Docházka 2.0 - FAQ – Centrum nápovědy

Docházka 2.0 přináší přepracovaný způsob práce s docházkou, s jasnější strukturou, přísnějšími pravidly a plnou transparentností denních i měsíčních záznamů. Některé chování systému se může lišit od předchozí verze, zejména v oblasti úprav, validací a schvalování. Toto FAQ vysvětluje, co se změnilo, jak nový modul docházky funguje a proč jsou některé akce nyní řízené, aby bylo možné Docházku 2.0 používat bez překvapení a s plnou jistotou.

Obecně

Co je Docházka 2.0 a proč vznikla?

Docházka 2.0 je kompletně nový modul docházky napříč webem, terminálem a (brzy) i mobilní aplikací. Řeší hlavní problémy předchozího řešení: rigidní úpravy, nízkou transparentnost pro zaměstnance (chyběl jasný přehled měsíčního salda) a vysokou administrativní zátěž pro HR.

Migrace a souběh systémů

Přijdeme při přechodu o nějaká data?

Ne. Všechny stávající údaje o docházce zůstávají zachovány. Po migraci se nové záznamy vytvářejí a spravují výhradně v Docházce 2.0, staré záznamy lze stále najít ve staré docházce.

Poběží stará a nová docházka současně?

Ano, dočasně po několik měsíců. Pokud je Docházka 2.0 zapnuta:

zůstanou dostupná tlačítka staré docházky,
zároveň se zobrazí nový widget Docházky 2.0.

Tato fáze umožňuje kontrolovaný přechod.

Jakmile však přejdete na novou docházku, tlačítka a widgety ze staré docházky zmizí a zůstanou viditelné pouze ty z nové docházky.

Kdy se stará docházka přestane používat?

Teprve ve chvíli, kdy HR administrátor starý modul docházky explicitně vypne. Od tohoto okamžiku:

je dostupná pouze Docházka 2.0,
tlačítka staré docházky zmizí z domovské stránky,
všechny nové záznamy se vytvářejí pouze v Docházce 2.0.

Co se stane s aktivními příchody/odchody při vypnutí staré docházky?

Všechny aktivní události ve staré docházce jsou automaticky:

ukončeny,
znovu vytvořeny v Docházce 2.0.

Žádné rozpracované směny se neztratí.

Lze po vypnutí stále zobrazit stará data docházky?

Ano. Kalendáře i reporty historických dat zůstávají dostupné. Jsou jasně označené jako historické, s informací, že firma nyní používá Docházku 2.0 a nová data se zapisují tam.

Domovská stránka a tlačítka

Proč na domovské stránce vidím dvě sekce docházky?

Nacházíte se v migrační fázi. Staré tlačítko docházky i widget Docházky 2.0 jsou zobrazeny záměrně. Jakmile je stará docházka vypnuta, zůstane pouze widget Docházky 2.0.

Která tlačítka by měli zaměstnanci během migrace používat?

Zaměstnanci by měli postupně přecházet na akce Docházky 2.0. Oba systémy během přechodu fungují, ale pouze Docházka 2.0 reflektuje novou logiku validací, schvalování a reportingu. Důrazně doporučujeme interně zaměstnance informovat, aby nedocházelo ke zmatku.

Přehled a saldo

Jaké saldo se zobrazuje na ploše?

Dashboard zobrazuje průběžné saldo za aktuální měsíc (month-to-date), tedy rozdíl mezi plánovaným a skutečně odpracovaným časem do dnešního dne, a také celkové měsíční saldo.

Kde uvidím kompletní měsíční saldo a denní rozpis?

V sekci Docházka, která obsahuje:

denní přehled,
průběžné měsíční saldo,
celkové měsíční saldo.

Používání docházky (zaměstnanci)

Jak se přihlásím a odhlásím z práce?

Přihlášení a odhlášení je možné přes:

tlačítka na hlavní ploše (Zadat příchod / odchod),
modul Docházka,
terminál (v2).

Příchod zahájí pracovní segment od aktuálního času. Odchod ukončí aktivní pracovní segment.

Proč v timeline vidím barevné bloky?

Barvy označují různé typy docházkových segmentů:

zelená – odpracovaný čas
oranžová – přestávky
fialová – absence v práci (lékař, pochůzka apod.)
šedá – volno (dovolená, nemoc)
červená – chyba nebo chybějící záznam
šrafování – čeká na schválení

Můžu si upravovat vlastní docházku?

