Co potřebuje vědět Administrátor účtu

1. Nesprávně nastavené absence (typ, fond, čerpání) = trable s pozdější editací

Typický příklad a jaké z toho plynou problémy:

Admin nastaví absence s nesprávným typem, časovou jednotkou čerpání nebo fondem. Uživatelé začnou absence využívat a zapisovat do systému. Admin chce následně provést úpravy v nastavení absencí, ale již to není možné, protože jsou uzamknuty (uživatelé je již využívají). Lze to pochopitelně ve spolupráci s podporou řešit, ale přesto nastává série komplikací.

Jak se toho vyvarovat:

Pokud si dáte záležet na úvodním nastavení, předejdete téměř všem možným problémům. Dobře si rozmyslete, která absence má být jakého typu (Volno = krátí odpracovanou dobu, V práci = nemá vliv na opracovanou dobu). Následně je klíčové se rozhodnout, zda chcete, aby uživatelé absenci čerpali ve dnech, hodinách nebo dnech a půl dnech, a zároveň zda má absence nějaký roční fond.

Pomoci s nastavením vám může i tato tabulka, kterou jsme pro vás zpracovali.

2. Uživatel nemá k dispozici žádné absence = nemůže si zažádat o dovolenou

Typický příklad a jaké z toho plynou problémy:

Admin vytvoří několik absencí, které jsou ve firmě k dispozici. Mezi ně může patřit dovolená, lékař, neplacené volno apod. Problém nastává ve chvíli, kdy admin tyto absence nepovolí uživatelům k zapisování. Běžný uživatel pak chce zažádat např. o dovolenou, ale nevidí v nabídce žádnou dostupnou absenci.

Jak se toho vyvarovat:

Když vytváříte novou absenci, najdete v dialogovém okně dvě tlačítka - jedno pro uložení a druhé, přes které můžete absenci vytvořit a nastavit všem. V tu chvíli bude absence dostupná v nabídce (viz obrázek výše) všem.

Alternativně máte možnost tuto nabídku absencí individualizovat pro každého uživatele. Jednoduše přejděte do sekce Nastavení / Hromadné nastavení absencí, vyfiltrujte si požadovanou absenci a zaměřte pozornost na sloupec Povolená. Zde vybíráte, kteří uživatelé mají mít danou absenci v nabídce k čerpání. 

3. Nepřesně nastavený typ spolupráce (pracovní doby) = ztížená editace v budoucnosti

Typický příklad a jaké z toho plynou problémy:

Admin nenastaví hned v úvodu všechny využívané typy spolupráce a velikosti úvazků ve firmě. Když chce později editovat např. časy začátku či konce pracovní doby v jednotlivých dnech, podobně jako u absencí narazí na uzamknutí pracovní doby a nemožnost okamžitých úprav, jelikož pracovní doba je již využívána uživateli.

Jak se toho vyvarovat:

V aplikaci máte defaultně do začátku k dispozici tři typy pracovní doby: plný úvazek (40 hodin týdně), poloviční úvazek (20 hodin) a prázdnou pracovní dobu (bez fondu). Plný úvazek má začátek nastavený od 9:00, konec pak v 17:30. Současně je uvnitř intervalu 30minutová pauza na oběd. Stejný časový horizont je použitý jako výchozí i v případě, že vytváříte nový typ spolupráce (týdenní pracovní dobu).

Pokud vám toto nastavení a časové rozmezí nevyhovuje, změňte jej ještě před tím, než pracovní dobu začnete přiřazovat uživatelům. Jednoduše přímo v tabulce přepište časy. Jak budete mít vše připraveno, teprve pak začněte pracovní dobu (typ spolupráce) přiřazovat uživatelům. Přečtěte si, jak na to.

