Individuální i hromadné nastavení možností čerpání absencí.👇
Události absencí k čerpání každému uživateli nastavujete v Uživatelé / Seznam a správa / Karta uživatele (záložka Přehled absencí). Kliknete na /skryt%20nastaveni%20absence.png?width=200&name=skryt%20nastaveni%20absence.png)
.
V nabídce se automaticky zobrazí všechny absence, které jsou aktivní. Dále je nutné nastavit, zda událost má podléhat schválení jeho manažera. To lze nastavit kliknutím na “check box” v dalším sloupečku s názvem "Nutné schválení".
Toto nastavení lze provést i hromadně ⬇️
Hromadné úpravy zůstatků provedete v Nastavení / Hromadné nastavení absencí.
Vysvětlení jednotlivých pojmů:
POZOR: Změnit velikost fondu u již vytvořené absence nelze. Změnila by se tím také historická data v reportech a na dalších místech v aplikaci. Jak v takovém případě postupovat, si můžete přečíst zde.
Příklad: V situaci, kdy jste jako firma přistoupili ke Sloneekovi během roku, a Vaši zaměstnanci tou dobou již mají nějaké události vyčerpané. V takovém případě máte dvě možnosti. Buď jim všechny události, které vyčerpali, zapíšete přes kalendář (tedy de facto zadáte události zpětně), nebo se spokojíte s tím, že právě do tohoto sloupečku zapíšete, kolik již mají vyčerpáno. První varianta je pracná, ale dá Vám při celoročním pohledu informaci o čerpání všech událostí, druhá varianta je rychlá, ale musíte počítat s tím, že v první části roku, kdy jste jako firma ještě Sloneeka nepoužívali, události nejsou v kalendáři. Zákazníkům téměř vždy doporučujeme tu rychlejší variantu.
Na konci roku se s jednotlivými položkami v nastavení absencí každého jednotlivého uživatele stane toto:
Přehledně a hromadně nastavíte zůstatky a nároky na kartě Hromadné nastavení absencí v Nastavení / Hromadné nastavení absencí. Viz výše.
Pokud potřebujete jako administrátor zadat dovolenou jinému uživateli, postupujte následovně:
U události dovolené, která se čerpá v České republice nově po hodinách, může dojít k situaci, kdy je zapotřebí vyčerpat menší časovou jednotku, než je den nebo půlden.
Na modelovém příkladu si řešení projdeme ve dvou jednoduchých krocích:
Paní Nováková má s ohledem na nastavení pracovní doby nárok na roční fond dovolené ve výši 92 hodin. Protože ve firmě končí v polovině roku, je tento nárok zkrácen (pro účely příkladu) na 46 hodin. Tento rok již vyčerpala na dovolené 40 hodin. 6 hodiny zbývá. Ovšem vaše nastavení události absence (Dovolená) je nastavené na čerpání po dnech a půldnech.
1.krok
V nastavení událostí absencí (Nastavení / Absence) vytvoříte událost pro dočerpávání dovolené. Nastavíte typ VOLNO, po hodinách a s ročním fondem. Uložíte.
2.krok
Jděte do Karty uživatele (paní Nováková) v Uživatelé / Seznam uživatelů. V záložce Přehled absencí / Nastavení pro absence, najděte událost dovolené, kterou paní Nováková čerpala a ve které zůstává nevyčerpaných 6 hodin.
Do sloupce Vyčerpáno napište hodnotu "6". Tím je celý fond pro původní událost dovolené vyčerpán.
Na stejném místě najděte událost k dočerpání dovolené. Nejprve ji povolte zatržením "check boxu".
Následně do sloupce Fond pro tento rok vepište hodnotu "6". Tím jste převedli zůstatek a ten je připraven k dočerpání "po hodinách".
Pokud potřebujete provést hromadnou úpravu zůstatků, doporučujeme ji provádět přes Nastavení / Hromadné nastavení absencí.
