Pro Administrátory

  • Práce s modulem Dokumenty

    V rámci modulu Dokumenty můžete jednoduše do aplikace nahrávat smlouvy, celofiremní dokumenty nebo je snadno vytvořit z předpřipravených šablon.

    Aplikace umožňuje spravovat dokumenty uživatelům s rolí Vlastník, Administrátor nebo běžným uživatelům s dodatečnou rolí Správce dokumentů. Podrobný přehled rolí naleznete zde.

     

    Pojďme se podívat, jak nastavit dokumenty krok za krokem:

    Obsah:

    Základní nastavení dokumentů

     

    Nejprve otevřete modul Dokumenty v sekci Společnost. Následně v pravém horním rohu můžete přejít do Nastavení. Zde můžete nastavit základní konfiguraci a požadované nastavení dokumentů.

     



    Nastavení je rozděleno do tří hlavních sekcí: Složky, Schválení a Oznámení.

    Složky
    Pro lepší přehled o dokumentech si je můžete roztřídit do specifických složek. Zde můžete vytvořit libovolný počet složek podle potřeby. Stačí kliknout na + Přidat složku a pojmenovat ji.

     

    When creating the folder, you can put a description to the folder (e.g. These documents are confidental) or grant an READ ONLY rights to some user. You can find this useful for example when the Team Managers would like to see documents for their team members.

    Při vytváření složky můžete přidat její popis (např. „Tyto dokumenty jsou důvěrné“) nebo určit uživatelům práva pouze pro ČTENÍ. To může být užitečné například v případě, kdy vedoucí týmů chtějí vidět dokumenty svých členů.

     

     

    Schválení

    Tuto funkcionalitu lze využít pro schvalování všech nahraných dokumentů. Pokud potřebujete, aby administrátoři a manažeři uživatelů schvalovali dokumenty, můžete tuto možnost zapnout.

     

    Oznámení

    V sekci Oznámení můžete nastavit připomenutí pro příjemce dokumentů, aby je přečetli nebo podepsali. Kromě toho můžete nastavit upozornění pro administrátory před vypršením platnosti dokumentu.

     

    Také si můžete zvolit, kdy je ten správný čas, aby notifikace k příjemci dorazila.

     

    👈 Zpět k obsahu

     

    Vytvoření šablony dokumentu

    Můžete si snadno vytvořit šablonu dokumentu s polemi, které automaticky vyplňovanými požadované informace o uživateli, což vám umožní rychle připravit dokumenty podle přednastavených šablon.

    Pro vytvoření šablony přejděte do modulu Dokumenty, klikněte na Šablony v pravém horním rohu a poté vyberte + Přidat novou šablonu, čímž otevřete editor nové šablony.


    Začněte pojmenováním své šablony a poté pokračujte do editoru, kde vytvoříte text dokumentu.

    .
     
    Text můžete editovat pomocí nástrojů podobných těm ve Wordu. Existují tři způsoby, jak text vložit:
     
    • nechat AI vygenerovat vzor dokumentu pro vás
    • importovat z Wordu
    • vložit zkopírovaný text
    • vepsat text přímo do editoru

    Vytvoření šablony dokumentu pomocí AI

    Nahrání dokumentu přímo z Wordu

    Chcete-li importovat soubor z Wordu, klikněte na 'Soubor' v horním panelu editoru a vyberte možnost Importovat z Wordu. Poté můžete šablonu také exportovat do PDF nebo Wordu.
     
    Přidání proměnných
     
    Jakmile je text vložen do editoru, můžete přidat proměnná políčka, která slouží jako místa pro automatické vložení dat z uživatelského profilu (např. jména, adresy apod.).
     
    Kliknutím do textu a následným výběrem typu zástupného znaku na pravé straně určíte, kde by se v textu měla data zobrazit.
     

    Pokud by šablona měla obsahovat více zástupců a podpisových stran, můžete snadno přednastavit zástupné znaky pro každého podepisujícího a urychlit tak práci s dokumenty. K tomu stačí otevřít sekci 'Proměnné' na pravé straně.

