Cosa fare attenzione quando si configura l'applicazione

Evitate gli errori più comuni che i nostri clienti incontrano durante la configurazione iniziale di Sloneek.👇

1. Assenze impostate in modo errato (tipo, fondo, prelievo) = problemi di modifica successiva

Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:

L'amministratore imposta le assenze con un tipo, un'unità temporale di prelievo o un fondo non corretti. Gli utenti iniziano a utilizzare le assenze e a inserirle nel sistema. L'amministratore vuole quindi modificare le impostazioni delle assenze, ma non è più possibile perché sono bloccate (gli utenti le stanno già prelevando). Questo problema può essere risolto in collaborazione con l'assistenza, ma sorgono comunque una serie di complicazioni.

Come evitarlo:

Se si cura l'impostazione iniziale, si possono evitare quasi tutti i possibili problemi. Pensate bene a quali assenze devono essere di quale tipo (Tempo libero = riduce l'orario di lavoro, Al lavoro = non influisce sull'orario di lavoro). È poi fondamentale decidere se si vuole che gli utenti prendano assenze in giorni, ore o giorni e mezzo, e anche se le assenze hanno un fondo annuale.

Per aiutarvi a configurare il tutto, abbiamo preparato per voi questa tabella.

2. L'utente non ha assenze disponibili = non può richiedere il congedo

Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:

L'amministrazione crea diverse assenze disponibili in azienda. Queste possono includere ferie, medico, permessi non retribuiti, ecc. Il problema sorge quando l'amministratore non consente agli utenti di inserire queste assenze. Un utente regolare vuole quindi richiedere, ad esempio, le ferie, ma non vede alcuna assenza disponibile nel menu.

Come evitarlo:

Quando si crea una nuova assenza, nella finestra di dialogo sono presenti due pulsanti: uno per salvarla e uno per creare e impostare l'assenza per tutti. A questo punto, l'assenza sarà disponibile per tutti nella selezione a discesa (vedi immagine sopra).

In alternativa, è possibile personalizzare l'elenco delle assenze per ogni utente. Basta andare su Impostazioni / Impostazioni di massa delle assenze, filtrare le assenze desiderate e concentrarsi sulla colonna Consentiti. È qui che si seleziona quali utenti devono avere a disposizione l'assenza in questione.

3. Tipi di contratto di lavoro (orari di lavoro) impostati in modo errato = difficoltà di modifica in futuro

Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:

L'amministratore non imposta tutti i tipi di contratto di lavoro utilizzati nell'azienda fin dall'inizio. Quando vogliono modificare in un secondo momento, ad esempio, l'orario di inizio o di fine delle ore di lavoro nei singoli giorni, si trovano di fronte al blocco delle ore di lavoro e all'impossibilità di modificarle immediatamente, poiché le ore di lavoro sono già utilizzate dagli utenti.

Come evitarlo:

Per impostazione predefinita, nell'applicazione sono disponibili tre tipi di orario di lavoro: tempo pieno (40 ore settimanali), part-time (20 ore) e orario di lavoro vuoto (senza fondo). L'orario di lavoro a tempo pieno è impostato per iniziare alle 9:00 e terminare alle 17:30. Allo stesso tempo, è prevista una pausa pranzo di 30 minuti all'interno dell'intervallo. Lo stesso orizzonte temporale viene utilizzato come predefinito anche se si crea un nuovo tipo di contratto di lavoro (orario settimanale).

Se questa impostazione e questo intervallo di tempo non vi soddisfano, modificatela prima di iniziare ad assegnare le ore di lavoro agli utenti. È sufficiente sovrascrivere gli orari direttamente nella tabella. Una volta che tutto è pronto, iniziate ad assegnare le ore di lavoro (tipi di contratto di lavoro) agli utenti. Scoprite come fare.

4. Gli utenti non hanno orari di lavoro assegnati = non possono inserire i permessi

Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:

L'amministrazione consente agli utenti di inserire varie assenze, ma non assegna loro un tipo di contratto di lavoro (ore di lavoro) nelle loro schede. Pertanto, gli utenti non possono richiedere ferie o altre assenze perché non hanno un fondo di lavoro da cui dedurre le assenze.

Come evitarlo:

In questo caso, la soluzione è molto semplice. Se sono stati creati e impostati tutti i tipi di contratto di lavoro che si desidera utilizzare, basta andare nella cartella utente alla scheda Contratto e busta paga. Qui basta cliccare sul pulsante Aggiungi un tipo di contratto, selezionarlo dall'elenco e aggiungere la validità temporale della collaborazione.

5. Flusso di approvazione errato = le richieste di congedo vengono inviate a utenti diversi da quelli a cui dovrebbero essere inviate.

Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:

L'amministratore non imposta correttamente la struttura del team, comprese le persone responsabili dell'approvazione delle assenze. Le richieste di approvazione vengono quindi inviate a utenti diversi da quelli previsti, in genere gli amministratori anziché i manager.

Come evitarlo:

In Sloneek, approvals depend on the team structure you define in the Company / Teams section. Within each team you can have regular members and team managers, or several other team roles. The key is that absence requests are primarily approved by the managers of that team (or by a user with the Absence Approver team role).