Akruální nároky na dovolenou nebo jiný typ nepřítomnosti fungují jako 'banka'. Zaměstnanec musí pracovat, aby si vydělal fond dovolené. Jakmile nasbírá dostatek fondu dovolené, může jej čerpat.
Podívejme se, jak a kde nastavit tyto akruální nároky!
Tato možnost je dostupná v sekci Nastavení / Absence.
V sekci Absence můžete přidat nový nárok absence podle země a zvolit, jaká by měla být periodicita. Pokud chcete, aby nároky fungovaly pro konkrétního uživatele, stačí definovat jeho zemi působnosti.
Například: Giuseppeho země působnosti je Itálie, proto jako zemi zvolíme Itálii a tento typ absence mu povolíme k užívání.
Akruální principy se řídí dle následujících parametrů:
Nakonec stačí nastavit typy absencí a povolit uživatelům je využívat. Více informací jak na to, naleznete zde.
V Nastavení / Absence si nastavte typy absencí, které mají být k dispozici pro Vaši společnost.
Screenshot výše představuje tabulku všech dostupných událostí absence. Odtud můžete vytvořit novou absenci kliknutím na tlačítko /button_Pridat.png?width=60&name=button_Pridat.png)
vpravo nahoře nebo editovat stávající absenci kliknutím na ikonku tužky v odpovídajícím řádku absencí.
Obě obrazovky - vytvoření i editace - vypadají prakticky identicky.
POZOR: U jednou vytvořené absence již nelze po uložení měnit časovou jednotku čerpání ani roční fond. Více informací najdete v tomto článku.
Parametry absence
Pozor: Absence a Příchody a odchody jsou dva samostatné moduly. Pokud si zaměstnanec zadá absenci typu V práci (např. lékař) a zároveň zaznamenáváte docházku pomocí příchodů a odchodů, v den, kdy zaměstnanec k lékaři odchází, by si měl tento odchod "odpípnout". Podobně, když se od lékaře vrací, si zase zadá příchod.
Díky tomu nenastanou nesrovnalosti v reportech u salda, neboť saldo se počítá čistě na základě zaznamenaných hodin podle příchodů a odchodů. U absencí typu Volno není potřeba nic zadávat.
Nemocenskou nebo OČR (Ošetřování člena rodiny) nastavíte jako událost VOLNO, časovou jednotkou jsou Dny a půldny. Zaškrtnete Zdravotní důvody.
Přehled mechanizmů nastavení a čerpání událostí absencí najdete pod odkazem ZDE.
Přejít na nastavení absencí uživatelům 
.
Přehledně zobrazený mechanismus čerpání absencí najdete zde.
Pracovní dobu (úvazek) vytvoříte a nastavíte v Nastavení / Úvazky a typy spolupráce.
Pracovní doba určuje, kdy má zaměstnanec pracovat. Lze ji definovat buď pomocí opakujícího se týdenního cyklu, který nejlépe vystihuje pracovní dobu klasických kancelářských profesí pracujících od pondělí do pátku, nebo ji lze definovat pro každý konkrétní den v roce. Toto roční nastavení je vhodné pro definici pracovní doby zaměstnanců s nepravidelnou pracovní dobou (např. pracuje každé pondělí každý sudý týden), nebo pro zaměstnance s velmi dynamickým plánováním pracovní doby (např. lékařské profese).
Nastavení číselníku Pracovní doba
V sekci Nastavení / Úvazky a typy spolupráce jsou všechny dostupné číselníky pracovní doby, které lze následně přiřadit uživatelům. Jako první krok při konfiguraci modulu Absence je dobré projít stávající číselníky, a případně si vytvořit vlastní, pokud Vám nevyhovují číselníky dodávané v rámci aplikace:
Kliknutím na ikonku s tužkou u zvoleného číselníku, případně kliknutím na tlačítko PŘIDAT se dostanete do editace číselníku. Obě varianty - vytvoření nového nebo editace stávajícího číselníku vypadají prakticky identicky.