4. Uživatelé nemají přiřazenou pracovní dobu = nemohou žádat o dovolené

Typický příklad a jaké z toho plynou problémy:

Admin sice uživatelům povolí k zapisování různé absence, ale již jim nepřiřadí typ spolupráce (pracovní dobu) v jejich kartách. Uživatelé tak nemohou žádat o dovolené či jiné absence, jelikož nemají žádný pracovní fond, ze kterého by se absence odečítaly.

Jak se toho vyvarovat:

V tomto případě je řešení velmi jednoduché. Pokud máte vytvořené a nastavené všechny typy spolupráce, které chcete využívat, stačí přejít do karty uživatele do záložky Typ spolupráce a finanční podmínky. Zde jen klikněte na tlačítko Přidat nový typ spolupráce, vyberte ze seznamu a doplňte časovou platnost spolupráce. 

5. Nesprávně nastavená schvalovací struktura = žádosti o dovolené chodí jiným uživatelům, než by měly

Typický příklad a jaké z toho plynou problémy:

Admin nenastaví správně týmovou strukturu včetně odpovědných osob, které mají schvalovat absence. Žádosti o schválení pak chodí jiným uživatelům, než by měly - typicky adminům místo manažerům.

Jak se toho vyvarovat:

Ve Sloneekovi je schvalování závislé na týmové struktuře, kterou si nadefinujete v úvodu v sekci Společnost / Týmy. V každém týmu můžete mít řadové členy a manažery, případně několik dalších týmových rolí. Klíčové je, že žádosti o absence primárně schvalují manažeři daného týmu (případně uživatel s týmovou rolí Schvalovač absencí). 

HR administrativa není tak jednoduchá, jak by se mohlo leckomu zdát. A protože to víme, připravili jsme pro vás zjednodušujícího průvodce, který vás nastavením aplikace Sloneek provede. Pokuste se jednotlivé kroky nepřeskakovat, věřte nám, víme proč. Pokud nebudete některé dílčí funkcionality potřebovat, posuňte se dál. Ale pořád jděte krok po kroku. 

Jdeme na to:)

Co v článku najdete👇

Nastavení základních funkcionalit

✅ Přidání uživatelů

Nejdříve se seznamte s uživatelskými rolemi v aplikaci. To je klíčové pro pochopení a rozhodnutí, jaká práva v rámci aplikace jednotlivým uživatelům přiřadíte.

Nové uživatele do aplikace přidáte

• manuálně 
• importem z Google Workspace nebo Microsoft Active Directory (pokud nevíte, o čem tu mluvíme, zeptejte se v IT).

Kartu každého uživatele můžete posléze editovat podle svých potřeb. Více o nastavení a správě uživatelů se dozvíte zde.

✅ Vytvoření týmů a organizační struktury

Aby vaši lidé mohli efektivně schvalovat absence, aktivit či pracovat s hodnocením i dalšími funkcionalitami, je nutné nejdříve vytvořit týmy a přiřadit do nich uživatele. 

✅ Nastavení typu spolupráce

Vytvoření, nastavení a přiřazení pracovních dob uživatelům je zcela zásadní pro možnost čerpání absencí i správné fungování reportů. Proto se ujistěte, že každý uživatel bude mít pracovní dobu přiřazenou, a to i kdyby měla být nulová. 

Detailní návod, jak postupovat při nastavování tyou spolupráce a pracovní doby, naleznete zde.

✅ Nastavení absencí

Aby mohli vaši lidé čerpat absence, musíte je vytvořit a každému uživateli přiřadit. Základní typy jsme vám do aplikace sice připravili, ale každá organizace to může mít trochu jinak.

Nové typy absencí vytvoříte podle návodu zde.

Jakmile máte absenci vytvořenou, nezapomeňte ji přiřadit uživatelům k čerpání. 

