Cosa deve sapere l'amministratore

  • Clienti e progetti: come impostare tutto correttamente?

    Lavorate per diversi clienti e su diversi progetti? Scoprite come tenere tutto ben registrato.👇

    Contenuto:

    Impostazione dei clienti Assegnare le attività di lavoro agli utenti Segnalazione
    Impostazione dei progetti Come registrare tutto come utente Ruolo di project manager

    Creare i client e associarli agli utenti

    Tutto inizia nella sezione Azienda/Clienti e progetti, dove si definiscono i clienti per cui si lavora. Per ogni cliente, si ha la possibilità di specificare alcuni parametri di base e aggiuntivi da registrare. Se mancano ancora alcuni dati, è possibile aggiungerli facilmente al cliente creando un campo personalizzato.

    La chiave è quindi assegnare gli utenti che lavorano per il cliente dall'elenco al cliente creato:

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.45.47

    Creare progetti e abbinarli ai clienti

    Nella fase successiva, è possibile creare singoli progetti da elaborare per i clienti. Questa opzione si trova nella sezione Azienda / Clienti e progetti. Anche in questo caso, è possibile fornire a ciascun progetto le informazioni necessarie, l'importante è associare il progetto a un cliente specifico:

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.54.21

    Ruolo di project manager

    A ogni progetto possono essere assegnati uno o più Project Manager. Il ruolo viene assegnato a un utente nei dettagli del progetto.


    Un Project Manager ha il permesso di vedere tutte le attività relative a un progetto specifico (riferite al progetto). Può approvare le attività segnalate. Se non vengono approvate, non vengono inserite nei rapporti. L'approvazione si effettua come per i team manager nella scheda Approvazione del menu.

    Il Project Manager non ha permessi diversi da quelli del Team Manager. Può approvare solo le attività riportate nei progetti in cui è contrassegnato come Project Manager.

    Assegnare le attività di lavoro agli utenti

    Una volta creati i clienti e i progetti, è sufficiente creare attività di lavoro specifiche (ad esempio, la programmazione) e consentire agli utenti selezionati di registrarle. Nella sezione Impostazioni/Attività è possibile creare una serie di attività lavorative diverse, con relative descrizioni dettagliate. Una volta salvata la nuova attività, è possibile abilitarla sotto la pagina per consentire agli utenti selezionati di vederla nel menu:

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.48.46

    Categorie di attività

    Se si desidera fare un ulteriore passo avanti, è possibile ordinare tutte le attività di lavoro in categorie logiche per affinare ulteriormente i rapporti. Ad esempio, l'attività Creazione di modelli e l'attività Banner possono essere raggruppate nella categoria Grafica web. È possibile creare categorie personalizzate nella sezione Impostazioni / Categorie di attività.

    Come registrare tutto dal punto di vista dell'utente?

    Ora diamo un'occhiata alla parte cruciale, cioè la registrazione dell'attività lavorativa specifica che l'utente ha svolto nell'ambito del progetto per uno dei clienti. È tutto molto semplice:

    1. L'utente fa clic sul pulsante Nuova attività dal desktop o dal calendario.
    2. Si apre una finestra di dialogo in cui l'utente seleziona innanzitutto il cliente per cui ha svolto il lavoro.
    3. In base a ciò, vedranno solo i progetti relativi al cliente.
    4. Quindi l'utente seleziona l'attività che ha svolto (ad esempio, i modelli) o aggiunge la categoria di attività.
    5. Non resta che inserire l'intervallo di tempo e salvare.

    Snímek obrazovky 2023-02-01 v 9.57.53

     Se a un cliente è abbinato almeno un progetto attivo e l'utente seleziona il cliente dal menu quando inserisce una nuova attività, l'inserimento del progetto è un campo obbligatorio. Se non c'è alcun progetto attivo abbinato al cliente, non è necessario selezionare un progetto.

    Reporting per clienti e progetti

    I riepiloghi di tutte le attività e i lavori registrati per i vostri clienti sono a portata di mano in qualsiasi momento. Basta andare nella sezione Rapporti ed esportazioni e aprire il rapporto Panoramica delle attività nella scheda Attività.

    Quindi fare clic su Colonne nella barra laterale destra e creare una semplice tabella di contingenza in cui trascinare e rilasciare gli elementi nei gruppi di righe:

    • Cliente
    • Progetto
    • Nome dell'attività

    e si può trascinare un elemento nei Valori:

    • Durata  

    Ciò consente di raggruppare in unità logiche tutte le attività registrate per i singoli clienti e progetti. Allo stesso tempo, è possibile vedere facilmente quanto lavoro hanno svolto i membri del team su un particolare progetto o cliente.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.52.41

     

  • Come utilizzare il monitoraggio del tempo delle attività?

    Il modulo può essere utilizzato per registrare varie attività in 3 modi diversi:

     

    digit-one_31-fe0f-png-3 Pianificare in anticipo

    Pianificate gli eventi che intendete realizzare.

