Ispirazione per l'implementazione della valutazione delle prestazioni con gli OKR – Centro assistenza

Perché preoccuparsi della valutazione delle prestazioni? Perché utilizzare la metodologia OKR? E qual è la differenza tra OKR e KPI?

Cosa troverete nell'articolo:

Cosa sono gli OKR e perché sono importanti?	La differenza tra OKR e KPI	Cosa non deve mancare in un OKR ben impostato?
Come può aiutarci l'OKR?	Impostazione degli OKR (testati nella pratica)	Prima di iniziare...

📖 Potete anche scaricare gratuitamente i nostri e-book OKR Navigator: Come superare i limiti dell'organizzazione e la sua seconda parte OKR Navigator: A Practical Guide to Implementing and Using OKRs in forma grafica e completa.

Entrambi gli e-book sono stati scritti dai maggiori esperti di OKR, per cui avrete tra le mani un vero e proprio carico di informazioni qualificate.

La valutazione delle prestazioni delle persone nel team e nell'organizzazione è più complessa di quanto possa sembrare a prima vista. Questo se si vuole che serva effettivamente a far progredire l'azienda in modo più esteso,

Se credete che la gestione delle prestazioni comporti solo revisioni annuali dei KPI dei dipendenti, probabilmente vi state perdendo dei metodi efficaci per allineare gli obiettivi dei dipendenti e dell'azienda. Sostituendo le revisioni sporadiche con un piano e implementando una comunicazione continua sulle prestazioni, si otterrà un percorso chiaro verso il successo. Questo include la definizione di obiettivi, aspettative e strumenti per il feedback organizzativo.

La gestione delle prestazioni è una strategia completa che influisce sulla cultura aziendale, sui principi operativi e sui risultati dell'intera organizzazione. Informa i dipendenti e i collaboratori se sono sulla strada giusta, spiega l'importanza del loro lavoro e mostra come contribuiscono allo sviluppo del team e dell'azienda nel suo complesso. La gestione delle prestazioni fornisce anche risposte a domande quali, "Ho successo sul lavoro?", "Sono utile all'azienda?" e "Posso essere facilmente sostituito?" in modo che le persone in azienda non si sentano insicure e pensino di cercare altre opportunità.

E questo è un aspetto che gli OKR possono aiutare.

In questo articolo, abbiamo adattato la vista OKR in modo specifico per i team remoti o ibridi, ponendo l'accento sulla facilità di implementazione.

Che cosa sono gli OKR e perché, come aiutano a valutare le prestazioni?

OKR è l'acronimo di Objectives and Key Results (Obiettivi e Risultati Chiave), un approccio ampiamente accettato alla definizione degli obiettivi che risale agli anni '70, quando Andy Grove di Intel lo introdusse. Successivamente, nel 1999, John Doerr ha portato il metodo a Google, contribuendo in modo significativo alla sua ampia popolarità. Oggi gli OKR non sono limitati alle grandi imprese; anche i piccoli team utilizzano questa metodologia per sottolineare l'importanza di raggiungere i risultati piuttosto che concentrarsi semplicemente sui risultati.

Gli OKR sono un quadro di riferimento per la definizione degli obiettivi e la gestione delle prestazioni che aiuta le organizzazioni, i team e gli individui a definire, monitorare e raggiungere i propri obiettivi. L'approccio consiste in due componenti principali:

Obiettivi: obiettivi qualitativi e ispirati che riflettono i risultati o la direzione desiderata per l'organizzazione, il team o l'individuo. Gli obiettivi devono essere chiari, concisi e di facile comprensione.

Risultati chiave: indicatori quantitativi, misurabili e vincolati nel tempo che mostrano i progressi verso il raggiungimento degli obiettivi. I risultati chiave devono essere specifici, perseguibili e tracciare un percorso chiaro verso il successo. Includono le attività che porteranno al raggiungimento dei risultati.