✅ Evidence docházky, plánování a reporting práce

Ze zkušeností víme, že každý si pod pojmem docházka představí něco trochu jiného. Pomoci rozhodnout se, jaký z našich modulů pro evidenci práce je pro vás skutečně ten nejvhodnější, vám tedy pomůže následující rozřazení:

🙋 A. Příchody a odchody

Přehledně sledujte, kdy zaměstnanci přichází do práce a kdy z ní odchází. Každý uživatel si pomocí terminálu, mobilní nebo webové aplikace zaznamenává všechny příchody a odchody. V rámci reportingu vám ukážeme saldo zapsané docházky proti pracovní době.

Nastavení celého modulu včetně nastavení docházkového terminálu provedete podle návodu zde.

⏱️ B. Aktivity a time tracking

Příchody a odchody zaměstnanců pro vás nejsou tak důležité. To, co ale chcete sledovat, je výkaz práce. Time tracking. Uživatelé zaznamenávají čas strávený na konkrétní činnosti. Zaznamenávání probíhá pomocí mobilní nebo webové aplikace. Zanesením události do výkazového kalendáře nebo použitím automatizovaného počítadla času.

V článku zde se podívejte ve větším detailu na to, jak time tracking můžete využít.

Nastavení modulu provedete podle návodu zde.

🏖️ C. Pracovní doba a absence (negativní docházka)

Sledování příchodů a odchodů ani měření času stráveného na aktivitách pro vás není důležité. Potřebujete pouze automaticky generovaný report denní docházky s odečtenými absencemi.

V tomto případě máte vyhráno a hlavně hotovo! 🤗 Pracovní dobu i absence jste již nastavili v předešlých krocích.

✅ Vyzkoušejte si jednoduchost i robustnost reportů

Reporty jsou neochvějným pilířem systematické práce. Zkuste některému testovacímu uživatele zadat do kalendáře absenci či pár pracovních aktivit a vygenerujte si svůj první sloneekovský report! Uvidíte, jak jednoduché a zároveň robustní co do počtu a detailu sledovaných parametrů to je. Všechny reporty si samozřejmě můžete také vyexportovat ve formátu XSLX nebo CSV.

Podrobněji se o práci s reporty dozvíte v našem článku.

✅ Využijte naplno další integrace

Vzájemná propojenost je dnes nesmírně důležitá. Jsme si toho vědomi, a proto nabízíme možnost propojit váš Sloneek účet s dalšími běžně používanými kancelářskými nástroji a softwary. Jejich integraci a následnou správu provedete v sekci Můj profil / Integrace, respektive Nastavení / Integrace. Detailní návod, jak postupovat v konkrétních případech naleznete v sekci Integrace.

✅ Schránka důvěry a integrace na whistleblowing

Ve schránce důvěry není potřeba nic nastavovat, pouze je dobré se seznámit s tím, jak funguje. Pokud potřebujete s ohledem na legislativu zavádět systém pro ochranu oznamovatelů, určitě se podívejte na naše řešení zde.

✅ Skryjte moduly, které nepotřebujete

V návaznosti na předešlý krok můžete také zvážit, zda pro vás není přínosné zaměstnancům zcela skrýt moduly, které nevyužívají. Pokud se tak například rozhodnete evidovat práci pomocí Aktivit, ale nepotřebujete sledovat příchody a odchody, jednoduše můžete celý modul Příchodů a odchodů vypnout, aby uživatele zbytečně nemátl.

Toho docílíte v sekci Společnost / Uživatelé / Viditelnost modulů. V příslušných sloupcích najdete zelené a červené zámečky - zelený znamená, že uživatel má modul zapnutý, červený znamená, že modul je pro uživatel skrytý.

✅ Už jen zkontrolovat fakturační údaje

Jsme na konci průvodce a pro bezproblémové používání Sloneeka zbývá jediné: vyplnit v Nastavení fakturační údaje společnosti. V této sekci můžete rovněž uložit svou platební kartu pro usnadnění budoucích operací či přidat e-mailovou adresu na osobu, která je ve vaší společnosti odpovědná za fakturace. Všechny faktury poté budou zasílány na hlavní kontaktní e-mail společnosti (který z této sekce rovněž můžete změnit) a na nově přidanou adresu.

