Nel modulo Documenti puoi caricare contratti e documenti privati nell’applicazione, a livello di azienda o team, oppure crearli facilmente dai modelli preimpostati.
L'applicazione consente la gestione dei documenti agli utenti con il ruolo di Proprietario, Amministratore o agli utenti regolari con il ruolo aggiuntivo di Gestore di documenti. Consulta qui una panoramica dettagliata dei ruoli.
Vediamo come impostare i documenti passo dopo passo:
Contenuto:
Impostazioni iniziali dei documenti
Le impostazioni si suddividono in tre sezioni principali: Cartelle, Approvazioni e Notifiche.
Cartelle
Per una migliore organizzazione dei documenti, potresti volerli suddividere in cartelle specifiche. Qui è possibile creare tutte le cartelle necessarie. È sufficiente fare clic su + Aggiungi cartella e assegnarle un nome.
Quando crei una cartella, puoi aggiungere una descrizione (ad esempio, “Questi documenti sono confidenziali”) o concedere i diritti di SOLO VISIONE a determinati utenti. Questo può essere utile quando, ad esempio, i team manager vogliono visualizzare i documenti dei membri del loro team.
Approvazioni
Attiva questa funzione per richiedere l'approvazione manuale di tutti i documenti caricati. Se desideri che gli amministratori e i responsabili degli utenti approvino i documenti, abilita l'opzione corrispondente.
Notifiche
Nella sezione Notifiche, puoi impostare promemoria per i destinatari del documento, così potranno ricordarsi di leggerlo o firmarlo. Inoltre, puoi anche configurare una notifica per gli amministratori prima della scadenza del documento.
Puoi anche scegliere il momento esatto in cui far apparire la notifica.
Creazione di un modello di documento
Puoi creare facilmente un modello di documento con campi di riempimento automatico per preparare rapidamente i documenti basati su modelli predefiniti.
Per farlo, vai al modulo Documenti, seleziona Modelli nell'angolo in alto a destra e clicca su + Aggiungi nuovo modello per aprire l’editor.
Inizia dando un nome al tuo modello, poi prosegui con l’editor per creare il testo.
- importalo da Word
- incolla un testo copiato
- scrivilo direttamente nell'editor
Dopo aver inserito il testo nell'editor, è il momento di aggiungere i segnaposto. Questi sono punti designati nel documento dove verranno inseriti automaticamente i dati dal profilo degli utenti (come nomi, indirizzi, ecc.).
Puoi aggiungere non solo i dati dell’utente, ma anche segnaposto aziendali o altre informazioni come la data odierna.
Una volta impostato tutto, prima di salvare il modello, definisci l’ordine delle firme: questo determinerà la sequenza con cui il documento dovrà essere firmato e chi dovrà firmarlo per primo.
Trascina e rilascia i firmatari per decidere chi firma per primo e chi sarà l’ultimo.
E il gioco è fatto! Come ultimo passo, salva il modello ed è pronto per essere usato nella creazione dei documenti!
Come creare un documento dal modello
Puoi creare un nuovo documento direttamente da un modello già creato. Accedi al modulo Documenti e clicca su + Aggiungi un nuovo documento nell’angolo in alto a destra. Poi vai alla sezione Crea documento da modello.
Nel passaggio successivo, seleziona dall’elenco il modello che vuoi usare.
Troverai diversi campi da compilare e opzioni da scegliere. Vediamoli più da vicino!
Nome: assegna un nome al documento.
Tag: aggiungi un tag per aiutarti a filtrare i documenti in seguito (ad esempio, NDA).
Cartella: scegli la cartella in cui archiviare il documento (ad esempio, la cartella NDA).
È privato: il documento può essere inviato all’email privata dell’utente. Attiva il pulsante se vuoi che venga consegnato in questo modo.
Singolo destinatario o più utenti: crea un documento per un solo utente o più documenti separati per utenti multipli. Seleziona più utenti per generare un documento distinto per ciascuno di loro.
Parti coinvolte- Dipendente, Project Manager o QUALSIASI altra parte: questi campi appariranno esattamente come li hai definiti nel modello. Ad esempio, potresti avere un solo Destinatario o più parti coinvolte come Dipendente, Manager, CEO… Qui scegli gli utenti che devono ricevere il documento.
