Cosa deve sapere l'amministratore dell'account
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Cosa fare attenzione quando si configura l'applicazione
Evitate gli errori più comuni che i nostri clienti incontrano durante la configurazione iniziale di Sloneek.👇
1. Assenze impostate in modo errato (tipo, fondo, prelievo) = problemi di modifica successiva
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministratore imposta le assenze con un tipo, un'unità temporale di prelievo o un fondo non corretti. Gli utenti iniziano a utilizzare le assenze e a inserirle nel sistema. L'amministratore vuole quindi modificare le impostazioni delle assenze, ma non è più possibile perché sono bloccate (gli utenti le stanno già prelevando). Questo problema può essere risolto in collaborazione con l'assistenza, ma sorgono comunque una serie di complicazioni.
Come evitarlo:Se si cura l'impostazione iniziale, si possono evitare quasi tutti i possibili problemi. Pensate bene a quali assenze devono essere di quale tipo (Tempo libero = riduce l'orario di lavoro, Al lavoro = non influisce sull'orario di lavoro). È poi fondamentale decidere se si vuole che gli utenti prendano assenze in giorni, ore o giorni e mezzo, e anche se le assenze hanno un fondo annuale.
Per aiutarvi a configurare il tutto, abbiamo preparato per voi questa tabella.
2. L'utente non ha assenze disponibili = non può richiedere il congedo
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministrazione crea diverse assenze disponibili in azienda. Queste possono includere ferie, medico, permessi non retribuiti, ecc. Il problema sorge quando l'amministratore non consente agli utenti di inserire queste assenze. Un utente regolare vuole quindi richiedere, ad esempio, le ferie, ma non vede alcuna assenza disponibile nel menu.
Come evitarlo:Quando si crea una nuova assenza, nella finestra di dialogo sono presenti due pulsanti: uno per salvarla e uno per creare e impostare l'assenza per tutti. A questo punto, l'assenza sarà disponibile per tutti nella selezione a discesa (vedi immagine sopra).
In alternativa, è possibile personalizzare l'elenco delle assenze per ogni utente. Basta andare su Impostazioni / Impostazioni di massa delle assenze, filtrare le assenze desiderate e concentrarsi sulla colonna Consentiti. È qui che si seleziona quali utenti devono avere a disposizione l'assenza in questione.
Allo stesso modo, nella colonna Approvazione necessaria, si può decidere se l'assenza è soggetta all'approvazione del supervisore o se deve essere approvata automaticamente.
3. Tipi di contratto di lavoro (orari di lavoro) impostati in modo errato = difficoltà di modifica in futuro
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministratore non imposta tutti i tipi di contratto di lavoro utilizzati nell'azienda fin dall'inizio. Quando vogliono modificare in un secondo momento, ad esempio, l'orario di inizio o di fine delle ore di lavoro nei singoli giorni, si trovano di fronte al blocco delle ore di lavoro e all'impossibilità di modificarle immediatamente, poiché le ore di lavoro sono già utilizzate dagli utenti.
Come evitarlo:Per impostazione predefinita, nell'applicazione sono disponibili tre tipi di orario di lavoro: tempo pieno (40 ore settimanali), part-time (20 ore) e orario di lavoro vuoto (senza fondo). L'orario di lavoro a tempo pieno è impostato per iniziare alle 9:00 e terminare alle 17:30. Allo stesso tempo, è prevista una pausa pranzo di 30 minuti all'interno dell'intervallo. Lo stesso orizzonte temporale viene utilizzato come predefinito anche se si crea un nuovo tipo di contratto di lavoro (orario settimanale).
Se questa impostazione e questo intervallo di tempo non vi soddisfano, modificatela prima di iniziare ad assegnare le ore di lavoro agli utenti. È sufficiente sovrascrivere gli orari direttamente nella tabella. Una volta che tutto è pronto, iniziate ad assegnare le ore di lavoro (tipi di contratto di lavoro) agli utenti. Scoprite come fare.