Pokud byste potřebovali pomoct ohledně platebních údajů či faktur, jako vždy si o tom můžete přečíst v našem Centru nápovědy nebo kontaktovat naši podporu. 

Teď se půjdeme podívat na další moduly, jejich nastavení a využívání.

✅ Správa náborových aktivit (ATS)

Zjednodušená verze náborového systému s vlastním izertním portálem, nastavitelným procesem náboru, správou kanditátů, talent poolem a hlavně, přenosem dat vybraného kandidáta přímo do Sloneeka. 

Podrobně se správou a nastavením náboru seznámíte v článku zde.

✅ On / offboarding uživatelů

Klíčová aktivita každého personalisty. Abyste vytvořili skutečně dobrou zaměstnaneckou zkušenost, musíte mít onboarding plně pod kontrolou. 

Vše realizujete prostřednictví setu úkolů připravených v šablonách. Jako první se podívejte na to, jak se šablonami pracovat. Samotné spuštění úkolových agend ze šablon je skutečně velmi jednoduché. A to nejen pro Administrátory (tedy vás), ale i pro vaše kolegy, kteří se na plnění úkolů budou podílet. Na vás jako správcích už je jen kontrola plnění v přehledném prostředí.

✅ Seznamte se s dokumenty a elektronickým podepisováním

Ve Sloneekovi můžete podepisovat dokumenty elektronickým podpisem vyhovujícím EU normativě eIDAS. Díky tomu odbavíte elektronicky nejen pracovně-právní kontrakty, ale i směrnice, řády a ostatní dokumenty, které potřebujete mít od uživatelů podepsané. 

Podepisovat dokumenty můžete ale i s těmi osobami, které účet ve Sloneekovi nemají. Vše bez limitu počtu podpisů. 

Projděte si krátký článek popisující samotnou práci s dokumenty, určitě se budete chtít podívat i na to, jak podepisování funguje, nebo na to, jak se pracuje se šablonami, které zjednuduší práci při generování přiřazovaných dokumentů.

✅ Správa pracovních pomůcek

Přehledná správa pomůcek u všech uživatelů je neocenitelná věc. Podobně jako u dokumentů jsou předávací protokoly podepisovány elektronicky, pomůcky jsou evidovány u jednotlivých uživatelů, a tak máte přehled o předaných věcech nejen vy jako administrátoři, ale také samotní uživatelé.

Pro první nastavení je pro vás dobrá zpráva ta, že pomůcky je možné naimportovat, tedy nemusíte informace přepisovat ručně. Samotná správa pomůcek je velmi podrobná a zároveň intuitivní. V krátkém přehledu se podívejte na to, jak s pomůckami pracovat.

✅ Stanovování a kontrola cílů, hodnocení kompetencí

V sekci hodnocení máte k dispozici evaluační dotazníky, tvorbu a hodnocení kompetencí i nastavování i vyhodnocování cílů (OKR, KPI). Podrobně si nastavení celé sekce projděte v tomto článku. Jako inspiraci a pomoc jsme pro vás připravili sekce

• Inspirace pro zavádění hodnocení výkonu s pomocí OKR
• Inspirace ke stavbě a vyhodnocování skill setů / kompetenčních modelů

✅ Firemní nástěnka

Zapojení lidí do firemního života je nesmírně důležité. Kdo je dnes na home office, služební cestě nebo má dovolenou? Kdo bude mít narozeniny nebo výročí? Firemní oznámení a ocenění na jednom místě? Ve Sloneekovi probíhá tato komunikace na Nástěnce. Jak funguje? Podívejte se na detailní popis v našem článku v Centru nápovědy.

✅ Vnitrofiremní průzkumy

Už nemusíte tvořit průzkumy v separátních dotaznících. Anonymní i neanonymní dotazníky, specializované sběry dat pro eNPS a další.

Určitě se podívejte na to, jak připravit a rozeslat průzkum, jak probíhá vyplnění a analýza výsledků a neposlední řadě se podívejte na to, jak pracujeme s eNPS.