Horní sekce Nastavení pracovní doby obsahuje základní nastavení - název, překlady do světových jazyků, přepínač mezi aktivní / neaktivní událostí (neaktivní událost není možné čerpat), barvu a typ. Jak jsme zmínili v úvodu, číselník Pracovní doba může být dvojího typu - týdenní nebo roční.
V jejím rámci je možné definovat, které dny v týdnu (pondělí až neděle) jsou považovány za pracovní, a dále se zde definuje konkrétní časy začátků směn a pauz.
Tento typ pracovní doby je vhodný pro takové zaměstnance, kteří chodí do práce pravidelně, a tato pravidelnost se dá definovat na týdenním cyklu. Jakákoliv jiná definice pracovní doby vyžaduje použití druhého - ročního - způsobu.
V druhé polovině obrazovky "Nastavení týdenní pracovní doby" je definice konkrétních časů a pracovních dní. Ta se dá buď nastavit přímo na této obrazovce, ale protože tabulka obsahuje zhruba dvacet sloupců, je praktičtější si ji zvětšit na celou obrazovku - kliknutím na ikonku 
vedle tlačítka 
. Po kliknutí na toto tlačítko lze pracovat na velké ploše.
Zde projděte všechny sloupce a nadefinujte pracovní dobu. Pro zjednodušení práce jsou vpravo nahoře tlačítka pro rychlé akce:
POZOR: Nezapomeňte časy pracovní doby uložit!
Roční pracovní doba používá velmi podobné principy jako týdenní pracovní doba. Podstatný rozdíl je v tom, že zde není žádné opakování, jako je v týdenní době. V roční definici jednoduše pro každý konkrétní den v roce definujete konkrétní pracovní dobu. Můžete mít tedy naprosto individualizovanou pracovní dobu, která již bere ohled i na státní svátky a víkendy.
Podstatný rozdíl oproti týdennímu cyklu je v tom, jak aplikace počítá se státními svátky. Na týdenním cyklu není pochopitelně jasné, zda v konkrétní den bude státní svátek. V případě uživatele, který má týdenní pracovní dobu, pracuje pondělí až pátek, a vyskytne se například ve středu státní svátek, tak i když má středy jako pracovní, Sloneek v týdenní definici vezme středu se státním svátkem jako den pracovního klidu. Ovšem v případě roční definice se počítá s tím, že plánovač, který definuje pracovní dobu, vidí, že v daný konkrétní den (v našem případě ve středu) je státní svátek, a bere se to tak, že pokud i tak uživateli naplánuje do tohoto dne směnu, tak jí jednoduše má mít!
Pro editaci časů pracovní doby i v případě roční definice klikněte na ikonku "Zvětšení na celou plochu", která je vedle tlačítka . Na této velké ploše nastavte pro každý jednotlivý den konkrétní časy směny.
Zde máte možnost vyfiltrovat dny podle různých kritérií, například si můžete vyfiltrovat jen pondělky (je to den s pořadovým číslem 1), nebo všechny sudé týdny, atd. Jakmile si vyfiltrujete dny, které chcete hromadně nastavit, vyberte je kliknutím na checkboxy vlevo, a takto vybrané dny editujte kliknutím na tlačítko VLASTNÍ vpravo nahoře. Otevře se Vám okno, ve kterém nastavte všechny časy, a kliknutím na ULOŽIT dojde k propsání těchto nastavených časů do všech vybraných dní.
De facto tak můžete velice rychle nastavit relativně častěji se opakující vzorce do více dní najednou. Můžete tím ušetřit obrovské množství času, protože nebudete muset procházet všechny dni jeden po druhém a nastavovat je po jednom.
Nyní máte nastavené číselníky Pracovní doby, které můžete nastavit konkrétním uživatelům aplikace.
Tip: Všimnout jste si mohli také typu spolupráce s názvem Empty. Tuto formu spolupráce můžete využít u těch uživatelů, kteří nejsou zaměstnanci a nemají standardní pracovní dobu, nečerpají absence a sledujete u nich jen to, kolik reálně vykáží odpracovaného času přes aktivity.
