Co potřebuje vědět Administrátor účtu

  • Klienti a projekty: jak vše správně nastavit?

    Pracujete pro různé klienty a na různých projektech? Podívejte se, jak mít vše přehledně zaznamenané.👇

     

     Obsah:

    Vytvoření klientů a jejich napárování na uživatele

    Vše začíná v sekci Společnost / Klienti a projekty, kde si nadefinujete své vlastní klienty (zákazníky), pro které pracujete. U každého klienta máte možnost uvést několik základních i doplňujících parametrů, které potřebujete evidovat. Pokud i tak budete nějaký údaj postrádat, snadno si ho ke klientovi přidáte vytvořeních vlastního pole

    Klíčové je pak k vytvořenému klientovi ze seznamu přiřadit uživatele, kteří pro něj vykonávají práci:

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.45.15

    Vytvoření projektů a jejich napárování na klienty

    V dalším kroku si můžete vytvořit jednotlivé projekty, které pro klienty zpracováváte. Tuto možnost najdete v sekci Společnost / Klienti a projekty. Každý projekt můžete opět opatřit potřebnými informacemi, přičemž podstatné je napárovat projekt na konkrétního klienta:

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.54.31

    Role projektového manažera

    Každému projektu může být přiřazen jeden nebo i více Projektových manažerů. Tuto roli některému z uživatelé přiřadíte u konkrétního projektu.

    Projektový manažer má oprávnění vidět všechny aktivity, které s konkrétním projektem souvisí (jsou do projektu vykazovány). Vykázané aktivity může schválit. Pokud odsouhlaseny nebudou, nepropíší se ani do reportů. Schvalování probíhá stejně jako u týmových manažerů v záložce menu Schvalování. 

    Projektový manažer nemá jiná oprávnění jako Týmový manažer. Schvalovat může pouze aktivity vykázané v rámci projektů, ve kterých je označen jako Projektový manažer.

     

    Přiřazení pracovních aktivit uživatelům

    Když už máte vytvořené klienty i projekty, zbývá již pouze vytvořit konkrétní pracovní aktivity (např. programování) a ty umožnit zapisovat vybraným uživatelům. V sekci Nastavení / Aktivity si můžete vytvořit celou paletu nejrůznějších pracovních činností včetně jejich detailního popisu. Jakmile novou aktivitu uložíte, níže na stránce ji ještě povolte vybraným uživatelům, kterým se poté má zobrazovat v nabídce:

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.47.43

    Kategorie aktivit

    Pokud byste chtěli jít ještě o krok dále, můžete jednotlivé pracovní aktivity seřadit do logických kategorií, a ještě více si tak zpřesnit reporty. Například aktivita Tvorba mock-upů a aktivita Bannery mohou být sdruženy do kategorie Webová grafika. Vlastní kategorie si můžete vytvořit v sekci Nastavení / Kategorie aktivit.

    Jak vše zapsat z pohledu uživatele?

    Nyní se dostáváme k tomu zásadnímu, a tedy zaevidování konkrétní pracovní aktivity, kterou uživatel vykonal v rámci projektu pro některého z klientů. Vše je velmi snadné:

    1. Uživatel ze své plochy nebo kalendáře klikne na tlačítko Nová aktivita
    2. Otevře se mu dialogové okno, ve kterém nejdříve zvolí, pro jakého klienta vykonával práci.
    3. V závislosti na tom se mu zobrazí pouze ty projekty, které se ke klientovi váží.
    4. Poté uživatel zvolí, jakou aktivitu vykonával (např. tvorba mock-upů), případně doplní kategorii aktivity.
    5. Zbývá jen zadat časový rozsah a uložit.

    Snímek obrazovky 2023-02-01 v 9.55.43

     

    Jestliže má klient na sebe napárovaný alespoň jeden aktivní projekt a uživatel při vkládání nové aktivity vybere z nabídky daného klienta, pak je zadání projektu povinné pole. Pokud na klienta není napárovaný žádný aktivní projekt, není třeba projekt vybírat.

     

    Reporting pro klienty a projekty

    Souhrny o všech zaznamenaných aktivitách a práci pro vaše klienty máte kdykoliv přehledně na dosah ruky. Stačí jen přejít do sekce Reporty a exporty a pod záložkou Aktivity si otevřít report Přehled aktivit

    Poté ještě v pravé boční liště rozklikněte Sloupce a utvořte si jednoduchou kontingenční tabulku, kdy do Skupiny řádků můžete přetáhnout položky:

    • Klient
    • Projekt
    • Název aktivity

    a do Hodnot můžete přetáhnout položku:

    • Doba trvání  

    Díky tomu se vám všechny aktivity zaznamenané pro jednotlivé klienty a projekty sdruží do logických celků. Současně také snadno zjistíte, kolik práce vykonali všichni členové vašeho týmu na konkrétním projektu či klientovi.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.51.50

  • Jak využít time tracking aktivit?

