Clienti e progetti: come impostare tutto correttamente?

Lavorate per diversi clienti e su diversi progetti? Scoprite come tenere tutto ben registrato.👇

Contenuto:

Creare i client e associarli agli utenti

Tutto inizia nella sezione Azienda/Clienti e progetti, dove si definiscono i clienti per cui si lavora. Per ogni cliente, si ha la possibilità di specificare alcuni parametri di base e aggiuntivi da registrare. Se mancano ancora alcuni dati, è possibile aggiungerli facilmente al cliente creando un campo personalizzato.

La chiave è quindi assegnare gli utenti che lavorano per il cliente dall'elenco al cliente creato:

Creare progetti e abbinarli ai clienti

Nella fase successiva, è possibile creare singoli progetti da elaborare per i clienti. Questa opzione si trova nella sezione Azienda / Clienti e progetti. Anche in questo caso, è possibile fornire a ciascun progetto le informazioni necessarie, l'importante è associare il progetto a un cliente specifico:

Ruolo di project manager

A ogni progetto possono essere assegnati uno o più Project Manager. Il ruolo viene assegnato a un utente nei dettagli del progetto.

Un Project Manager ha il permesso di vedere tutte le attività relative a un progetto specifico (riferite al progetto). Può approvare le attività segnalate. Se non vengono approvate, non vengono inserite nei rapporti. L'approvazione si effettua come per i team manager nella scheda Approvazione del menu.

Assegnare le attività di lavoro agli utenti

Una volta creati i clienti e i progetti, è sufficiente creare attività di lavoro specifiche (ad esempio, la programmazione) e consentire agli utenti selezionati di registrarle. Nella sezione Impostazioni/Attività è possibile creare una serie di attività lavorative diverse, con relative descrizioni dettagliate. Una volta salvata la nuova attività, è possibile abilitarla sotto la pagina per consentire agli utenti selezionati di vederla nel menu:

Categorie di attività

Se si desidera fare un ulteriore passo avanti, è possibile ordinare tutte le attività di lavoro in categorie logiche per affinare ulteriormente i rapporti. Ad esempio, l'attività Creazione di modelli e l'attività Banner possono essere raggruppate nella categoria Grafica web. È possibile creare categorie personalizzate nella sezione Impostazioni / Categorie di attività.

Come registrare tutto dal punto di vista dell'utente?

Ora diamo un'occhiata alla parte cruciale, cioè la registrazione dell'attività lavorativa specifica che l'utente ha svolto nell'ambito del progetto per uno dei clienti. È tutto molto semplice:

1. L'utente fa clic sul pulsante Nuova attività dal desktop o dal calendario.
2. Si apre una finestra di dialogo in cui l'utente seleziona innanzitutto il cliente per cui ha svolto il lavoro.
3. In base a ciò, vedranno solo i progetti relativi al cliente.
4. Quindi l'utente seleziona l'attività che ha svolto (ad esempio, i modelli) o aggiunge la categoria di attività.
5. Non resta che inserire l'intervallo di tempo e salvare.

Reporting per clienti e progetti

I riepiloghi di tutte le attività e i lavori registrati per i vostri clienti sono a portata di mano in qualsiasi momento. Basta andare nella sezione Rapporti ed esportazioni e aprire il rapporto Panoramica delle attività nella scheda Attività.

Quindi fare clic su Colonne nella barra laterale destra e creare una semplice tabella di contingenza in cui trascinare e rilasciare gli elementi nei gruppi di righe:

• Cliente
• Progetto
• Nome dell'attività

e si può trascinare un elemento nei Valori:

• Durata  

Ciò consente di raggruppare in unità logiche tutte le attività registrate per i singoli clienti e progetti. Allo stesso tempo, è possibile vedere facilmente quanto lavoro hanno svolto i membri del team su un particolare progetto o cliente.