Co potřebuje vědět Administrátor účtu
-
Klienti a projekty: jak vše správně nastavit?
Pracujete pro různé klienty a na různých projektech? Podívejte se, jak mít vše přehledně zaznamenané.👇
Obsah:
Vytvoření klientů Přiřazení pracovních aktivit uživatelům Reporting Vytvoření projektů Jak vše zapsat z pohledu uživatele? Role Projektového manažera Vytvoření klientů a jejich napárování na uživatele
Vše začíná v sekci Společnost / Klienti a projekty, kde si nadefinujete své vlastní klienty (zákazníky), pro které pracujete. U každého klienta máte možnost uvést několik základních i doplňujících parametrů, které potřebujete evidovat. Pokud i tak budete nějaký údaj postrádat, snadno si ho ke klientovi přidáte vytvořeních vlastního pole.
Klíčové je pak k vytvořenému klientovi ze seznamu přiřadit uživatele, kteří pro něj vykonávají práci:
Vytvoření projektů a jejich napárování na klienty
V dalším kroku si můžete vytvořit jednotlivé projekty, které pro klienty zpracováváte. Tuto možnost najdete v sekci Společnost / Klienti a projekty. Každý projekt můžete opět opatřit potřebnými informacemi, přičemž podstatné je napárovat projekt na konkrétního klienta:
Role projektového manažera
Každému projektu může být přiřazen jeden nebo i více Projektových manažerů. Tuto roli některému z uživatelé přiřadíte u konkrétního projektu.
Projektový manažer má oprávnění vidět všechny aktivity, které s konkrétním projektem souvisí (jsou do projektu vykazovány). Vykázané aktivity může schválit. Pokud odsouhlaseny nebudou, nepropíší se ani do reportů. Schvalování probíhá stejně jako u týmových manažerů v záložce menu Schvalování.
Projektový manažer nemá jiná oprávnění jako Týmový manažer. Schvalovat může pouze aktivity vykázané v rámci projektů, ve kterých je označen jako Projektový manažer.
Přiřazení pracovních aktivit uživatelům
Když už máte vytvořené klienty i projekty, zbývá již pouze vytvořit konkrétní pracovní aktivity (např. programování) a ty umožnit zapisovat vybraným uživatelům. V sekci Nastavení / Aktivity si můžete vytvořit celou paletu nejrůznějších pracovních činností včetně jejich detailního popisu. Jakmile novou aktivitu uložíte, níže na stránce ji ještě povolte vybraným uživatelům, kterým se poté má zobrazovat v nabídce:
Kategorie aktivit
Pokud byste chtěli jít ještě o krok dále, můžete jednotlivé pracovní aktivity seřadit do logických kategorií, a ještě více si tak zpřesnit reporty. Například aktivita Tvorba mock-upů a aktivita Bannery mohou být sdruženy do kategorie Webová grafika. Vlastní kategorie si můžete vytvořit v sekci Nastavení / Kategorie aktivit.
Jak vše zapsat z pohledu uživatele?
Nyní se dostáváme k tomu zásadnímu, a tedy zaevidování konkrétní pracovní aktivity, kterou uživatel vykonal v rámci projektu pro některého z klientů. Vše je velmi snadné:
- Uživatel ze své plochy nebo kalendáře klikne na tlačítko Nová aktivita.
- Otevře se mu dialogové okno, ve kterém nejdříve zvolí, pro jakého klienta vykonával práci.
- V závislosti na tom se mu zobrazí pouze ty projekty, které se ke klientovi váží.
- Poté uživatel zvolí, jakou aktivitu vykonával (např. tvorba mock-upů), případně doplní kategorii aktivity.
- Zbývá jen zadat časový rozsah a uložit.
Jestliže má klient na sebe napárovaný alespoň jeden aktivní projekt a uživatel při vkládání nové aktivity vybere z nabídky daného klienta, pak je zadání projektu povinné pole. Pokud na klienta není napárovaný žádný aktivní projekt, není třeba projekt vybírat.
Reporting pro klienty a projekty
Souhrny o všech zaznamenaných aktivitách a práci pro vaše klienty máte kdykoliv přehledně na dosah ruky. Stačí jen přejít do sekce Reporty a exporty a pod záložkou Aktivity si otevřít report Přehled aktivit.
Poté ještě v pravé boční liště rozklikněte Sloupce a utvořte si jednoduchou kontingenční tabulku, kdy do Skupiny řádků můžete přetáhnout položky:
- Klient
- Projekt
- Název aktivity
a do Hodnot můžete přetáhnout položku:
- Doba trvání
Díky tomu se vám všechny aktivity zaznamenané pro jednotlivé klienty a projekty sdruží do logických celků. Současně také snadno zjistíte, kolik práce vykonali všichni členové vašeho týmu na konkrétním projektu či klientovi.