✅ Připomínáme dobrou komunikaci do týmu!

Jak už jsme zmiňovali výše, ze zkušenosti víme, že zavádění aplikace do firmy je někdy dost bolestivé. Proto připomínáme připravený podrobný manuál První kroky v aplikaci. Informace jsou přehledně rozdělené po jednotlivých rolích včetně manuálu ke stažení.

Aby se uživatelé mohli do aplikace přihlásit, musíte je aktivovat.

Abychom si vzájemně ulehčili práci s naimportováním vašich uživatelů do systému, sestavili jsme neprůstřelný seznam kroků a doporučení (čtěte proseb), jak byste měli importní šablonu správně vyplnit. 

 Pro založení uživatele v aplikaci potřebujeme znát několik údajů, které jsou povinnými poli k vyplnění v šabloně (sloupce jsou označeny oranžovou barvou):

• Jméno
• Příjmení
• Email
• Je admin?
• Aktivovat při importu uživatele?
• Byl poskytnut GDPR souhlas?
• Je trvalé bydliště shodné s kontaktní adresou?

Všechny ostatní údaje jsou zcela volitelné a je jen na vás, co všechno chcete mít u uživatelů vyplněno.

 Každý email musí být unikátní. Není tedy možné založit například dva uživatele na totožný mail. Pozor také na překlepy a diakritiku v emailových adresách. 

 Vyplňujte tabulku podle vzoru z prvního řádku (respektive řádku 3). Když do buňky kliknete, automaticky se vám také zobrazí pokyny k vyplnění. Pro úspěšný import je například nutné, aby datum bylo ve správném formátu (22.06.2023) nebo tam, kde vybíráte mezi hodnotami 0 a 1, byly skutečně jen hodnoty 0 a 1 (a nikoliv třeba ANO a NE). 😊

 Nijak neměňte pořadí sloupců ani některé sloupce nemažte! Pokud je nepotřebujete, ponechte je prázdné. To samé platí pro listy (sheety). Jejich názvy i pořadí musí zůstat stejné. Nepřidávejte vlastní sheety, soubor nedokážeme naimportovat.

 U sloupce Země / region působení je nutné země a regiony vybrat z dostupného výběru zemí a regionů. Stačí kliknout do buňky a vybrat například Czechia, Jihočeský kraj a následně nakopírovat na ostatní uživatele. 

 Podobná věc platí také u sloupce Pohlaví. Klikněte do buňky a vyberte ze čtyř možností: male, female, other, prefer_not_to_say. Případně nakopírujte hromadně na ostatní uživatele. Opět ale platí, že data v buňkách se musí shodovat s těmito čtyřmi možnostmi. Pokud zadáte například muž místo male (nebo jen Male s velkým M), nedokážeme data bez obtíží naimportovat. Z nabídky vybírejte také ve sloupci Fáze životního cyklu uživatele.

 Dávejte pozor na nadbytečné mezery a "neviditelné" znaky v prázdných buňkách. Už nám párkrát zatopil nechtěně "vyplněný" řádek pěti mezerami. 🙃

 Chybí vám v uživatelské kartě ve Sloneekovi nějaké informace? Vytvořte si je! Pro tyto účely slouží vlastní pole uživatelů. V importní šabloně je najdete zcela na konci a přidávat jich můžete neomezené množství podle vzoru. Vždy jen vlastní pole v řádku zcela nahoře pojmenujte (v příkladu níže například počet prstů, přezdívka apod.) a do buněk již zaneste požadovaného hodnoty.

 U typu spolupráce a základní mzdy je nutné vyplnit alespoň začátek platnosti tohoto typu spolupráce nebo mzdy. V případě doby neurčité ponechte sloupec V (Platnost pracovní doby do) prázdný.  

A to je vše! Importní šablonu máte bezchybně vyplněnou. 💪 Děkujeme!