    Pojmenujte prvního příjemce, například Zaměstnanec, a poté přidejte libovolný počet dalších stran.

    Příklad: Připravujeme šablonu, která obvykle vyžaduje podpisy zaměstnance, jeho manažera a jednatele společnosti. Proto do šablony zahrneme proměnné pro všechny tři strany. Později, při vytváření konkrétního dokumentu ze šablony, jednoduše vybereme zástupce těchto rolí, aby se jejich údaje automaticky doplnily do dokumentu.

    Do šablony můžete přidat nejen uživatelské údaje, ale také proměnné znaky pro společnost nebo jiná data, například dnešní datum.

    Jakmile máte vše nastaveno, před uložením šablony můžete také definovat pořadí podpisů. Tím určíte sekvenci podpisů a kdo by měl dokument podepsat jako první.

    Jednoduše tažením přetáhněte podepisující, abyste určili, kdo bude podepisovat jako první a kdo podepíše dokument jako poslední.

     

    A to je vše! Jako poslední krok uložte šablonu, aby byla připravena k použití pro vytváření dokumentů.

    👈 Zpět k obsahu 

     

    Jak vytvořit dokument ze šablony

    Vytvořte jednoduše nový dokument přímo z dříve vytvořené šablony. Přejděte do modulu Dokumenty a klikněte na + Přidat nový dokument v pravém horním rohu. Poté přejděte do sekce Vytvořit dokument ze šablony.

    V dalším kroku vyberte šablonu, kterou chcete použít, ze seznamu dostupných šablon.

    Je potřeba vyplnit několik polí nebo vybrat různé možnosti. Pojďme se na to podívat podrobněji!

     

    Název: Pojmenujte dokument (např. NDA - PMO Team (Maria Quancia)).

    Štítky: Přidejte štítky pro snadnější filtrování dokumentů (např. NDA tag).

    Složka: Dokument můžete ihned zařadit do správné složky (např. složka NDA).

    Je soukromý: Dokument může být odeslán na soukromý e-mail uživatele – stačí tuto možnost aktivovat.

    Jediný příjemce vs. Více uživatelů: Můžete buď vytvořit jeden dokument pro jednoho uživatele, nebo sadu dokumentů najednou pro více uživatelů. Pokud vyberete více uživatelů, systém automaticky vytvoří samostatný dokument pro každého z nich.

    Podepisující – Zaměstnanec, manažer, jednatel nebo jiná strana: Tato pole se zobrazí přesně tak, jak jste je definovali při vytváření šablony (např. může to být pouze jeden příjemce nebo Zaměstnanec, Manažer, Jednatel atd.). Zde vyberete konkrétní uživatele, kteří by měli dokument obdržet.

    Zobrazit náhled: Zobrazte si náhled finálního dokumentu.

    Stáhnout PDF: Stáhněte dokument jako PDF.

    Typ potvrzení:

    • Nevyžaduje: Uživatel nemusí nic potvrzovat.
    • Potvrzení přečtením: Uživatel musí pouze potvrdit, že dokument přečetl, ale nepodepisuje ho.
    • Žádost o podpis: Uživatel musí dokument podepsat.

    Termín deadline: Datum, do kdy musí být dokument přečten/podepsán.

    Datum expirace: Datum, kdy dokument přestane platit.

    Označení/verze: Možnost správy verzí dokumentu.

    Doprovodná zpráva: Zpráva pro uživatele, kteří dokument obdrží.

     

    Jakmile máte vše nastaveno, ale přesto byste chtěli něco změnit/editovat v samotném dokumentu, zvolte možnos 'Zobrazit náhled' a následně 'Upravit obsah'.

     

    Poté můžete obsah ještě manuálně upravit.

    POZOR! Jakmile obsah upravíte, poté je dokument připraven k odeslání. Vyhněte se kliknutí na 'Zrušit úpravu', tím by Vám veškeré upravy zmizely.

    A jako poslední krok jednoduše nahrajte dokument – tímto způsobem jej vybraní uživatelé obdrží.

    👈 Zpět k obsahu 

     

    Jak nahrát dokument

    Pokud nechcete používat šablony, můžete nahrát dokument ve formátu PDF. Přejděte do modulu Dokumenty, klikněte na + Přidat nový dokument v pravém horním rohu.