-
Jak využít time tracking aktivit?
Modul můžete využít při evidenci různorodých aktivit 3 různými způsoby:
Plánujte DOPŘEDU
Plánujte událostí, které máte v plánu dělat:
- naplánování směn (někomu)
- vykázání skutečnosti, že chci pracovat (já)
- tým se dohodne a vykáže, kdo bude mít službu, pohotovost,…
Vykazujte ZPĚTNĚ
Naplánovaný čas revidujte podle skutečně odpracované doby na konkrétní aktivitě.
- evidence odpracovaného času ve zvolněném režimu (nepředpokládá se ani minutová přesnost)
- evidence prezenční listiny
- porovnání odpracovaného času s absencemi, resp. fondem pracovní doby
Měřte přesně a aktuálně (PRÁVĚ TEĎ) pomocí time trackingu
Měřte čas strávený prací přesně v okamžik, kdy práce probíhá.
- externista si loguje čas, který bude fakturovat svému hlavnímu odběrateli
- interní zaměstnanec nebo i volná profese (právník, účetní, kreativec) loguje čas, který bude on nebo jeho firma fakturovat klientovi
Pomocí aktivit můžete evidovat práci na home office (podrobně v článku zde) a zaznamenávat čas strávený na služební cestě (podrobně v článku zde).
Jen pozor, že u aktivit typu Homeoffice a Služební cesta defaultně nelze zapnout timetracking. Tento mód je záměrně vypnut, aby bylo možné na homeoffice timetrackovat jiné aktivity.
-
Nastavení modulu Time tracking aktivit
Modul pro tvorbu přehledů odpracovaného času (time sheetů), služebních cest a home office.
Nastavení událostí aktivit
V sekci Nastavení / Události aktivity si nastavte typy aktivit, které mají být k dispozici pro Vaši společnost.
Vysvětlení jednotlivých položek:
- Název: takto se bude zobrazovat události při výběru uživatelem. Pokud vyplníte překlady v pravém sloupci, budou se zobrazovat v návaznosti na zvolený jazyk aplikace.
- Typ: zvolíte, jestli je jde o práci na pracovišti, nebo mimo něj, případně zda se jedná o aktivitu typu Služební cesta či Homeoffice (více o těchto specifických typech aktivit ZDE). Tuto položku lze editovat, i když je položka aktivní a uživatelé ji již čerpají!
-
Mód Time trackingu: Jak bude aktivita přístupná pro sledování odpracovaného času pomocí Time Trackingu?
- Nepovoleno = nebude možné použít Time Tracking, bude nutné aktivitu pouze zapisovat přes kalendář aktivit.
- Povoleno = bude možné použít Time Tracking i zapisování přes kalendář aktivit.
- Vyžadováno = aktivitu bude možná zapisovat výhradně pomocí Time Trackingu, tedy ne přes kalendář aktivit.
- Hodinová a nákladová částka k fakturaci: vyplněním rozlišíte náklady a podklady k fakturaci na úrovni firmy. Částky můžete (např. pro různé role) vyplnit inividuálně (viz níže).
- Měna: určuje jednotnou měnu reportingu pro účetní.
Kategorizace událostí
Každá událost aktivity může mít své kategorie. Díky nim budou vaše reporty detailnější, lépe a detailněji vyhodnotitelné. Kategorií můžete mít libovolné množství. Nastavit je můžete ve Nastavení / Kategorie aktivit.
Přiřazení aktivity uživateli
Každému uživateli přiřadíte události aktivit v Kartě uživatele, v záložce Přehled aktivit po kliknutí na tlačítko .
Pro jednotlivé uživatele nastavíte nejen to, jestli může, či nemůže událost čerpat, případně je-li při jejím čerpání vyžadováno schválení nadřízeným, nebo nikoliv. Vyplněním měsíčního nebo ročního fondu stanovíte limity pro čerpání ve stanoveném časovém období.
Úpravou položek K fakturaci a Náklady měníte firemní nastavení (které jste udělali na firemní úrovni) na individuální.
Aktivity můžete uživatelům přiřazovat i přímo z číselníku aktivit - Jiné / Události aktivit / Detail aktivity.
Aktivity můžete trackovat přímo do projektů konkrétních klientů. Na nastavení Klientů a projektů se podívejte na článek zde.
-
Nastavení editace aktivity zadávané pomocí time trackingu
Z podstaty funkcionality time trackingu není automaticky zapnuta možnost povolit úpravu těchto událostí. Pokud tuto funkci chcete využívat, je nutné ji nastavit.Nastavení může provést uživatel s rolí Administrátor nebo Majitel účtu v sekci Reporty a nastavení / Aktivity. V detailu aktivity, kde chcete povolit / zrušit možnost úpravy time tracking události, tuto možnost zaškrtněte. Nezapomeňte nastavení uložit!