Pracovní dobu přiřadíte konkrétnímu uživateli na Kartě uživatele, v záložce Typ spolupráce a finanční podmínky. Její trvání nastavíte buď na dobu určitou nebo neurčitou.
Na co si dát pozor:
Sloneek v návaznosti na jednotlivé uživatelské role rozesílá přehledové výpisy Měsíční přehled pro uživatelskou roli User, Týdenní přehled pro uživatelskou roli Manažer a Měsíční přehled pro uživatelskou roli Admin.
Přehled je rozesílán ráno první den v měsíci. V přehledu najdete:
Do emailového oznámení bylo přidáno nové upozornění na typ oznámení Výročí a Datum. Oznámení se odesílá 7 dní před datem, které je uvedeno v profilu uživatele.
Podrobný obsah souhrnů včetně možnosti nastavení všech notifikací najdete zde.
Vypínání / zapínání přehledů Sloneek DIGEST můžete provést na záložce Oznámení / Sloneek. Najdete ji pod položkou JÁ / Můj profil.
Na konci roku se s jednotlivými položkami v nastavení absencí každého jednotlivého uživatele stane toto:
PRAVIDLA PŘEVODŮ Z MINULÉHO ROKU
Do nového roku převádíme pouze zůstatky vzniklé z řádného nároku předešlého roku.
Příklad:
Aktuální datum je 1.1. 2023. Základní nárok uživatele na dovolenou je 25 dní.
Z roku 2021 do roku 2022 bylo převedeno 5 dní zůstatků. Celkově je tedy pro rok 2022 k čerpání 30 dní. V roce 2022 čerpal uživatel 15 dní dovolené. Zůstatek fondu na rok 2022 je 15 dní. Do roku 2023 se ale převede pouze 10 dní jako rozdíl mezi řádným nárokem (25 dní) a realitou čerpání (15 dní).
--
Důvodem tohoto postupu je fakt, že ve většině zemí v EU je nutnost vyčerpání převedených absencí vázána pouze na následný kalendářní rok. V případě, že k tomu nedojde, na základě parametrů jednotlivých legislativ musí dojít k vyrovnání.
Přehledně a hromadně nastavíte zůstatky a nároky na kartě Hromadné nastavení absencí v Nastavení / Hromadné nastavení absencí. Viz výše.
U události dovolené, která se čerpá v České republice nově po hodinách, může dojít k situaci, kdy je zapotřebí vyčerpat menší časovou jednotku, než je den nebo půlden.
Na modelovém příkladu si řešení projdeme ve dvou jednoduchých krocích:
Paní Nováková má s ohledem na nastavení pracovní doby nárok na roční fond dovolené ve výši 92 hodin. Protože ve firmě končí v polovině roku, je tento nárok zkrácen (pro účely příkladu) na 46 hodin. Tento rok již vyčerpala na dovolené 40 hodin. 6 hodiny zbývá. Ovšem vaše nastavení události absence (Dovolená) je nastavené na čerpání po dnech a půldnech.
1.krok
V nastavení událostí absencí (Nastavení / Absence) vytvoříte událost pro dočerpávání dovolené. Nastavíte typ VOLNO, po hodinách a s ročním fondem. Uložíte.
2.krok
Jděte do Karty uživatele (paní Nováková) v Uživatelé / Seznam a správa. V záložce Přehled absencí / Nastavení pro absence, najděte událost dovolené, kterou paní Nováková čerpala a ve které zůstává nevyčerpaných 6 hodin.
Do sloupce Vyčerpáno napište hodnotu "6". Tím je celý fond pro původní událost dovolené vyčerpán.
Na stejném místě najděte událost k dočerpání dovolené. Nejprve ji povolte zatržením "check boxu".
Následně do sloupce Fond pro tento rok vepište hodnotu "6". Tím jste převedli zůstatek a ten je připraven k dočerpání "po hodinách".
Pokud potřebujete provést hromadnou úpravu zůstatků, doporučujeme ji provádět přes Firemní nastavení / Hromadné nastavení absencí.