    Modul můžete využít při evidenci různorodých aktivit 3 různými způsoby:

    digit-one_31-fe0f-png-3 Plánujte DOPŘEDU

    Plánujte událostí, které máte v plánu dělat:

    • naplánování směn (někomu)
    • vykázání skutečnosti, že chci pracovat (já)
    • tým se dohodne a vykáže, kdo bude mít službu, pohotovost,…

     

    digit-two_32-fe0f-png-3 Vykazujte ZPĚTNĚ

    Naplánovaný čas revidujte podle skutečně odpracované doby na konkrétní aktivitě.

    • evidence odpracovaného času ve zvolněném režimu (nepředpokládá se ani minutová přesnost)
    • evidence prezenční listiny
    • porovnání odpracovaného času s absencemi, resp. fondem pracovní doby

     

    digit-three_33-fe0f-png-2 Měřte přesně a aktuálně (PRÁVĚ TEĎ) pomocí time trackingu

    Měřte čas strávený prací přesně v okamžik, kdy práce probíhá.

    • externista si loguje čas, který bude fakturovat svému hlavnímu odběrateli
    • interní zaměstnanec nebo i volná profese (právník, účetní, kreativec) loguje čas, který bude on nebo jeho firma fakturovat klientovi

     

    Pomocí aktivit můžete evidovat práci na home office (podrobně v článku zde) a zaznamenávat čas strávený na služební cestě (podrobně v článku zde).

    Jen pozor, že u aktivit typu Homeoffice a Služební cesta defaultně nelze zapnout timetracking. Tento mód je záměrně vypnut, aby bylo možné na homeoffice timetrackovat jiné aktivity.

     

     
  • Nastavení modulu Time tracking aktivit

    Modul pro tvorbu přehledů odpracovaného času (time sheetů), služebních cest a home office.

    Nastavení událostí aktivit

    V sekci Nastavení / Události aktivity si nastavte typy aktivit, které mají být k dispozici pro Vaši společnost.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 20.14.41

    Vysvětlení jednotlivých položek:

    • Název: takto se bude zobrazovat události při výběru uživatelem. Pokud vyplníte překlady v pravém sloupci, budou se zobrazovat v návaznosti na zvolený jazyk aplikace.
    • Typ: zvolíte, jestli je jde o práci na pracovišti, nebo mimo něj, případně zda se jedná o aktivitu typu Služební cesta či Homeoffice (více o těchto specifických typech aktivit ZDE). Tuto položku lze editovat, i když je položka aktivní a uživatelé ji již čerpají!
    • Mód Time trackingu: Jak bude aktivita přístupná pro sledování odpracovaného času pomocí Time Trackingu?
      • Nepovoleno = nebude možné použít Time Tracking, bude nutné aktivitu pouze zapisovat přes kalendář aktivit.
      • Povoleno = bude možné použít Time Tracking i zapisování přes kalendář aktivit.
      • Vyžadováno = aktivitu bude možná zapisovat výhradně pomocí Time Trackingu, tedy ne přes kalendář aktivit.
    • Hodinová a nákladová částka k fakturaci: vyplněním rozlišíte náklady a podklady k fakturaci na úrovni firmy. Částky můžete (např. pro různé role) vyplnit inividuálně (viz níže).
    • Měna: určuje jednotnou měnu reportingu pro účetní.

    Kategorizace událostí

    Každá událost aktivity může mít své kategorie. Díky nim budou vaše reporty detailnější, lépe a detailněji vyhodnotitelné. Kategorií můžete mít libovolné množství. Nastavit je můžete ve Nastavení / Kategorie aktivit.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 20.15.25

    Přiřazení aktivity uživateli

    Každému uživateli přiřadíte události aktivit v Kartě uživatele, v záložce Přehled aktivit po kliknutí na tlačítko ukaz nastaveni aktivity.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 20.16.29

    Pro jednotlivé uživatele nastavíte nejen to, jestli může, či nemůže událost čerpat, případně je-li při jejím čerpání vyžadováno schválení nadřízeným, nebo nikoliv. Vyplněním měsíčního nebo ročního fondu stanovíte limity pro čerpání ve stanoveném časovém období.

    Úpravou položek K fakturaci a Náklady měníte firemní nastavení (které jste udělali na firemní úrovni) na individuální.

    Aktivity můžete uživatelům přiřazovat i přímo z číselníku aktivit - Jiné / Události aktivit / Detail aktivity.

    Snímek obrazovky 2023-10-28 v 19.47.43

    Aktivity můžete trackovat přímo do projektů konkrétních klientů. Na nastavení Klientů a projektů se podívejte na článek zde.

     

  • Nastavení editace aktivity zadávané pomocí time trackingu
    Z podstaty funkcionality time trackingu není automaticky zapnuta možnost povolit úpravu těchto událostí. Pokud tuto funkci chcete využívat, je nutné ji nastavit.

     

    Nastavení může provést uživatel s rolí Administrátor nebo Majitel účtu v sekci Reporty a nastavení / AktivityV detailu aktivity, kde chcete povolit / zrušit možnost úpravy time tracking události, tuto možnost zaškrtněte. Nezapomeňte nastavení uložit!

    TT_uprava-1