Questo permette a tutti, dal top management al personale più giovane, di concentrarsi sul raggiungimento collettivo e di successo di un numero limitato di obiettivi importanti. Una volta che la direzione ha identificato gli obiettivi di primo livello, sono necessari 3-5 risultati chiave (sotto-obiettivi) per ogni obiettivo. Una suddivisione più ampia diluisce l'obiettivo stesso fino a rendere difficile la misurazione dei progressi.

Come può aiutarci l'OKR?

È nell'ambiente delle aziende ibride o "full-remote" che può supportare al massimo la chiarezza della comunicazione, il chiarimento delle aspettative, una maggiore reattività ai cambiamenti e un maggiore coinvolgimento. Tutto ciò di cui non si può fare a meno nei team gestiti a distanza.

📍 Concentrarsi sugli obiettivi: Gli OKR aiutano a concentrarsi sugli obiettivi più importanti e a dare priorità alle attività che apportano effettivamente valore all'azienda.

📍 Trasparenza e aspettative chiare: Gli OKR aumentano la trasparenza tra i team e gli individui, perché tutti hanno accesso agli obiettivi e ai risultati chiave degli altri. Questo porta a una migliore comprensione e collaborazione in tutta l'azienda.

📍 Misurabilità: i risultati chiave degli OKR sono quantitativi e misurabili, il che facilita la valutazione dei progressi e dei successi.

📍 Pianificazione a breve e lungo termine: Gli OKR possono essere impostati per diversi orizzonti temporali, consentendo la pianificazione di obiettivi a breve e a lungo termine.

📍Flessibilità e reattività al cambiamento: il sistema OKR è abbastanza flessibile da adattarsi ai cambiamenti dell'ambiente aziendale. Le aziende possono adattare gli obiettivi e i risultati chiave nel tempo per rispondere meglio alle nuove sfide e opportunità.

📍 Miglioramento dell'impegno e della motivazione: il sistema OKR aumenta l'impegno e la motivazione dei dipendenti, perché ognuno vede come il proprio lavoro contribuisce agli obiettivi e alla strategia generale dell'azienda.

📍 Miglioramento continuo: Gli OKR consentono alle aziende di valutare e migliorare continuamente i processi e i risultati. Revisioni e feedback regolari aiutano a identificare le aree di miglioramento e ad agire per ottenere risultati migliori.

In pratica, si assiste anche a una combinazione di OKR, KPI e metodologie SMART. Mentre la metodologia SMART è spesso intesa principalmente come un quadro generale per la definizione di obiettivi pertinenti e significativi, gli OKR e i KPI sono spesso confusi o utilizzati in modo inappropriato.

La differenza tra OKR e KPI

Sebbene entrambi i metodi si concentrino sul raggiungimento degli obiettivi e sulla misurazione dei risultati, presentano diverse differenze:

Focus:

Gli OKR si concentrano sulla definizione di Obiettivi e Risultati Chiave chiari e misurabili, che consentono ai team di monitorare i loro progressi verso questi obiettivi. Gli OKR sono spesso utilizzati a livello strategico per promuovere l'innovazione e la crescita.
I KPI si concentrano sul monitoraggio degli indicatori di prestazione chiave che mostrano l'efficacia e il successo con cui un'organizzazione raggiunge i propri obiettivi. I KPI sono spesso utilizzati per misurare l'efficienza operativa e tracciare i risultati a livello di processo.

Tempistica:

Gli OKR hanno in genere un orizzonte temporale più breve, spesso con obiettivi trimestrali o annuali. Ciò consente alle organizzazioni di reagire rapidamente ai cambiamenti e di adeguare gli obiettivi in base alle necessità.
I KPI possono avere un orizzonte temporale più lungo perché si concentrano su prestazioni a lungo termine e su una misurazione stabile.