Záleží na nastavení firmy:

pokud HR povolí úpravy zaměstnancům, můžete navrhovat změny (přidání, úpravu nebo smazání segmentů),
pokud je zapnuto schvalování, změny zůstávají ve stavu „čeká na schválení“ a do té doby jsou uzamčené.

Můžu přidávat záznamy docházky zpětně?

Ano. Segmenty lze přidávat i zpětně, ale:

mohou podléhat schválení (dle nastavení),
manažer o nich bude informován.

Uplatní se automatické pauzy i na zpětně přidané segmenty?

Ne. Automatické pauzy se aplikují až po skončení dne (typicky po půlnoci).
U zpětně přidaných segmentů je nutné pauzy zadat ručně.

Proč je den označený jako chyba?

Nejčastější důvody:

otevřený segment bez ukončení (chybějící odchod), který pokračuje i po půlnoci,
chybějící povinná pauza (pokud je zapnutá),
nevyřešené chyby nebo neschválené změny v období blížícím se uzavření výkazu.

Úpravy a schvalování

Kdo schvaluje změny v docházce?

Existují dvě úrovně schvalování:

schvalování úprav docházky – schvaluje změny navržené zaměstnancem (typicky manažer nebo správce docházky),
schvalování timesheetu – schvaluje a uzavírá celý měsíc po jeho skončení (schvalovatel docházky).

Musím schvalovatele docházky nastavovat ručně, nebo je to automaticky manažer?

Ve výchozím nastavení je schvalování automaticky navázané na týmového manažera.

Správce docházky (schvalování úprav docházky)
– týmový manažer je automaticky schvalovatel
– lze přidat jiného či další schvalovatele v sekci Týmy
Schvalovatel timesheetu docházky (schvalování měsíčního výkazu)
– týmový manažer je automaticky schvalovatel
– lze přidat jiného či další schvalovatele v sekci Týmy

Speciální role tedy není nutné nastavovat, pokud schvalování má řešit manažer. Používají se pouze v případě, že schvalování potřebujete delegovat na někoho jiného než manažera.

Co když figuruje v jednom týmu manažer i schvalovatel docházky – dostanou žádosti oba?

Ano, oba dostanou ke schválení žádosti.

Pokud by nebyl dostupný ani manažer, ani žádný schvalovatel docházky, žádost automaticky přechází na HR admina.

Jak jsou manažeři informováni o žádostech ke schválení?

Notifikace chodí e-mailem a/nebo v aplikaci. Neexistuje zatím centrální inbox pouze pro schvalování docházky.

Lze uzavřít měsíc, i když obsahuje nevyřešené položky nebo chyby?

Ne všechny nevyřešené položky se chovají stejně.

Jediná položka, kterou lze akceptovat bez opravy, je záporné saldo.

Všechny ostatní chyby (např. chybějící odchod, neplatné segmenty, překryvy apod.) musí být vyřešeny týmovým manažerem, než systém umožní měsíc uzavřít.

Pokud se manažer rozhodne chybu „akceptovat tak, jak je“, musí:

otevřít daný segment pomocí ikony úprav,
znovu ho uložit bez provedení jakýchkoli změn.

Tím systém výslovně potvrdí daný segment a umožní ho považovat za vyřešený pro účely uzavření měsíce.

Co se stane, když je moje změna zamítnuta?

Původní stav docházky zůstane zachován. Navržená změna se neprovede.

Kdy je měsíc „uzavřený“?

Po schválení timesheetu. Po uzavření:

zaměstnanci nemohou měsíc upravovat,
manažeři ho nemohou měnit,
HR administrátoři mohou schválení přepsat nebo měsíc znovu otevřít (dostupné v dalším updatu).

Pravidla a validace

Proč systém automaticky rozdělil nebo zkrátil segmenty?

Docházka 2.0 striktně vynucuje pravidlo bez překryvů. Pokud nový segment koliduje s existujícími, systém ho automaticky upraví tak, aby každá minuta patřila právě jednomu segmentu.

Můžu vytvářet překrývající se segmenty?

Ne. Překryvy nejsou povoleny. Segmenty, které na sebe pouze navazují (např. 12:00–13:00 a 13:00–17:00), jsou v pořádku.

