Návody k reportům

Sloneek zpacovává velké množství dat, abyste si z nich mohli sestavovat pohledy přesně takové, jaké potřebujete.

Odkazy na jednotlivé reporty najdete zde:

Osnova článku:

Na úvod o reportech

Všechny naše reporty jsou asynchronní. Kouzlo takových reportů spočívá v tom, že když report s velkým množstvím dat zadáte, můžete jej nechat s klidným svědomím běžet a začít v aplikaci pracovat na něčem jiném. Report se bude sám dále generovat a v momentě dokončení vám přijde do aplikace i do mailu notifikace, že je vše připraveno. Kromě toho si také kdykoliv můžete ověřit, kolik procent ještě k dokončení reportu zbývá.

Kromě toho si můžete také u reportů sestavit vlastní sady s požadovanými daty. Tyto sestavy pak můžete snadno spouštět pro vybrané uživatele, týmy nebo pro celou společnost. Podívejme se, jak na to.

Jak nastavit konfiguraci reportu?

Když přejdete na kterýkoliv report z nabídky, zobrazí se vám stránka rozdělená na dvě části. Ta první je pojmenovaná jako Vaše konfigurace reportů a pod ní naleznete Vaše vygenerované reporty. Abyste v obou sekcích viděli nějaká data, je nutné nejdříve nějakou konfiguraci či report vytvořit.

Konfiguraci reportu vytvoříte jednoduše tak, že kliknete vpravo nahoře na tlačítko Vytvořte novou konfiguraci reportu. Zde si konfiguraci pojmenujte, případně dále popište, a vyberte, pro koho bude report generovat data. Pokud tak vyberete např. pro celou společnost, vždy když v budoucnu spustíte generování reportu z této konfigurace, report bude obsahovat všechny uživatele. Pokud nastavíte konfiguraci pro vybrané týmy, vyberte níže, pro jaké týmy chcete report vygenerovat. 

Následně máte ještě možnost si zvolit, zda do reportu chcete zahrnout i neaktivní uživatele, případně které události do reportu zakomponovat (např. jen dovolené). Defaultně se však report vygeneruje pro všechny události.

Poté už jen konfiguraci uložte nebo rovnou z této konfigurace vygenerujte nový report.

Vytvoření nového reportu

Nový report si můžete vygenerovat buď z předem připravené konfigurace po kliknutí na tlačítko Vygenerovat report podle konfigurace, nebo si můžete vytvořit jednorázový report klepnutím na tlačítko Vygenerovat jednorázový report. 

Poté se report začne na pozadí aplikace generovat, a jak bude připravený, můžete do něj přejít, dále jej upravovat nebo si jej exportovat. Více o nastavení a zobrazení reportů níže.👇

Exporty dat z reportů do Excelu

V každém reportu máte 2 možnosti pro export dat z nastavené tabulky:

📍kliknutím na tlačítko 

📍nebo klikněte pravým tlačítkem na libovolnou buňku, případně klikněte na ikonu "hamburger" v záhlaví reportu. Vyberte Export do XLS.  Následně se vyexportují všechna viditelná (vyfiltrovaná) data aktuální tabulky.

Uložení a nastavení filtrů v tabulkách

Nastavení sloupců a filtrů tabulek v reportech, můžete přímo v tabulce reportu uložit. Použijte NASTAVENÍ tabulek v pravé liště každé tabulky.

• Nejprve si nastavte tabulku tak, jak potřebujete (filtry, pořadí)
• Přejděte do NASTAVENÍ tabulky, svůj filtr si pojmenujte a uložte

Úprava pořadí sloupců

Seskupování dat podle sloupců

Práce v režimu Pivot

Režim Pivot je obzvláště užitečný v reportu Přehled aktivit, kdy vám dokáže sdružit uživatele, aktivity či projekty do logických celků a nabídnout součty odpracované práce. A to včetně rozlišení podle stavu aktivit (schválené, čekající na schválení, zrušené).

Režim Pivot zapnete tak, že v report kliknete v pravé boční liště na Sloupce a posunete přepínač na Pivot režim: 

Následně si si přetáhnete funkcí drag n` drop požadované položky níže do oblasti Skupiny řádků, Hodnoty a Sloupcové štítky. Do skupin řádků můžete přesunout např. jméno, název aktivity, projekt nebo klienta. Do hodnot pak dobu trvání aktivit nebo nákladovou sazbu. Do sloupcových štítků můžete přesunout stav aktivit pro rozdělení na schválené, čekající na schválení a zrušené.

