Cosa deve sapere l'amministratore dell'account
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Cosa fare attenzione quando si configura l'applicazione
Evitate gli errori più comuni che i nostri clienti incontrano durante la configurazione iniziale di Sloneek.👇
1. Assenze impostate in modo errato (tipo, fondo, prelievo) = problemi di modifica successiva
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministratore imposta le assenze con un tipo, un'unità temporale di prelievo o un fondo non corretti. Gli utenti iniziano a utilizzare le assenze e a inserirle nel sistema. L'amministratore vuole quindi modificare le impostazioni delle assenze, ma non è più possibile perché sono bloccate (gli utenti le stanno già prelevando). Questo problema può essere risolto in collaborazione con l'assistenza, ma sorgono comunque una serie di complicazioni.
Come evitarlo:Se si cura l'impostazione iniziale, si possono evitare quasi tutti i possibili problemi. Pensate bene a quali assenze devono essere di quale tipo (Tempo libero = riduce l'orario di lavoro, Al lavoro = non influisce sull'orario di lavoro). È poi fondamentale decidere se si vuole che gli utenti prendano assenze in giorni, ore o giorni e mezzo, e anche se le assenze hanno un fondo annuale.
Per aiutarvi a configurare il tutto, abbiamo preparato per voi questa tabella.
2. L'utente non ha assenze disponibili = non può richiedere il congedo
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministrazione crea diverse assenze disponibili in azienda. Queste possono includere ferie, medico, permessi non retribuiti, ecc. Il problema sorge quando l'amministratore non consente agli utenti di inserire queste assenze. Un utente regolare vuole quindi richiedere, ad esempio, le ferie, ma non vede alcuna assenza disponibile nel menu.
Come evitarlo:Quando si crea una nuova assenza, nella finestra di dialogo sono presenti due pulsanti: uno per salvarla e uno per creare e impostare l'assenza per tutti. A questo punto, l'assenza sarà disponibile per tutti nella selezione a discesa (vedi immagine sopra).
In alternativa, è possibile personalizzare l'elenco delle assenze per ogni utente. Basta andare su Impostazioni / Impostazioni di massa delle assenze, filtrare le assenze desiderate e concentrarsi sulla colonna Consentiti. È qui che si seleziona quali utenti devono avere a disposizione l'assenza in questione.
Allo stesso modo, nella colonna Approvazione necessaria, si può decidere se l'assenza è soggetta all'approvazione del supervisore o se deve essere approvata automaticamente.
3. Tipi di contratto di lavoro (orari di lavoro) impostati in modo errato = difficoltà di modifica in futuro
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministratore non imposta tutti i tipi di contratto di lavoro utilizzati nell'azienda fin dall'inizio. Quando vogliono modificare in un secondo momento, ad esempio, l'orario di inizio o di fine delle ore di lavoro nei singoli giorni, si trovano di fronte al blocco delle ore di lavoro e all'impossibilità di modificarle immediatamente, poiché le ore di lavoro sono già utilizzate dagli utenti.
Come evitarlo:Per impostazione predefinita, nell'applicazione sono disponibili tre tipi di orario di lavoro: tempo pieno (40 ore settimanali), part-time (20 ore) e orario di lavoro vuoto (senza fondo). L'orario di lavoro a tempo pieno è impostato per iniziare alle 9:00 e terminare alle 17:30. Allo stesso tempo, è prevista una pausa pranzo di 30 minuti all'interno dell'intervallo. Lo stesso orizzonte temporale viene utilizzato come predefinito anche se si crea un nuovo tipo di contratto di lavoro (orario settimanale).
Se questa impostazione e questo intervallo di tempo non vi soddisfano, modificatela prima di iniziare ad assegnare le ore di lavoro agli utenti. È sufficiente sovrascrivere gli orari direttamente nella tabella. Una volta che tutto è pronto, iniziate ad assegnare le ore di lavoro (tipi di contratto di lavoro) agli utenti. Scoprite come fare.
È possibile creare diversi orari di lavoro (uno dalle 8:00 alle 16:30, un altro dalle 9:00 alle 17:00 e così via).