Jedinou výjimkou je absence typu Volno (např. dovolená). Pokud má zaměstnanec zadané volno, ale rozhodne se v daný den a čas pracovat, absence se nezkracuje. Odpracovaný čas se zobrazí jako zelený segment vizuálně překrytý přes šedý blok absence, aby bylo jasně vidět, že zaměstnanec pracoval během plánovaného volna.

Co když pracuji přes půlnoc?

Segmenty přes půlnoc se automaticky rozdělí na dva denní záznamy. Každý den se zpracovává samostatně v rozsahu 00:00–24:00.

Automatické přestávky

Proč se mi automaticky přidává obědová pauza?

Protože HR zapnulo automatické přestávky. Systém přidává předdefinované pauzy podle nastavení pracovní doby a zobrazuje je jako oranžové bloky.

Přidává se automatická pauza při home office nebo služební cestě?

Ne. Automatické pauzy se nepřidávají k aktivitám typu Home office nebo Business trip.

Co když si pauzu zadám ručně?

Manuální pauza má přednost a upraví automatickou.

Kdy se automatické pauzy aplikují?

Až po skončení dne, nikoliv v reálném čase během dne. Obědová přestávka se přidává k následujícímu dni, nikoli zpětně.

Jak funguje automatická obědová pauza při návratu z oběda?

Pokud je zapnutá automatická obědová pauza:

zaměstnanec nemusí zadávat odchod, když jde na oběd,
systém automaticky vloží segment pauzy,
při návratu z oběda je ale nutné zadat příchod, aby mohl začít nový segment „V práci“.

Bez tohoto příchodu se pracovní segment znovu neotevře.

Absence a aktivity

Jaký je rozdíl mezi absencí „V práci“ a „Volno“?

Absence typu V práci (např. lékař) lze propojit s docházkou a podle nastavení je možné je upravovat z modulu Docházka.
Absence typu Volno (např. dovolená, nemoc) snižují fond pracovní doby a v docházce jsou pouze informativní, nelze je zde upravovat.

Jak fungují absence s fondem v dnech a jak se počítají?

Absence s fondem v dnech (např. dovolená vedená na dny) nejsou přímo propojené s docházkou stejným způsobem jako např. lékař.

Zobrazují se v timeline Docházky (stejně jako dovolená),
nelze je zadávat přímo z Docházky,
segmenty docházky se kvůli nim nezkracují ani neupravují, pokud se zaměstnanec rozhodne v daný den pracovat,
neovlivňují strukturu segmentů, ale jejich hodiny se započítávají do položky „Celkem odpracováno“, aby měsíční saldo zůstalo správné.

Můžu upravovat navázané aktivity (Home office / Business trip) z docházky?

Ne. Navázané aktivity nelze upravovat přímo z modulu Docházka. Čas strávený na těchto aktivitách se ale započítává jako odpracovaný čas.

Lze zadávat absence mimo pracovní dobu z aktivní docházky?

Ano, ale pouze hodinové absence (např. lékař, pochůzka). Ty lze zadávat mimo běžnou pracovní dobu stejně jako dnes z modulu Absence.

Jiné typy absencí mimo pracovní dobu zadávat nelze.

Terminál (Docházkový terminál v2)

Používá se starý terminál?

Ne. Docházka 2.0 používá nový terminál (v2) s aktualizovanou logikou a lepším auditem. Pokud je Docházka 2.0 zapnuta, starý terminál zobrazuje informaci s tlačítkem pro přechod na nový terminál.

Je nutné terminály znovu nastavovat?

Ne. Existující nastavení terminálů (název, lokace) se znovu použijí nebo namapují automaticky. Automaticky vám po migraci vygenerujeme nové přihlašovací PINy.

Jak se uživatelé přihlašují k terminálu?

první přihlášení: unikátní 6místný PIN nebo master karta
zamknutí / odemknutí: unikátní 4místný PIN pro každý terminál ve firmě

Manažeři a týmy

Co vidí manažer za tým?

Speciální přehled:

aktuální docházku,
absence,
Home office a Business trip.

Může manažer upravovat docházku týmu?

Ano. A změny jsou automaticky schválené.

Reporting (Custom reporty v1.1)

Lze data z Docházky 2.0 použít v Custom reportech?

Ano. Custom reporty v1.1 přidávají datový zdroj Docházka, podporují export do XLSX a obsahují řadu UI vylepšení, například fixované sloupce se jménem nebo lepší filtrování dostupných a chybějících dat.

Proč v reportech nevidím některá data?