Mostra anteprima: visualizza l’anteprima del documento finito.
Scarica PDF: scarica il documento in formato PDF.
Tipo di conferma:
- Non richiesto - nessuna conferma necessaria.
- Conferma di lettura - l'utente deve confermare di aver letto il documento, ma non deve firmarlo.
- Richiesta di firma: l’utente deve firmare effettivamente il documento.
Termine ultimo: imposta la data entro cui il documento deve essere letto o firmato.
Data di scadenza: specifica la data in cui il documento scadrà.
Designazione/versione: utilizza versioni diverse per i documenti, se necessario.
Messaggio di accompagnamento: aggiungi un messaggio per gli utenti che riceveranno il documento.
Come ultimo passo, carica il documento e, così facendo, gli utenti selezionati lo riceveranno automaticamente.
Come caricare un documento
Se non vuoi usare i modelli, puoi caricare direttamente un documento in formato PDF. Accedi al modulo Documenti, clicca su + Aggiungi un nuovo documento nell'angolo in alto a destra e poi vai alla sezione Carica documento.
Hai tre opzioni!
Carica documento aziendale
Usa questo tipo di documento per condividere file con tutta l'azienda, come politiche, linee guida, ecc.
Ecco cosa fare:
- Assegna un nome al documento.
- Aggiungi i tag e seleziona la cartella giusta.
- Carica il documento.
- Decidi se deve essere inviato alle email private degli utenti.
Il documento aziendale può essere inviato all’intera azienda o solo a un team specifico.
Se il documento richiede una conferma, puoi impostare un termine massimo entro cui gli utenti devono leggerlo/firmarlo e decidere se i nuovi dipendenti lo riceveranno automaticamente quando entrano in azienda.
Carica documento singolo utente
Usa questo tipo per caricare un documento per un dipendente specifico.
Puoi anche aggiungere un altro utente che deve firmarlo (ad esempio, nel caso di un contratto di lavoro, potrebbe essere il CEO) o persino un utente esterno.
Se devi inviare un documento a un utente esterno, inserisci i suoi dettagli:
✔️ Nome
✔️ Indirizzo email
✔️ Numero di telefono
✔️ Lingua per la comunicazione
A parte questo, il processo è praticamente lo stesso di sopra:
- Dai un nome al documento.
- Aggiungi i tag e scegli la cartella.
- Carica il documento.
- Definisci se deve essere inviato all'email privata dell'utente.
- Imposta una data di scadenza e scegli se l’utente deve confermarlo.
Caricamento in massa di documenti per utente
Se devi caricare più documenti contemporaneamente, usa il caricamento in massa.
📌 Basta fare clic per selezionare i file dalla cartella oppure trascinarli direttamente nell’app.
Una volta caricati, puoi modificare i nomi, aggiungere tag, assegnare un destinatario, scegliere la cartella e impostare una data di scadenza.
Nella prima riga dei campi, puoi impostare facilmente i parametri per tutti i documenti caricati. Clicca su Applica e le modifiche verranno applicate a tutti i file.
🔹 Esempio: Se vuoi che tutti i documenti si chiamino "Contratto di lavoro", inserisci questo nome nel primo campo e clicca su Applica.
Poi basta aggiornare tutti i dettagli necessari e caricare i documenti nei profili degli utenti.
Panoramica dei documenti
Nella sezione Gestione dei documenti, puoi visualizzare i dettagli di tutti i documenti e cartelle, così da navigare facilmente nelle sezioni pertinenti.
Per una ricerca più veloce, usa i filtri e trova i documenti in base a:
📌 Titolo
📌 Versione
📌 Data di scadenza
📌 Destinatario
📌 Proprietario del documento
📌 …e molto altro!
Puoi anche accedere rapidamente ai documenti archiviati selezionando il filtro "Solo archiviati".
Se apri il dettaglio del documento, potrai controllare tutte le informazioni, comprese le conferme.
Nella sezione Conferme, puoi vedere se il documento è stato letto o firmato e scaricare le firme direttamente da lì.
📌 Una volta firmato il documento, verrà generato un certificato.
Se vuoi sapere di più su come firmare un documento come utente, clicca QUI.
Se sei interessato alla firma elettronica, alla sua validità e sicurezza, trovi tutto QUI.
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