È possibile creare diversi orari di lavoro (uno dalle 8:00 alle 16:30, un altro dalle 9:00 alle 17:00 e così via).
Nota: se si registra il lavoro attraverso le attività o gli arrivi e le partenze, non è necessario essere così precisi sugli orari di inizio e fine. La chiave sarà quella di considerare il fondo di lavoro totale per la settimana (ad esempio 40 ore) e poi gli utenti registreranno le ore lavorate solo attraverso le attività o i check-in e i check-out. Nei report si troveranno gli orari di inizio e fine lavoro di ogni giorno e i totali o il saldo del mese.
4. Gli utenti non hanno orari di lavoro assegnati = non possono inserire i permessi
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministrazione consente agli utenti di inserire varie assenze, ma non assegna loro un tipo di contratto di lavoro (ore di lavoro) nelle loro schede. Pertanto, gli utenti non possono richiedere ferie o altre assenze perché non hanno un fondo di lavoro da cui dedurre le assenze.
Come evitarlo:In questo caso, la soluzione è molto semplice. Se sono stati creati e impostati tutti i tipi di contratto di lavoro che si desidera utilizzare, basta andare nella cartella utente alla scheda Contratto e busta paga. Qui basta cliccare sul pulsante Aggiungi un tipo di contratto, selezionarlo dall'elenco e aggiungere la validità temporale della collaborazione.
5. Flusso di approvazione errato = le richieste di congedo vengono inviate a utenti diversi da quelli a cui dovrebbero essere inviate.
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministratore non imposta correttamente la struttura del team, comprese le persone responsabili dell'approvazione delle assenze. Le richieste di approvazione vengono quindi inviate a utenti diversi da quelli previsti, in genere gli amministratori anziché i manager.
Come evitarlo:
In Sloneek, approvals depend on the team structure you define in the Company / Teams section. Within each team you can have regular members and team managers, or several other team roles. The key is that absence requests are primarily approved by the managers of that team (or by a user with the Absence Approver team role).
💡Nota bene: l'approvazione non funziona in modo lineare, quindi il manager del team principale non approva automaticamente le assenze di tutti i team del ramo sottostante. Se nella vostra azienda c'è una persona dedicata responsabile dell'approvazione di più team, tale utente deve essere impostato come manager o approvatore di assenze in tutti i team che deve approvare.
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Impostazioni generali dell'applicazione
Impostazioni specifiche dell'applicazione da parte dell'amministratore
L'amministratore dell'account ha la possibilità di controllare le impostazioni specifiche dell'applicazione in termini di visibilità o nascondimento di determinate funzionalità, come ad esempio:
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visibilità delle assenze o delle attività di tutti in azienda
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modifica delle attività tracciate nel tempo
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non mostrare agli utenti abituali i dettagli delle attività di altri membri dell'azienda
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visualizzazione della struttura organizzativa
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convalida di documenti importanti con firma scritta (elettronica)
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nascondere i buoni pasto o le casse fiduciarie
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nascondere alcuni elementi (widget) della bacheca aziendale
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richiedere una maggiore protezione delle password
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e altro ancora.
Queste impostazioni possono essere effettuate in Impostazioni / Impostazioni dell'applicazione.
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Regole per l'importazione degli utenti
A cosa prestare attenzione quando si compila il modello di importazione, in modo da poter caricare facilmente gli utenti nella vostra applicazione.
Per facilitare l'importazione dei vostri utenti nel sistema, abbiamo messo insieme un elenco di passaggi e raccomandazioni (leggi richieste) su come compilare correttamente il modello di importazione.
Per creare un utente nell'applicazione, dobbiamo conoscere alcuni dettagli che sono campi obbligatori da compilare nel modello (le colonne sono contrassegnate in arancione):- Nome
- Cognome
- Indirizzo e-mail
- È un amministratore?
- Dobbiamo attivare questo utente?
- È stato dato il consenso GDPR?
- La residenza permanente coincide con l'indirizzo di contatto?
Tutti gli altri dettagli sono completamente opzionali e sta a voi decidere cosa far compilare ai vostri utenti.
