Jak pracovat s HR workflows

Aktivace nováčka, přiřazení správného typu úvazku, odeslání dokumentů i nastavení absencí může probíhat automaticky a bez manuálního zásahu.

S modulem HR Workflows si nastavíte chytré workflow pro onboarding a offboarding podle vlastních podmínek a opakující se úkoly necháte běžet automaticky.

Nastavení workflow

Veškerá práce a nastavení workflows se odehrává v samostatném modulu HR Workflows. Pojďme se spolu podívat na vytvoření úplně nové workflow. Začneme tlačítkem + Vytvořit workflow.

Před vytvořením se můžeme vydat dvěma směry:

1. Vytvoříme pomocí AI - AI nám může vytvořit návrh workfow, ale i přes to si pak můžete workflow upravit dle vlastních specifik
2. Vytvořit vlastní - krok po kroku si vymyslíme a postavíme vlastní workflow

Pojďme si spolu jednu workflow vytvořit! Prvně je potřeba rozlišit mezi Onboarding a Offboarding workflow, tedy zda vytváříme workflow pro nábor či naopak, odchod zaměstnance ze společnosti. 

My si pro ukázku vytvoříme Onboarding workflow do Sales týmu. Patřičně si ji pojmenujeme, abychom ji pak snadno rozeznali. 

V pravé části se pak dostáváme k prvnímu kritériu 'Kdy se má workflow spustit'.

• Uživateli byla v profilu nastavena fáze 'Onboarding' - tuto možnost doporučujeme nastavit v případě, že nevyžíváte Info (balíčky) pro nováčky. Workflow poté spustíte tak, že v profilu uživatele změníte status v políčku 'Fáze životního cyklu uživatele' na status 'Onboarding'

• Uživatel dokončil balíček pro nováčky - tuto možnost vyberete v případě, že využíváte balíčky pro nováčky a chcete, aby se workflow spustila ve chvíli, kdy nováček balíček dokončí

Přesouváme se k podmínkám, na základě kterých se workflow spustí, budou-li naplněny. 

Například tady jsme využili všech podmínek, které jsou k dispozici, tedy Tým, Štítky, Lokalita a Pozice.
V našem případě, pokud založíme nováčkovi profil se statusem 'Onboarding', zařadíme ho do týmu Sales a na pozici Account Executive, přidáme mu štítek Společnost A a jako lokalitu mu vybereme centrálu v Praze, workflow se úspěšně spustí.

Jakmile jsme si nastavili podmínky pro spuštění workflow, je potřeba si definovat, jaké akce a události mají být v rámci workflow spuštěny. V pravém bočním panelu 'Akce' vybíráme z menu události, které budeme chtít, aby se staly a spustily.

Na výběr máme z několika sekcí:

Načasování - načasování vám pomáhá určovat, kdy se se má workflow spustit a také workflow v různých fázích zpomalit/pozastavit

• Časové zpoždění - použitím časového zpoždění můžete pozastavit workflow na nějaké dny
• První den zaměstnance - workflow se spustí až v první den zaměstnance (dle data jeho nástupu)

Správa uživatele

• Nastavit tým (v případě, že nemáme již definováno jako podmínku a nenastavujeme tak manuálně)
• Nastavit pozici v případě, že nemáme již definováno jako podmínku a nenastavujeme tak manuálně)
• Nastavit lokalitu v případě, že nemáme již definováno jako podmínku a nenastavujeme tak manuálně)
• Nastavení vlastních polí
• Aktivace uživatele
• Deaktivace uživatele (u Offboardingu)

Oznámení 

• Odeslání e-mailu uživateli - zde si můžeme nastavit vlastní emailovou předlohu a tu pak v rámci workflow nechat uživateli poslat

Dokument

• Odeslat dokument - tato workflow vám umožňuje vybrat a nechat odeslat dokument ze šablony

Nastavení zaměstnanců

• Nastavení pracovní doby
• Nastavení absencí
• Nastavení mzdy
• Nastavení stravenek
• Nastavení aktivit
• Nastavení klientů

Pokročilé

• Odeslat webhook - v rámci webhooks nebo propojení s API Webhooks si můžete nechat automaticky propojit onboarding ve Sloneeku s dalšími nástroji – po splnění kroku ve workflow odešlou událost do externích systémů a spustí třeba založení účtů, vytvoření ticketu nebo úkolů

Po nastavení veškerých akcí už stačí jen workflow publikovat a nechat Sloneeka pracovat.:)

Přehled a správa workflows

Všechny existující workflows si můžete sledovat a spravovat z hlavního přehledu a správy workflows.

Každou workflow můžete editovat, deaktivovat nebo případně vytvářet i duplikáty. To se může hodit v případě, že chcete vytvořit více podobných workflows s menšími rozdíly, které po duplikaci jen snadno doladíte a máte hotovo.

Historie workflows

Důležitou součástí celého workflows procesu je také sekce Historie. Zde totiž uvidíte všechny reálně spuštěné workflows akce pro konkrétní uživatele a jejich auditní stopu.

Hlavním z ukazatelů je zde určitě stav a zda byla workflow úspěšně dokončena nebo na nějaké akci selhala. Detailní náhled zobrazíte kliknutím na ikonku oka.

Pokud workflow v nějakém bodě selže, admin o tom bude automaticky informován notifikací. Systém zkusí workflow rozhýbat ještě 3x (vždy po hodině) a pokud se akce nepodaří, celý její proces se zastaví. Admin má poté možnost workflow v dané sekvenci restartovat nebo dokonce přeskočit.

Kliknutím na ikonu oka se může podívat do detailu celé akce a zjistit tak, proč tato akce selhala. V tomto případě nebyla nalezena šablona dokumentu - byla tedy v mezičase ze šablon smazána a tak nemůže být použita.