     

    Pozor: Mějte na paměti, že můžete nahrávat pouze PDF, PNG, JPEG a další uzavřené formáty. Důvod je jednoduchý – chceme zamezit, aby uživatelé mohli při podepisování dokument upravovat nebo měnit jeho obsah!

     

    Na výběr budete mít ze tří možností.

     

    Nahrajte dokument pro celou společnost

    Tento typ můžete použít pro sdílení celofiremních dokumentů, jako jsou například směrnice apod. Stačí pojmenovat dokument, přidat štítky, vybrat složku, nahrát soubor a určit, zda by měl být odeslán na soukromé e-maily uživatelů.

     

    Celofiremní dokument může být odeslán celé společnosti nebo pouze vybranému týmu.

    Pokud dokument vyžaduje potvrzení, můžete nastavit maximální počet dní, do kdy musí být dokument přečten nebo podepsán a také automatické odeslání novým zaměstnancům, kteří se připojí ke společnosti v průběhu.

     

    Nahrajte dokument pro jednoho uživatele

    Tento typ použijte pro nahrání dokumentu pro konkrétního zaměstnance. V dokumentu můžete přidat dalšího uživatele, který by měl dokument podepsat (např. u pracovní smlouvy to může být CEO). Dokument lze také odeslat externímu uživateli – stačí vyplnit jeho jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a zvolit jazyk komunikace.

     

    Proces je téměř stejný jako u celofiremních dokumentů:

    1. Pojmenujte dokument.
    2. Přidejte štítky a vyberte složku.
    3. Nahrajte dokument.
    4. Určete, zda má být odeslán na soukromý e-mail uživatele.
    5. Nastavte datum expirace a potvrzení uživatelem (pokud je vyžadováno).

     

    Hromadné nahrávání dokumentů pro uživatele

    Pokud potřebujete nahrát více dokumentů najednou, použijte hromadné nahrávání. Stačí kliknout pro výběr souborů z vaší složky nebo jednoduše přetáhnout dokumenty do okna.

     

     

    Jakmile jsou dokumenty nahrány, můžete upravit jejich názvy, přidat štítky, přiřadit příjemce, vybrat složku a nastavit datum expirace.

     

    V prvním řádku polí můžete jednoduše nastavit parametry pro všechny nahrané dokumenty najednou. Stačí je vyplnit a kliknout na Použít (Apply), čímž se změny automaticky aplikují na všechny dokumenty.

    Například: Pokud chcete, aby všechny dokumenty nesly název "Pracovní smlouva", stačí tento název zadat do prvního pole a kliknout na Použít.

     

     

    Poté stačí aktualizovat všechny potřebné údaje a nahrát dokumenty do profilů uživatelů.

    👈 Zpět k obsahu

     

    Přehled dokumentů

    V sekci Dokumenty můžete vidět přehled všech dokumentů i všech složek, což vám umožní se snadno dostat k dokumentům, které chcete zobrazit.

     

    Pro lepší navigaci použijte filtry a vyhledejte dokument podle názvu, verze, data expirace, příjemce, vlastníka dokumentu a dalších kritérií.

    Chcete-li zobrazit archivované dokumenty, stačí filtrovat podle 'Pouze archivováno'.

     

    Pokud otevřete detail dokumentu, můžete zobrazit všechny informace, včetně potvrzení.

     

     

    V sekci Potvrzení můžete zjistit, zda byl dokument podepsán/přečten, nebo ne, a také si odtud stáhnout podpisy.

     

    Once the document is signed, it generates the Certificate. More details on how to Sign the document as a user can be found HERE. And if you are interested more in electronic signatures, its validity and securty, please navigate HERE.

     

    Jakmile je dokument podepsán, můžete si vygenerovat Certifikát.

    📌 Více informací:

    • Jak podepsat dokument jako uživatel najdete ZDE.
    • Pokud vás zajímá více o elektronických podpisech, jejich platnosti a zabezpečení, přejděte ZDE.

    👈 Zpět k obsahu