Cosa deve sapere ogni utente
-
Rapporti sulle assenze (saldi, prelievi)
Le modalità e le tipologie di comunicazione delle assenze per la retribuzione.
Nell'applicazione sono disponibili 4 tipi di rapporti sulle assenze: Rapporto eventi assenze, Riepilogo assenze, Calendario mensile e Rapporto giornaliero.
La visualizzazione dei dati è soggetta alle autorizzazioni per ruolo (l'amministratore vede tutto, il manager vede i suoi collaboratori/subordinati, l'utente vede se stesso).
Ogni utente ha una visione rapida dei saldi delle assenze con il fondo nel Dashboard. Una panoramica dettagliata del prelievo si trova nel menu ME / LE MIE ASSENZE.
Rapporto sull'evento di assenzaIl report visualizza gli eventi di assenza inseriti dagli utenti e il loro stato - approvato, in attesa, negato.
I dati vengono visualizzati per il periodo specificato nell'intestazione del filtro.
La visualizzazione dei dati è soggetta alle autorizzazioni per ruolo (l'amministratore vede tutto, il manager vede i suoi collaboratori/subordinati, l'utente vede se stesso).
Rapporto di riepilogo delle assenzeIl rapporto visualizza informazioni di riepilogo per ogni evento di assenza che l'utente o gli utenti sono autorizzati a disegnare.
I dati vengono visualizzati non solo in aggregato per l'anno solare, ma anche per il periodo di tempo selezionato nell'intestazione del filtro!
La visualizzazione dei dati è soggetta alle autorizzazioni per ruolo (l'amministratore vede tutto, il manager vede i suoi collaboratori/subordinati, l'utente vede se stesso).
Cosa mostrano le colonne del rapporto:
- Dettaglio disegno - mostra l'entità del prelievo in giorni di calendario.
Il numero di giorni non indica il numero di giorni dedotti dal fondo, ma il numero di giorni di calendario!-
ritirati nell'intervallo selezionato - Visualizza gli eventi nell'intervallo di tempo specificato nel filtro nell'intestazione del rapporto
-
approvato per il prelievo quest'anno - Visualizza il numero di eventi approvati all'ultimo giorno dell'anno solare
-
saldo alla fine del mese - L'entità del saldo all'ultimo giorno del mese selezionato nell'intervallo. In questo caso si tratta degli eventi di aprile
Calendario mensile degli orari di lavoroVisualizza il report mensile dei timesheet, tenendo conto delle assenze effettuate.
Rapporto sulle ore di lavoroVisualizza il resoconto del timesheet giornaliero, tenendo conto delle eventuali assenze.
Per vedere le opzioni per lavorare con i rapporti, filtrare, modificare e salvare le visualizzazioni, fare clic qui.
Rapporto integrato
In un unico report si ottiene una visione integrata dei dati su orari di lavoro, assenteismo, presenze e attività.
È possibile eseguire il rapporto integrato in Rapporti / Rapporti integrati.Se si esegue un report con una grande quantità di dati provenienti da più di circa 30 utenti per un periodo superiore a 14 giorni, il report verrà elaborato in background e verranno inviate informazioni sulla sua elaborazione via e-mail. Prima che i report di grandi dimensioni vengano elaborati, è possibile lavorare con ulteriori filtri facendo clic sul pulsante INDIETRO.
Sono disponibili 2 report integrati. Giornaliero e di riepilogo.
- Il rapporto giornaliero visualizza i dati GIORNALIERI tra i moduli per l'utente/gli utenti selezionati nel periodo specificato.
- Il rapporto Riepilogo visualizza i dati AGGREGATI per l'utente/gli utenti selezionati nel periodo specificato.
-
Visualizzazione dell'assenza dell'utente (dashboard, calendari)
Ogni utente può monitorare lo stato delle proprie assenze in più punti dell'applicazione.
Ogni utente può monitorare lo stato delle proprie assenze in più punti dell'applicazione (tutte le voci si trovano nel menù in alto):
- Dashboard - Nella sezione Assenze e ore di lavoro troverai informazioni sullo stato di tutti gli eventi di assenza che possono essere richiamati e a cui è assegnato un fondo annuale.
- Eventi - Una vista calendario di tutti gli eventi che stai utilizzando. Oltre ad Assenze puoi vedere qui, in relazione ai moduli attivati, anche Presenze e Attività. Il calendario integrato offre una panoramica di tutti gli eventi di assenza, presenza e attività. Nella barra sopra il calendario ci sono opzioni per le viste (mensile, settimanale, cronologia) e per il filtraggio di eventi e utenti.
Tieni presente che solo gli eventi di un utente possono sempre essere visualizzati nel calendario Panoramica. Tutti possono vedere i propri eventi, gli eventi di chiunque nel team o gli eventi di chiunque nell'intera azienda, a seconda delle impostazioni.
In questo modo si evita che il calendario crei un miscuglio disordinato in cui le date non possono essere lette.
Fai clic su un evento qualsiasi nel calendario per aprire una finestra di dialogo. Qui puoi annullare l'evento, vedere il suo stato e aggiungere note e commenti. La nota è modificabile solo dall'utente che l'ha creata. La nota sarà anche nei report.