Flessibilità:

Gli OKR sono un sistema flessibile e adattabile che consente alle organizzazioni di rispondere rapidamente ai cambiamenti e di adeguare gli obiettivi in base alle necessità.
I KPI possono essere percepiti come meno flessibili perché si concentrano sul monitoraggio di indicatori di performance specifici che non possono cambiare rapidamente.

Cooperazione e trasparenza:

Gli OKR promuovono la collaborazione tra i team e la trasparenza, perché tutti gli obiettivi e i KPI sono condivisi in tutta l'organizzazione.
I KPI possono essere percepiti come più incentrati su singoli team o reparti, il che può portare a una minore trasparenza e collaborazione.

Sebbene gli OKR e i KPI abbiano obiettivi e approcci diversi, molte organizzazioni li utilizzano insieme per monitorare e misurare meglio i propri obiettivi e le proprie prestazioni.

Impostazione degli OKR (testati nella pratica)

Gli OKR e i KPI ad essi collegati sono solitamente fissati per un periodo più breve, in genere un trimestre. Non è certo un errore scegliere periodi di tempo più lunghi (sei mesi/anno). Ma tenete conto degli innegabili vantaggi che potreste perdere:

👉 Risposta più rapida ai cambiamenti: la definizione di OKR trimestrali consente alle organizzazioni di reagire più rapidamente ai cambiamenti delle condizioni di mercato, dei concorrenti o delle risorse interne. In questo modo, gli obiettivi possono essere aggiornati più frequentemente, consentendo un adattamento e un'innovazione più rapidi.

👉 Maggiore concentrazione e motivazione: Aumenta la motivazione e il coinvolgimento, poiché i risultati e i progressi sono visibili e celebrati regolarmente.

👉 Minore incertezza: Gli obiettivi a lungo termine possono essere più difficili da prevedere e pianificare, mentre gli OKR trimestrali offrono maggiore flessibilità e consentono alle organizzazioni di gestire meglio i rischi e le incertezze.

👉 Valutazione e miglioramento regolari: gli OKR trimestrali consentono di valutare regolarmente le prestazioni di team e individui. Ciò consente alle organizzazioni di identificare rapidamente le aree che necessitano di miglioramenti e di implementare i cambiamenti necessari.

👉 Rafforzamento della cultura aziendale: le revisioni trimestrali regolari e gli aggiornamenti degli OKR possono rafforzare una cultura aziendale incentrata sui risultati, sulla collaborazione e sull'apprendimento continuo.

Sebbene gli OKR siano spesso fissati su base trimestrale, molte organizzazioni utilizzano anche OKR annuali o una combinazione di OKR trimestrali e annuali. L'importante è trovare il giusto equilibrio tra obiettivi a breve e a lungo termine che meglio si adatta alla vostra organizzazione, alla sua strategia e al ritmo di cambiamento del vostro settore.

Cosa non deve mancare in un OKR ben impostato?

Sì, sono SMART...

Sono specifici: devono essere enunciati in modo chiaro e specifico, in modo che non ci siano ambiguità su ciò che si vuole ottenere. Sono comprensibili in tutta l'azienda e in tutti i reparti. Sono privi di acronimi, linguaggio ed espressioni che solo un numero limitato di persone comprende.

Sono misurabili: i risultati chiave (sotto-obiettivi) devono essere quantificabili, misurabili e facili da monitorare per tutto il periodo per cui sono stati fissati. In questo modo è possibile valutare chiaramente se gli obiettivi sono stati raggiunti o meno.

Sono ambiziosi: sono realistici e raggiungibili per evitare frustrazione e demotivazione, ma allo stesso tempo sono sufficientemente stimolanti. Ispirano i team a eccellere.

Sono pertinenti: sono collegati alle strategie aziendali e di gruppo. Ciò implica che siano pertinenti ai ruoli e alle responsabilità delle persone coinvolte in specifici OKR. Durante il processo di monitoraggio e valutazione degli OKR, è importante essere flessibili e pronti ad apportare modifiche se risulta chiaro che alcuni obiettivi o risultati chiave non sono più rilevanti o raggiungibili.