Pivot můžete nastavit buď se zobrazením stavu v řádcích, nebo ve sloupcích. Ve druhém případě pak položku Stav nepřetahujte do oblasti Sloupcové štítky, ale do Skupiny řádků.

Kopírování dat z tabulek

Označte kliknutím a tažením libovolnou část tabulky. Klikněte pravým tlačítkem a zvolte kopírování, případně kopírování včetně nadpisů sloupců. Následně vložte do Excelu (ctrl + V na Windows, nebo lépe cmd + V na Macu)

Nastavení tabulek reportů - ukotvení sloupců, šířka, číselné souhrny

Po najetí myší do buňky záhlaví tabulky se objeví “Hamburger” menu.  Po kliknutí na něj získáte řadu možností úprav tabulek, jako je ukotvení sloupce, nastavení automatické šířky sloupce a další.

Obdobně jako v excelu je možné z hodnot ve sloupcích dělat průměry, sčítat je nebo kontrolovat jejich celkový počet.

Přidejte si používané reporty do oblíbených

U každého reportu najdete symbol hvězdičky, který vám po kliknutí na něj uloží daný report mezi oblíbené. Vpravo nad všemi reporty pak najdete přepínač, kterým se dostanete na seznam oblíbených reportů.

Reportů máme na výběr velkou spoustu, takže si opravdu vybere každý dle své preference, zobrazení, detailu a toho, jaké informace report nabízí. Pojďme si je všechny vyjmenovat a v krátkosti představit.

Všechny reporty jsou zařazeny do několika sekcí dle toho, čemu se věnují. 

V sekci Reporty najdete Denní mzdový report, který vám umožní zobrazit informace důležité pro mzdy v denním přehledu, nikoliv pouze v měsíčním souhrnu (pro měsíční souhrn prosím odkazujte na Komplexní mzdový report).

 

 

Tento report obsahuje několik polí, z nichž některá jsou pro každého uživatele pevně v reportu nastavena, například běžný pracovní den nebo státní svátek. Ostatní parametry jsou automaticky vybrány z typů absencí, které jsou uživateli přiřazeny.

 

Pevně dané parametry v reportu

• Státní svátky
  • Státní svátky se zobrazí podle nastavení buď v Nastavení/Společnost (Stát provozu), nebo podle 'Země působení' konkrétního uživatele (v jeho uživatelském profilu) a budou porovnány s definicí pracovních hodin v pracovním úvazku (aby státní svátek ukazoval správný počet hodin pracovní doby pro konkrétní den).
  • Příklad: Pokud má uživatel definované pracovní hodiny na 8 hodin v pondělí a v tento den nastane státní svátek, zpráva zobrazí 8 v poli pro státní svátek pro tento konkrétní den.

  • Příklad 2: Pokud uživatel nemá v pondělí definované pracovní hodiny a nastane státní svátek, zobrazí se 0.

• Pravidelná práce 
  

  • toto pole zobrazuje, kolik hodin uživatel odpracoval za konkrétní den v závislosti na tom, jakým způsobem vykazujete práci. V konfiguraci reportu můžete zvolit, zda vyplácíte mzdy podle negativní docházky (pracovní doba), aktivní docházky (příchody a odchody) nebo podle aktivit.

    
    
     
    

• • Pokud zvolíte Negativní docházku, v poli Pravidelná práce se zobrazí hodnota hodin z definovaného pracovního úvazku (na základě typu smlouvy).
  • Pokud bude vybrána Aktivní docházka (příchody/ odchody), zobrazí se počet hodin zaznamenaný modulem Docházka pro každý pracovní den.
  • Pokud budou vybrány Aktivity a time tracking, zobrazí se, kolik hodin uživatel zaznamenal pro konkrétní den (práce z domova a služební cesty budou vyloučeny).

• Homeoffice 
  • Toto pole označuje, že zaměstnanec pracoval z Home office.

 

Dynamicky zobrazované pole -  typy absencí

Typy absencí se v reportu zobrazí podle toho, které typy absencí má konkrétní uživatel povoleny.

• • • Příklad: Pokud má uživatel povoleno 5 typů absencí, zobrazí se v reportu všech těchto 5 typů absencí spolu s pevnými parametry, které jsou popsány výše.

Příklad (scénář):

Stáhli jsme si report (viz níže) pro uživatelku Marii. Má povoleno 5 typů absencí (Dovolená, Neplacené volno, Nemocenská, Sickday, Lékař), proto jsou uvedeny v reportu. Maria má nastavenou pravidelnou pracovní dobu od pondělí do pátku na 8 hodin denně.