    • programmare i turni (a qualcuno)

    • segnalare il fatto che voglio lavorare (io)

    • Il team concorda e annuncia chi sarà in servizio, in reperibilità, ecc.

    digit-two_32-fe0f-png-3 Rapporto retrospettivo

    Rivedere l'orario programmato in base al tempo effettivamente lavorato su un'attività specifica.

    • registrare il tempo lavorato in modalità lenta (non si presume nemmeno la precisione dei minuti)

    • registri di presenza

    • confronto tra il tempo lavorato e le assenze o il time pool

    digit-three_33-fe0f-png-2 Misurare in modo accurato e aggiornato (ORA) utilizzando il time tracking

    Misurare il tempo trascorso a lavorare nel momento esatto in cui il lavoro è in corso

    • il libero professionista registra il tempo da fatturare al suo cliente principale

    • un dipendente interno o anche un libero professionista (avvocato, commercialista, creativo) registra il tempo in cui lui o la sua azienda fattureranno al cliente

    È possibile utilizzare le attività per tenere traccia del lavoro a casa (per maggiori dettagli si veda l'articolo qui) e per registrare il tempo trascorso nei viaggi di lavoro (per maggiori dettagli si veda l'articolo qui).

    Si noti che il timetracking non può essere abilitato per impostazione predefinita per le attività di Homeoffice e Service Path. Questa modalità è deliberatamente disabilitata per consentire il cronometraggio di altre attività su Homeoffice.

     

  • Impostazioni di tracciamento del tempo

    Modulo per la creazione di fogli di presenza, viaggi di lavoro e home office.

    Impostazioni del dialer

    In Impostazioni / Eventi attività, impostare i tipi di attività che devono essere disponibili per la propria azienda.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 20.15.01

    Spiegazione di ogni voce:

    • Nome: È il modo in cui gli eventi verranno visualizzati quando vengono selezionati dall'utente. Se si inseriscono le traduzioni nella colonna di destra, verranno visualizzate in relazione alla lingua selezionata dell'applicazione.

    • Tipo: Selezionare se il lavoro è in loco, fuori sede o se l'attività è di tipo Business Trip o Homeoffice (maggiori informazioni su questi due tipi specifici di attività QUI). Questa voce può essere modificata anche se è attiva e gli utenti vi stanno già attingendo!

    • Modalità di tracciamento del tempo: Come si accede all'attività per tenere traccia del tempo lavorato utilizzando il Time Tracking?

      • Non consentito = il Time Tracking non può essere utilizzato, l'attività dovrà essere registrata solo tramite il calendario delle attività.

      • Abilitato = sarà possibile utilizzare sia il Time Tracking che la registrazione tramite il calendario delle attività.

      • Richiesto = sarà possibile registrare l'attività solo tramite il Time Tracking, cioè non tramite il calendario delle attività.

    • Importo orario e costo da fatturare: compilando questo campo, si differenziano i costi e i documenti giustificativi da fatturare a livello aziendale. È possibile inserire gli importi singolarmente (ad esempio per ruoli diversi) (vedere sotto).

    • Valuta: specifica la valuta uniforme di rendicontazione per il contabile.

    Categorizzazione degli eventi

    Ogni evento di attività può avere le proprie categorie. Queste renderanno i vostri rapporti più dettagliati, migliori e più valutabili. È possibile avere un numero qualsiasi di categorie. È possibile impostarle in Impostazioni / Categorie di attività.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 20.15.16

    Assegnare un'attività a un utente

    È possibile assegnare eventi di attività a ciascun utente nella scheda Utente, sotto la scheda Panoramica attività, facendo clic su show activity settings.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 20.16.53

    Per ogni utente è possibile impostare non solo se può prelevare o meno un evento, ma anche se è necessaria l'approvazione di un supervisore per prelevare o meno un evento. Compilando un pool mensile o annuale, si impostano i limiti di prelievo in un determinato periodo di tempo.

    Modificando le voci Per la fatturazione e Costi, si modificano le impostazioni aziendali (fatte a livello di azienda) in individuali.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.48.46

    È possibile tracciare le attività direttamente su progetti specifici dei clienti. Per impostare i clienti e i progetti, consultate l'articolo qui.

     

     
  • Impostazione della modifica delle attività inserite con il time tracking

    Per la natura della funzionalità di tracciamento del tempo, l'opzione per consentire la modifica di questi eventi non è abilitata automaticamente. Se si desidera utilizzare questa funzione, è necessario impostarla.

    Le impostazioni possono essere effettuate da un utente con il ruolo di amministratore o di proprietario dell'account nella sezione Rapporti e impostazioni/Attività. Nel dettaglio dell'attività, dove si desidera abilitare/disabilitare l'opzione di modifica degli eventi di tracciamento del tempo, selezionare questa opzione. Non dimenticate di salvare le impostazioni!

     

    TT_Edit-1