Sono chiaramente vincolati nel tempo: ogni risultato chiave (sotto-obiettivo) ha un calendario stabilito per il suo raggiungimento. Questo aiuta a concentrare gli sforzi e a stabilire scadenze e aspettative chiare per gli attuatori.

E sono anche 👇

Orientamento ai risultati: sono focalizzati sul raggiungimento di risultati specifici, non solo sul completamento di compiti o processi. A differenza dei KPI, non sono direttamente collegati a ricompense specifiche (impatto sulla retribuzione).

Sono un numero limitato: per evitare distrazioni e perdita di concentrazione, il numero di OKR dovrebbe essere limitato (di solito 3-5 Obiettivi principali e 2-5 Risultati chiave (sotto-obiettivi) per Obiettivo principale). Un numero inferiore riflette la raggiungibilità.

E infine, sono

Monitoraggio e valutazione regolari per controllare i progressi e adattarli in base alle necessità o al cambiamento delle condizioni. Ciò include riunioni regolari del team per discutere i progressi e i possibili aggiustamenti.

A cosa fare attenzione quando si costruiscono gli OKR:

Un numero eccessivo di OKR può portare a una perdita di concentrazione e a un deterioramento dell'efficienza. Si consiglia di avere 3-5 obiettivi e 3-5 risultati chiave per ogni obiettivo.
È importante stabilire gli OKR in modo che siano impegnativi ma comunque raggiungibili. Non cercate di raggiungere obiettivi irrealistici che potrebbero portare a demotivazione e delusione.
Coinvolgete tutti i membri del team nel processo di definizione degli OKR e tenete conto dei loro punti di vista e delle loro esigenze. Ciò garantirà che gli OKR siano rilevanti e significativi per tutti i partecipanti. Ciò aumenterà chiaramente l'impegno del team e il senso di responsabilità per il raggiungimento degli obiettivi.
Durante il processo di monitoraggio e valutazione degli OKR, è importante essere flessibili e pronti ad apportare modifiche se risulta chiaro che alcuni obiettivi o risultati chiave non sono più rilevanti o raggiungibili.
Creare una cultura dell'apprendimento e del miglioramento continuo che supporti una valutazione e un aggiornamento regolari degli OKR. In questo modo la vostra organizzazione sarà costantemente alla ricerca di modi per ottenere risultati migliori e crescere.

OKR ben definiti promuovono il lavoro di squadra e la responsabilità condivisa per il raggiungimento degli obiettivi. Ogni membro del team deve sapere come contribuisce al successo degli OKR complessivi. E quindi alla realizzazione della strategia. Questa è la chiave per mantenere alta la motivazione e la fedeltà.

Prima di iniziare...

Il successo delle persone precede il successo aziendale. Senza il successo delle persone, non c'è successo aziendale. Almeno fino a quando la tecnologia non sarà in grado di fare TUTTO quello che facciamo noi umani (e molto probabilmente non succederà mai), senza impostare le persone per il successo sul lavoro, le aziende otterranno una frazione di quello che potrebbero potenzialmente ottenere se sfruttassero il potenziale e il talento delle persone.

Che cos'è il successo delle persone sul lavoro? Persone che si sentono e sanno di essere veramente curate, persone che sentono di appartenere a un gruppo, persone che vengono trattate con rispetto e dignità, persone che crescono professionalmente, persone che beneficiano del successo dell'azienda tanto quanto l'azienda beneficia di loro.

Se vi accontentate di ottenere solo "qualcosa" da tutto il talento e il potenziale delle persone, ignorate questo post. È quello che state ottenendo e che continuerete a ottenere.

Se credete nelle possibilità illimitate del business e delle persone, allora assicuratevi che i vostri "KPI" non siano solo metriche finanziarie, ma anche quanto riuscite a coinvolgere, ispirare, informare e interessare le persone.

Ecco perché anche noi di Sloneek lavoriamo con gli OKR:)