Se non si compilano le colonne obbligatorie, durante l'importazione si applicherà quanto segue:
- L'utente è amministratore? -> impostiamo automaticamente che l'utente non è amministratore
- Dobbiamo attivare questo utente? -> impostiamo automaticamente l'utente come inattivo
- È stato dato il consenso GDPR? -> impostiamo automaticamente che manca il consenso
- L'indirizzo permanente e quello di contatto sono gli stessi? -> impostiamo che siano uguali
Ogni e-mail deve essere unica. Non è quindi possibile, ad esempio, creare due utenti per la stessa e-mail. Fate attenzione anche agli errori di battitura e ai diacritici negli indirizzi e-mail.SUGGERIMENTO: se si utilizza un'e-mail per più persone, si può provare a utilizzare pseudonimi falsi. Sapevate che i messaggi e le notifiche per le e-mail thomas+thomas@sloneek.com o thomas+yellowapple@sloneek.com saranno comunque inviati all'indirizzo e-mail originale di Thomas thomas@sloneek.com? 👀
Compilate la tabella come mostrato nella prima riga (o meglio nella riga 3). Quando si fa clic su una cella, vengono visualizzate automaticamente anche le istruzioni. Affinché l'importazione vada a buon fine, la data deve essere nel formato corretto (22/06/2023) oppure, quando si seleziona tra 0 e 1, devono essere digitati solo 0 e 1 (e non, per esempio, SI e NO).😊
Si prega inoltre di rispettare le lettere minuscole e maiuscole nelle colonne in cui si seleziona dal menu. Ad esempio, per il sesso si deve inserire “maschio” e non “Maschio”, ecc.
Non modificare l'ordine delle colonne e non eliminare alcuna colonna! Se non sono necessarie, lasciarle vuote. Lo stesso vale per i fogli. I nomi e l'ordine devono rimanere invariati. Non aggiungete i vostri fogli, altrimenti non saremo in grado di importare il file.
Per la colonna Paese/regione di attività, è necessario selezionare i Paesi e le regioni tra quelli disponibili. È sufficiente fare clic nella cella e selezionare, ad esempio, Regno Unito, Scozia e poi copiare su altri utenti.
Attenzione: se nella riga si digita, ad esempio, Gran Bretagna come Paese di attività, non sarà possibile importarlo. I Paesi e le regioni si basano sul nostro database e la loro forma esatta è specificata nella seconda scheda Dati. Non modificare in alcun modo le informazioni contenute in questa scheda!
La stessa cosa vale per la colonna Sesso. Fare clic nella cella e selezionare una delle quattro opzioni: maschio, femmina, altro, preferisco_non_dire. In alternativa, è possibile copiare in blocco ad altri utenti. Anche in questo caso, però, i dati contenuti nelle celle devono corrispondere a queste quattro opzioni. Ad esempio, se si inserisce Male invece di male (o solo M), non è possibile importare i dati senza difficoltà. Lo stesso vale per la colonna Stato di occupazione - (ciclo di vita).
Fate attenzione agli spazi extra e ai caratteri “invisibili” nelle celle vuote. Ci è capitato alcune volte di essere sommersi da una riga inavvertitamente “riempita” con cinque spazi ecc.🙃
Manca qualche informazione nella scheda utente di Sloneek? Createle! A questo scopo esistono dei campi utente personalizzati. Nel modello di importazione, li troverete completamente alla fine e potrete aggiungerne un numero illimitato in base al modello. Basta nominare il campo effettivo nella riga in alto (nell'esempio qui sotto, ad esempio, numero di dita, nickname, ecc.) e inserire i valori desiderati nelle celle.
Per il tipo di contratto di lavoro e la retribuzione, è necessario inserire almeno l'inizio della validità del contratto di lavoro o della retribuzione. In caso di durata indeterminata, lasciare vuota la colonna V (Validità fino a).
E questo è quanto! Avete compilato perfettamente il modello di importazione. 💪 Grazie!