Nota: se si registra il lavoro attraverso le attività o gli arrivi e le partenze, non è necessario essere così precisi sugli orari di inizio e fine. La chiave sarà quella di considerare il fondo di lavoro totale per la settimana (ad esempio 40 ore) e poi gli utenti registreranno le ore lavorate solo attraverso le attività o i check-in e i check-out. Nei report si troveranno gli orari di inizio e fine lavoro di ogni giorno e i totali o il saldo del mese.
4. Gli utenti non hanno orari di lavoro assegnati = non possono inserire i permessi
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministrazione consente agli utenti di inserire varie assenze, ma non assegna loro un tipo di contratto di lavoro (ore di lavoro) nelle loro schede. Pertanto, gli utenti non possono richiedere ferie o altre assenze perché non hanno un fondo di lavoro da cui dedurre le assenze.
Come evitarlo:In questo caso, la soluzione è molto semplice. Se sono stati creati e impostati tutti i tipi di contratto di lavoro che si desidera utilizzare, basta andare nella cartella utente alla scheda Contratto e busta paga. Qui basta cliccare sul pulsante Aggiungi un tipo di contratto, selezionarlo dall'elenco e aggiungere la validità temporale della collaborazione.
5. Flusso di approvazione errato = le richieste di congedo vengono inviate a utenti diversi da quelli a cui dovrebbero essere inviate.
Un esempio tipico e i problemi che ne derivano:
L'amministratore non imposta correttamente la struttura del team, comprese le persone responsabili dell'approvazione delle assenze. Le richieste di approvazione vengono quindi inviate a utenti diversi da quelli previsti, in genere gli amministratori anziché i manager.
Come evitarlo:
In Sloneek, approvals depend on the team structure you define in the Company / Teams section. Within each team you can have regular members and team managers, or several other team roles. The key is that absence requests are primarily approved by the managers of that team (or by a user with the Absence Approver team role).
💡Nota bene: l'approvazione non funziona in modo lineare, quindi il manager del team principale non approva automaticamente le assenze di tutti i team del ramo sottostante. Se nella vostra azienda c'è una persona dedicata responsabile dell'approvazione di più team, tale utente deve essere impostato come manager o approvatore di assenze in tutti i team che deve approvare.
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Impostazioni generali dell'applicazione
Impostazioni specifiche dell'applicazione da parte dell'amministratore
L'amministratore dell'account ha la possibilità di controllare le impostazioni specifiche dell'applicazione in termini di visibilità o nascondimento di determinate funzionalità, come ad esempio:
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visibilità delle assenze o delle attività di tutti in azienda
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modifica delle attività tracciate nel tempo
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non mostrare agli utenti abituali i dettagli delle attività di altri membri dell'azienda
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visualizzazione della struttura organizzativa
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convalida di documenti importanti con firma scritta (elettronica)
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nascondere i buoni pasto o le casse fiduciarie
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nascondere alcuni elementi (widget) della bacheca aziendale
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richiedere una maggiore protezione delle password
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e altro ancora.
Queste impostazioni possono essere effettuate in Impostazioni / Impostazioni dell'applicazione.
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Regole per l'importazione degli utenti
A cosa prestare attenzione quando si compila il modello di importazione per caricare facilmente gli utenti nell'applicazione.
Per semplificare l'importazione degli utenti nel sistema, abbiamo messo insieme un elenco di passaggi e raccomandazioni (o meglio, requisiti) su come compilare correttamente il modello di importazione.
Per creare un utente nell'applicazione, è necessario fornire alcuni dettagli obbligatori, che devono essere compilati nel modello. Le colonne corrispondenti sono evidenziate in arancione:- Nome
- Cognome
- Indirizzo e-mail
- È un amministratore?
- Dobbiamo attivare questo utente?
- È stato dato il consenso GDPR?
- La residenza permanente coincide con l'indirizzo di contatto?
Tutti gli altri dettagli sono completamente opzionali e sta a voi decidere quali altri campi compilare.
Se le colonne obbligatorie non vengono compilate, durante l'importazione verranno applicate le seguenti impostazioni predefinite:
- L'utente è amministratore? → L'utente sarà impostato automaticamente come non amministratore.
