostarli uno per uno.

Ora è possibile impostare i quadranti dell'orario di lavoro per utenti specifici dell'applicazione.

Assegnazione dell'orario di lavoro a un utente

È possibile assegnare le ore di lavoro a un utente specifico nella Cartella utente, nel Contratto e nella Busta paga. È possibile impostare la durata a tempo determinato o indeterminato.

Cosa succede ai saldi delle assenze quando si entra in un nuovo anno.

Alla fine dell'anno, ecco cosa succede alle voci di impostazione delle assenze di ogni singolo utente:

• Fondo individuale - rimarrà invariato. Questo è logico, il passaggio a un nuovo anno non influisce sul fatto che un utente abbia un diritto diverso da quello definito nel prontuario.

• Fondo per quest'anno - nel nuovo anno sarà inserito qui come zero. Si tratta di un fondo solo per l'anno in corso.

• Esaurito - nel nuovo anno verrà inserito qui lo zero. Si parte da zero per caricare le assenze.

• Trasferito dall'anno scorso - Se si tratta di un evento di fondo e i saldi non spesi sono impostati per essere riportati al nuovo anno, qui verrà inserito il numero di unità che l'utente non ha utilizzato l'anno scorso.