I commenti possono essere aggiunti a un evento da chiunque lo veda. Puoi inserire un semplice messaggio o una "menzione". Usa "@" per visualizzare un elenco di utenti nell'applicazione a cui puoi indirizzare la nota. Inizia a digitare le prime lettere del nome e il sistema "sussurrerà" all'utente. Dopodiché, l'utente verrà menzionato.
Nella stessa finestra, mentre inserisci la menzione, puoi anche inserire un file.
-
Menzioni negli eventi
Cosa sono le menzioni e come si usano?
È possibile utilizzare il simbolo @ per menzionare un altro utente nell'app per fare un commento (o semplicemente essere “menzionati”) in un post che si sta scrivendo. In questo modo si può invitare l'utente a compiere un'azione senza, ad esempio, scrivere un'e-mail.
È possibile utilizzare le menzioni in tutti i dettagli degli eventi (dopo aver cliccato sull'evento nel calendario) che registriamo in Sloneek nei calendari (assenze, presenze, programmazione).
Come utilizzare le menzioni?
Ogni utente può comunicare a chiunque (non solo al proprio manager) all'interno dell'azienda che la sua attenzione o attività è richiesta come parte di un commento su un evento. Può trattarsi di un riconoscimento, di una richiesta, di un controllo di un allegato.
Una volta effettuata la menzione, la persona menzionata riceverà una notifica via e-mail. Quest'ultima potrà rispondere alla menzione direttamente dall'e-mail, facendo clic sull'app.
Se è necessario menzionare più colleghi, è sufficiente separarli con uno spazio.
-
Riepilogo mensile delle e-mail per il ruolo Utente
In relazione ai singoli ruoli utente, Sloneek invia dichiarazioni di panoramica mensile per il ruolo utente Utente, settimanale per il ruolo utente Manager e mensile per il ruolo utente Admin.
Panoramica mensile per il ruolo utente Utente
Il riepilogo viene inviato la mattina del primo giorno del mese. Nel riepilogo troverete quanto segue in relazione ai moduli attivati:
-
Riepilogo delle presenze con un avviso in caso di mancata partenza (in questa situazione, le presenze non vengono chiuse)
-
Riepilogo delle attività con un avviso in caso di tracciamento incompleto delle presenze
-
Strumenti in attesa di accettazione + pulsante di collegamento a Gli strumenti personali
-
Documenti in attesa di firma + pulsante di collegamento a documenti specifici
Il contenuto dettagliato dei riepiloghi, compresa l'opzione per impostare tutte le notifiche, è disponibile qui.
È possibile disattivare/attivare i rapporti Sloneek DIGEST nella scheda Notifiche / Sloneek. È possibile trovarla sotto PROFILO facendo clic su AVATAR nell'angolo in alto a destra dell'app.
-
-
Inserimento o richiesta di un evento di assenza (come le ferie)
È possibile creare una nuova assenza, ad esempio una vacanza, dalla Dashboard o dalla scheda Eventi del calendario. Se l'assenza è soggetta ad approvazione, verrà inviata a un manager.
È possibile creare un nuovo evento dalla Dashboard o dalla scheda Eventi del calendario. Fare clic sul pulsante Nuova assenza. Nel calendario è possibile selezionare, trascinando il mouse, il periodo in cui si desidera creare l'evento. Nella finestra di dialogo, selezionare i dettagli dell'evento e fare clic su Controlla.
Il pulsante Controlla controlla che non ci siano duplicazioni indesiderate di altri eventi in Sloneek.
Se non si dispone di fondi sufficienti per disegnare un evento, l'applicazione avvisa l'utente. Se non è possibile inserire un evento nonostante si disponga di fondi sufficienti, ciò indica un errore di impostazione. Per saperne di più, leggete qui.
Per inserire le assenze dal cellulare, scaricare la nostra applicazione mobile.
Cosa succede quando si entra in un evento
-
Se un evento è impostato come approvato automaticamente dall'amministratore, viene immediatamente inserito nel sistema. L'utente riceverà una notifica nella propria e-mail.
-
Se l'evento è soggetto ad approvazione, viene inviato al proprio manager. Al momento dell'approvazione, si riceverà una notifica via e-mail e l'evento verrà registrato e inserito nel sistema.
-
Se l'evento viene rifiutato, si riceverà una notifica via e-mail e l'evento non verrà registrato e inserito nel sistema.
-
-
Come considerare i giorni festivi vostri o dei vostri colleghi?
Consultate i calendari dei giorni festivi per i Paesi in cui operano gli utenti e l'azienda.
Nei calendari vengono visualizzati per impostazione predefinita i giorni festivi del Paese della vostra azienda, ma anche quelli del Paese in cui operate, se i Paesi non sono identici. Se si desidera nascondere le festività del Paese della propria azienda, è sufficiente utilizzare la casella di controllo corrispondente sopra il calendario.
Esempio: Vi trovate nella Repubblica Ceca ma lavorate per un'azienda tedesca. Quindi vedrete i giorni festivi cechi nel calendario, ma allo stesso tempo potrete vedere i giorni festivi in Germania, dove ha sede la vostra azienda.
Se si espande il filtro utente nel calendario delle assenze, si vedrà tra parentesi il codice del Paese di ciascun collega. Se si contrassegna un collega nel filtro, le sue festività appariranno automaticamente nel calendario. In questo modo è molto più facile pianificare le ferie e le altre assenze.