- Dobbiamo attivare questo utente? → L'utente sarà impostato automaticamente come inattivo.
- È stato dato il consenso GDPR? → Sarà impostato automaticamente che il consenso manca.
- L'indirizzo permanente e quello di contatto sono gli stessi? → Sarà impostato automaticamente che sono uguali.
Ogni e-mail deve essere unica. Non è quindi possibile, ad esempio, creare due utenti con lo stesso indirizzo e-mail. Fate attenzione anche agli errori di battitura e ai caratteri speciali negli indirizzi e-mail.SUGGERIMENTO: Se utilizzate la stessa e-mail per più persone, potete provare a usare degli alias. Sapevate che i messaggi e le notifiche inviati a thomas+thomas@sloneek.com o thomas+yellowapple@sloneek.com saranno comunque recapitati all'indirizzo e-mail originale di Thomas (thomas@sloneek.com) ? 👀
Compilate la tabella seguendo l’esempio mostrato nella prima riga (o più precisamente nella riga 3). Quando si fa clic su una cella, le istruzioni verranno visualizzate automaticamente.Per garantire il successo dell'importazione:
- Le date devono essere inserite nel formato corretto (22/06/2023).
- Nei campi che prevedono una scelta tra 0 e 1, è necessario inserire esclusivamente 0 o 1 (e non, ad esempio, "SI" o "NO").😊
Si prega di rispettare l’uso delle lettere maiuscole e minuscole nelle colonne in cui si seleziona un valore dal menu. Ad esempio, per il campo "Genere" è necessario inserire "male" e non "Male", ecc.
Non modificare l'ordine delle colonne né eliminarne alcuna! Se una colonna non è necessaria, lasciarla semplicemente vuota. Lo stesso vale per i fogli: i nomi e l’ordine devono rimanere invariati. Non aggiungere nuovi fogli, altrimenti il file non potrà essere importato correttamente.
Per la colonna Paese/regione di attività, è necessario selezionare i Paesi e le regioni tra quelli disponibili. Basta fare clic nella cella, selezionare ad esempio Italy, Lombardia, e poi copiare il valore per gli altri utenti, se necessario.⚠️ Attenzione: Se nella riga si digita manualmente, ad esempio, Italia come Paese di attività, l’importazione non andrà a buon fine. I Paesi e le regioni devono corrispondere esattamente ai nomi presenti nel nostro database, specificati nella terza scheda Data. Non modificare in alcun modo le informazioni contenute in questa scheda!
Lo stesso vale per la colonna Genere. È necessario fare clic sulla cella e selezionare una delle quattro opzioni disponibili:- male (maschio)
- female (femmina)
- other (altro)
- prefer_not_to _say (preferisco non dire)
In alternativa, è possibile copiare il valore per più utenti contemporaneamente. Tuttavia, i dati nelle celle devono corrispondere esattamente a queste quattro opzioni. Ad esempio, se si inserisce Male invece di maschio, o solo M, l’importazione potrebbe non riuscire.
La stessa regola si applica anche alla colonna Fase di ciclo di vita dell'utente.
Attenzione agli spazi extra e ai caratteri "invisibili" nelle celle vuote! A volte ci è capitato di trovarci sommersi da righe inavvertitamente "riempite" con cinque spazi, ecc. 🙃
Manca qualche informazione nella scheda utente di Sloneek? Create nuovi campi! A questo scopo, potete utilizzare i campi personalizzati. Nel modello di importazione li troverete alla fine e potrete aggiungerne un numero illimitato, seguendo il formato del modello.🔹 Come fare? Basta inserire il nome del campo nella riga superiore (ad esempio, Fine del periodo di prova, Soprannome, ecc.) e compilare le celle con i valori desiderati.
Per il tipo di contratto di lavoro e la remunerazione, è necessario inserire almeno la data di inizio validità del contratto o della retribuzione.🔹 Se il contratto è a tempo indeterminato, lasciare vuota la colonna X (Tipo di contratto valido fino a).
E questo è tutto! Avete completato alla perfezione il modello di importazione. 💪 Grazie!