Praktický průvodce pro administrátory a manažery hodnocení

Modul Cíle propojuje firemní, týmové i osobní cíle na jednom místě. Umožňuje nastavit odpovědnost, měřit pokrok pomocí různých typů metrik a díky pravidelným kontrolám včas odhalit cíle, které potřebují pozornost.

Pojďme se podívat, jak modul nastavit a jak s cíli pracovat krok za krokem:

Obsah:

1. Co je modul Cíle a kde ho najdete
2. Nastavení modulu Cíle
3. Vytvoření cíle a hierarchie
4. Metriky a výpočet pokroku
5. Kontroly a aktualizace cíle
6. Přehled a správa cílů
7. Oprávnění a viditelnost
8. Přechod ze starého OKR/KPI modulu

Co je modul Cíle a kde ho najdete

Cíle nahrazuje původní modul OKR/KPI. V novém modulu pracujete s jednotným pojmem Cíle. Dílčí cíl neboli podcíl je plnohodnotný cíl, který má nastavený nadřazený cíl.

Celofiremní přehled najdete v levém menu v sekci Společnost → Cíle. Vlastní cíle uživatel otevře přes Já → Moje cíle.

Administrátor a uživatel s rolí Manažer Hodnocení mají přístup ke všem cílům a k nastavení modulu. Manažer pracuje s cíli svého týmu a podřízených. Běžný uživatel pracuje pouze se svými cíli v sekci Moje cíle.

Nastavení modulu Cíle

Než začnete vytvářet cíle, přejděte do Nastavení → Nastavení cílů. Do nastavení se dostanete také pomocí odkazu ve formuláři pro vytvoření cíle.

Změny v nastavení se ukládají automaticky a zapisují se do firemního audit logu.

Výchozí nastavení kontrol

Kontrola je pravidelná výzva vlastníkovi cíle k aktualizaci výsledku a stavu plnění. Jako výchozí frekvenci můžete nastavit:

• týdně,
• jednou za dva týdny,
• měsíčně,
• čtvrtletně.

U každé frekvence nastavíte den a čas. Hodnota se předvyplní při vytváření nového cíle, u konkrétního cíle ji ale můžete změnit.

Pokud pro měsíční kontrolu zvolíte den, který v daném měsíci neexistuje, systém vytvoří úkol poslední den měsíce.

Výchozí viditelnost cílů

Pro nově vytvářené cíle nastavíte výchozí viditelnost:

Pozor! Změna výchozí viditelnosti ovlivní pouze nově vytvořené cíle. Nastavení existujících cílů se automaticky nezmění.

Kdo může vytvářet cíle

Práva nastavujete samostatně pro jednotlivé úrovně cílů:

Pokud uživatel nesmí vytvářet žádný typ cíle, tlačítko + Nový cíl se mu nezobrazí. Běžný uživatel může vytvářet pouze osobní cíle, i když je v obecném nastavení zvolená možnost Všichni.

Vytvoření cíle a hierarchie

Nový cíl vytvoříte v sekci Společnost → Cíle kliknutím na + Nový cíl.

Při vytváření cíle vyplňte:

1. Název – povinný údaj, maximálně 255 znaků.
2. Popis – doplňte účel cíle a očekávaný výsledek.
3. Úroveň – Company, Team nebo Personal. U týmového cíle vyberte také tým.
4. Viditelnost – možnosti se mění podle zvolené úrovně.
5. Majitel – vyberte jednoho nebo více vlastníků. Cíl musí mít vždy alespoň jednoho vlastníka.
6. Pozorovatel – volitelně přidejte uživatele, kteří mají cíl sledovat.
7. Priorita – Nízká, Normální, Vysoká, Naléhavá nebo Nepřiřazeno.
8. Datum zahájení a Termín – termín je povinný; počáteční datum musí být dříve než termín.
9. Metriky – zvolte způsob měření pokroku.
10. Kontrola – u cíle s vlastní metrikou můžete zapnout pravidelnou aktualizaci.
11. Příloha – volitelně přidejte přílohu.

Po vyplnění všech povinných údajů klikněte na Uložit.

Vytvoření hierarchie

Cíle můžete propojit do struktury například:

Firemní cíl → týmový cíl → osobní cíl

Při vytváření podcíle vyberte v poli Nadřazený cíl/podcíl nadřazený cíl. Systém z rodiče předvyplní úroveň, viditelnost a tým. Tyto údaje můžete před uložením upravit.

Termín podcíle nesmí být při jeho vytvoření pozdější než termín přímého nadřazeného cíle.

Cíl může mít více úrovní potomků. I podcíl tedy může být nadřazeným cílem pro další cíle.

Pozor! Pozdější změna úrovně, viditelnosti nebo týmu u nadřazeného cíle automaticky nepřepíše jeho potomky. Pokud upravíte rodiče, zkontrolujte nastavení také u podřízených cílů.

Metriky a výpočet pokroku

Při vytvoření cíle vyberete v části Metriky, jakým způsobem se má počítat jeho pokrok.

Podcíle

Pokrok cíle se počítá automaticky jako vážený průměr podcílů. Tuto možnost použijte, pokud splnění hlavního cíle přímo závisí na několika podřízených výsledcích.

Každému podcíli nastavíte váhu. Váhy vyjadřují relativní důležitost a nemusejí dávat dohromady 100 %. Podcíl s nulovou nebo nevyplněnou váhou se do výsledku nezapočítá.

Numerické

Číselnou metriku použijte pro konkrétní hodnotu, například obrat, počet zákazníků, NPS nebo procento fluktuace. Nastavíte počáteční, cílovou a aktuální hodnotu a případně jednotku.

Metrika funguje v obou směrech. Můžete tedy sledovat růst z 50 na 100 i pokles z 10 % na 5 %. Počáteční a cílová hodnota se nesmějí rovnat.