Dne 1. 1. je státní svátek (v řádku Státní svátky je uvedeno 8 hodin a v řádku Pravidelná práce 0 hodin) a dále Marie čerpala dovolenou 2. 1., proto je v řádku Dovolená uvedeno 8 hodin a v řádku Pravidelná práce 0 hodin. Od 3. do 5. ledna klasicy pracovala, což je vidět v řádku Pravidelná práce. Dne 4.1. pracovala na Homeoffice, což se projevuje v řádku Homeoffice, ale na odpracované hodiny to nemá žádný vliv. Dny 6. a 7. ledna představují víkend, v těchto dnech nemá Marie pracovat, tyto dny tedy nevykazují žádnou pracovní dobu. V posledním sloupci je uveden SUMA pro jednotlivé kategorie.

 

 

 

Chcete si na pár kliknutí připravit ucelené podklady pro zpracování mezd? Máme pro vás dobrou zprávu, přesně to umožňuje Komplexní mzdový report! Najdete jej v sekci Reporty a nastavení pod záložkou Ostatní. 

Co v reportu najdete?

Report obsahuje následující informace pro každého z uživatelů ve zvoleném měsíci:

• fond pracovní doby
• součty pro všechny čerpané (schválené) absence
• součty pro vykázanou (schválenou) práci přes aktivity + saldo oproti fondu
• součty pro docházku + saldo oproti fondu
• mzdu, bonusy a srážky
• stravenky dle pracovní doby i dle docházky

Jak report vytvořit?

Podobně jako u ostatních reportů, máte možnost si vytvořit konfiguraci, ze které můžete v budoucnu stejný report generovat rychle znovu. Druhou možností je nechat si vygenerovat jednorázový report:

V dalším kroku vybíráte, pro jakou skupinu uživatelů chcete report vytvořit (celá společnost, vybrané týmy, vybraní uživatelé nebo jen pro sebe), a zadáváte interval (měsíc) reportu. 

Ve chvíli, kdy máte parametry nastavené, zbývá jen report vygenerovat. Opět platí, že jak bude generování reportu dokončeno, obdržíte notifikaci. 

Jak s reportem pracovat?

Hotový report si můžete dále modifikovat, filtrovat v něm nebo si nastavit vlastní pohledy. Mechanismus úprav je stejný jako v případě ostatních reportů.

Samozřejmostí je pak možnost si data z reportu vyexportovat jako CSV nebo XSLX.

Sloneek v návaznosti na jednotlivé uživatelské role rozesílá emailové přehledové výpisy:

 Měsíční přehled pro uživatelskou roli User

Přehled je rozesílán ráno první den v měsíci. V přehledu najdete v návaznosti na aktivované moduly:

• Souhrn Docházky s případným upozorněním na chybějící odchod (v takové situaci není docházka uzavřena)
• Souhrn Aktivit s případným upozorněním na neukončený time tracking
• Pomůcky čekající na přijetí + tlačítko odkazující na Moje pomůcky
• Dokumenty čekající na můj podpis + tlačítko odkazující na konkrétní dokumenty

 Týdenní přehled pro uživatelskou roli Manažer

Přehled je rozesílán každé pondělí ráno. V přehledu najdete všechny položky vázané na roli User + Manažerské položky:

• Narozeniny - výpis, kdo bude mít v následujících dvou týdnech narozeniny (user / datum narozenin)
• Absence - všechny absence, které čekají na schválení / zrušení - vypsané ve formátu uživatel / událost / začátek - konec (tlačítko “schválit vše”, tlačítko “přehled” - vede na Schvalování přímo do aplikace) + výpis, kdo má tento týden absenci
• Time tracking - všechny aktivity, které čekají na schválení / zrušení ( tlačítko “schválit vše”, tlačítko “přehled” - vede na Schvalování)

 Měsíční přehled pro uživatelskou roli Admin

Přehled je rozesílán ráno první den v měsíci. V přehledu najdete všechny položky vázané na roli User, Manager + položky pro Adminy:

• Stáhněte si měsíční reporty - link na vygenerování reportu. Součástí je informace o tom, kdo nemá v předchozím měsíci uzavřené absence (seznam neschválených události - uživatel, událost, začátek a konec). 

• V návaznosti na aktivované moduly se zobrazí stejným způsobem i informace k Docházce a Time trackingu (Aktivity).

 Přehled připomínek pro uživatelskou roli Admin

Do emailového oznámení bylo přidáno nové upozornění na typ oznámení Výročí a Datum. Oznámení se odesílá 7 dní před datem, které je uvedeno v profilu uživatele.