Boolean

Binární metrika pracuje se stavem Hotovo / Nesplněno. Pokrok je 0 % nebo 100 %. Hodí se například pro jednorázový výsledek „Spustit nový web“.

Kontrolní seznam

Pokrok se vypočítá podle poměru splněných položek checklistu. Tato metrika se hodí pro cíle složené z několika konkrétních kroků.

Pozor! Každý cíl může mít podcíle bez ohledu na vybranou metriku. Pokud ale zvolíte Numerical, Boolean nebo Checklist, podcíle neovlivňují procento dokončení. Pokrok se počítá pouze z vlastní metriky cíle.

Při změně typu metriky vás systém upozorní, že se změní způsob výpočtu a může se resetovat aktuální pokrok. Existující podcíle zůstanou zachované.

Kontroly a aktualizace cíle

Kontroly slouží k pravidelné aktualizaci metriky a stavu plnění. Jsou dostupné u cílů s metrikou Numerical, Boolean nebo Checklist. Pokud se hlavní cíl měří pomocí Podcílů, nastavte kontroly na jednotlivých podcílech.

V naplánovaný čas se vlastníkovi vytvoří úkol v sekci Moje úkoly → Kontroly cílů.

Vlastník může:

• kliknout na Update goal a aktualizovat metriku i stav,
• zvolit Snooze 1 day a odložit kontrolu o jeden den,
• jednorázovou kontrolu přeskočit.

Odklad lze použít opakovaně, nikdy však za termín cíle. Přeskočení ponechá poslední známý stav beze změny.

Aktualizace stavu cíle

Při kontrole vlastník aktualizuje metriku a povinně vybere jeden ze stavů:

• Podle plánu – plnění probíhá podle plánu,
• V ohrožení – existuje riziko nesplnění,
• Mimo plán – cíl se neplní podle plánu,
• Blokováno – plnění je zablokované.

U stavu Blokováno je nutné popsat překážku. Volitelně lze označit uživatele, který může pomoci.

Stav nadřazeného cíle se odvozuje podle nejhoršího stavu jeho podcílů. Pokud je zablokovaná jen část z nich, cíl se zobrazí jako Částečně blokováno.

Pokud má cíl více vlastníků, aktualizace se sdílí. Jakmile kontrolu odešle první vlastník, ostatní vlastnické úkoly se označí jako dokončené.

Cíl po překročení termínu zůstává aktivní a kontroly pokračují. Termín můžete prodloužit, cíl označit jako dokončený nebo jej odstranit.

Přehled a správa cílů

V seznamu můžete vyhledávat podle názvu a filtrovat podle úrovně, priority, vlastníka, pozorovatele, termínu a stavu. Cíle lze seskupit podle úrovně, priority, stavu, vlastníka nebo termínu.

Hromadné akce

Po označení více řádků můžete hromadně změnit například:

• úroveň,
• vlastníka,
• termín,
• stav,
• umístění v hierarchii.

Vybrané cíle lze také klonovat nebo odstranit. Před odstraněním vždy zkontrolujte, zda výběr neobsahuje nadřazený cíl s dalšími potomky.

Export

Aktuální přehled můžete exportovat do CSV nebo XLSX. Export respektuje použité filtry a seskupení.

Oprávnění a viditelnost

Přístup k cílům se řídí uživatelskou rolí, organizační strukturou a nastavenou viditelností.

Vlastník, autor cíle a pozorovatel mají k danému cíli přístup bez ohledu na obecnou viditelnost. Nadřízený vlastníka má stejná editační práva jako vlastník; pravidlo se uplatňuje i výše v manažerské hierarchii.

Rozlišujte tři různé role u cíle:

• Majitel – osoba odpovědná za splnění cíle,
• Tvůrce – osoba, která cíl vytvořila,
• Pozorovatel – osoba, která cíl sleduje a má k němu přístup.

Tyto osoby nemusejí být totožné.

Přechod ze starého OKR/KPI modulu

Pro získání nového modulu Cíle běžte do modulu OKR/KPI a migrujte svá data do nového modulu.

Při migraci se automaticky převedou názvy, popisy, termíny, vlastníci, přílohy, komentáře a dostupné číselné hodnoty. Původní úkoly nebo Klíčové výsledky se převedou na podcíle.

Číselné výsledky se převedou na metriku Numerické. Výsledky založené na stavu se převedou na metriku Boolean.

Po migraci doporučujeme zkontrolovat:

1. Počáteční data – pokud chyběla, systém použije původní datum vytvoření cíle.
2. Hierarchii – propojte firemní, týmové a osobní cíle; ve starém modulu vazby neexistovaly.
3. Týmové cíle – podle potřeby je vytvořte, protože původní datový model je neobsahoval.
4. Viditelnost – migrace použije aktuální výchozí nastavení.
5. Pozorovatele – přidejte je ručně.
6. Kontroly – zapněte je a nastavte jejich frekvenci. Historie kontrol ani sentimentu se nepřenáší.
7. Váhy podcílů – po migraci jsou rozdělené rovnoměrně.
8. Priority – priorita původních Key Results se nepřenáší.
9. Typ metriky – cíl s původními úkoly dostane Podcíle, cíl bez nich Boolean.
10. Blokované položky – nahraďte obecný migrační důvod skutečným vysvětlením.

Pokud původní cíl neměl termín, systém nastaví datum vytvoření plus jeden měsíc. Podcíl bez termínu převezme termín rodiče. Termín podcíle, který byl pozdější než termín rodiče, se při migraci zkrátí na termín rodiče.

Máte další otázky? Obraťte se na naši zákaznickou podporu pomocí možnosti Odeslat požadavek v Centru nápovědy.