Co potřebuje vědět každý Uživatel
-
Reporty absencí (zůstatky, čerpání)
V aplikaci máte k dispozici 4 druhy reportů absencí: Přehled absencí, Souhrn absencí, Měsíční report odpracované doby a Pracovní doba. Kombinovaný report sdružuje pohledy nejen na absence, ale i příchody a odchody a aktivity.
Zobrazení dat podléhá oprávněním podle rolí (Admin vidí vše, Manager svůj tým / podřízené, Uživatel vidí sám sebe).
Každý uživatel má na Ploše k dispozici rychlý pohled na zůstatky absencí s fondem. Detailní přehled čerpání najdete v menu Já / Moje absence.
Report Přehled absencíReport zobrazuje události absencí, které uživatel, případně uživatelé zadali a v jakém jsou stavu - schválené, čekající na schválení, zamítnuté.
Data jsou zobrazována za období zadané v hlavičce filtru.
Zobrazení dat podléhá oprávněním podle rolí (Admin vidí vše, Manager svůj tým / podřízené, Uživatel vidí sám sebe).
Report Souhrn absencíReport zobrazuje souhrnné informace ke každé události absence, kterou má daný uživatel / uživatelé povolenou čerpat.
Data jsou zobrazována nejen souhrnně za kalendářní rok, ale také za časové období zvolené v hlavičce filtru!
Zobrazení dat podléhá oprávněním podle rolí (Admin vidí vše, Manager svůj tým / podřízené, Uživatel vidí sám sebe).
Co zobrazují sloupce reportu:
- detail čerpání - zobrazuje rozsah čerpání v kalendářních dnech. Počty dní nezobrazují počet dní odečítaných z fondu, ale počet kalendářních dní!
- vyčerpáno ve zvoleném období - zobrazí události v časovém rozpětí zadaném do filtru v hlavičce reportu
- schváleno k čerpání letos - zobrazí počet schválených událostí k poslednímu dni v kalendářním roce
- zůstatek na konci měsíce - velikost zůstatku k poslednímu dni v měsíci, který je vybrán v intervalu. V tomto případě jde o události v dubnu.
Měsíční report odpracované dobyZobrazuje měsíční report pracovní doby se zohledněním případně čerpaných absencí.
Report pracovní dobyZobrazuje denní report pracovní doby se zohledněním případně čerpaných absencí.
Podívejte se na možnosti práce s reporty, jejich filtrováním, změnou a ukládáním pohledů, klikněte sem.
Kombinovaný reportV jednom reportu získáte integrovaný pohled na data k pracovní době, absencím, příchodům a odchodům i aktivitám.
Kombinovaný report spustíte v Reporty / Kombinované.
Pokud spustíte report s velkým množstvím dat více než cca 30 uživatelů za období delší než 14 dní zpracujeme report na pozadí a informaci o jeho zpracování vám pošleme emailem. Než se rozsáhlé reporty zpracují, můžete po kliknutí na tlačítko ZPĚT pracovat s dalšími filtracemi
K dispozici jsou 2 kombinované reporty. Denní a Souhrnný.
- Denní report zobrazuje DENNÍ data napříč moduly ke zvolenému uživateli / uživatelům v zadaném období.
- Souhrnný report zobrazuje AGREGOVANÁ data ke zvolenému uživateli / uživatelům v zadaném období.
-
Zobrazení absence uživatele (plocha, kalendáře)
Každý uživatel stav svých absencí může sledovat na několika místech v aplikaci.
Všechny položky najdete v levém menu:
- Plocha - na pásu Absence a pracovní doba získáte informaci o stavu všech událostí absencí, které můžete čerpat a mají určený roční fond
-
Kalendáře - kalendářové pohledy na všechny události, které využíváte. Kromě Absencí zde v návaznosti na aktivované moduly může vidět i Příchody a odchody a Aktivity. Kalendář Celkový přehled nabízí přehled všech událostí absencí, docházky i aktivit. V liště nad kalendářem jsou k dispozici volby pohledů (měsíční, týdenní, timeline) i filtrace událostí a uživatelů.
Mějte na paměti, že v kalendáři Celkový přehled lze vždy zobrazit události pouze jednoho uživatele. Každý může v návaznosti na nastavení vidět své události, události kohokoliv z týmu, případně události kohokoliv v celé společnosti.
Je to z toho důvodu, aby nevznikal v kalendáři nepřehledný mix, v němž by se nedalo data číst.
Kliknutím na jakoukoliv událost v kalendáři se otevře dialogové okno. Zde lze událost zrušit, vidět její stav a zároveň přidat poznámku a komentáře. Poznámka je editovatelná pouze uživatelem, který ji založil. Poznámka se zároveň propíše k události do reportů.
Komentáře k události může vložit kdokoliv, kdo ji vidí. Vložit můžete prostý vzkaz nebo “zmínku”. Pomocí “@” se zobrazí seznam uživatelů v aplikaci, kterým můžete poznámku adresovat. Začněte psát první písmena jména a systém bude uživatele “našeptávat”. Do stejného okna jako vkládáte zmínku můžete vložit i soubor.
-
Zmínky (mentions) v událostech
Pomocí symbolu @ můžete „zmínit“ jiného uživatele v aplikaci, aby se vyjádřil (nebo byl prostě jenom „zmíněn“) v příspěvku, který píšete. Tím ho můžete vyzvat k aktivitě, aniž napíšete například mail.
Ve všech detailech událostí (po kliknutí na událost v kalendáři), které ve Sloneekovi zaznamenáváme do kalendářů (absence, docházka, plánování), je možné zmínky využít v rámci kalendářů.
Jak zmínky používat?
Jakýkoliv uživatel může dát komukoliv (nejen svému manažerovi) v rámci firmy na vědomí, že se v rámci komentáře k určité události vyžaduje jeho pozornost nebo aktivita. Může jít o potvrzení, žádost, kontrolu přílohy.
Po zadání zmínky přijde emailem „zmíněnému“ upozornění. Přímo z emailu pak proklikem do aplikace může na danou zmínku zareagovat.
Pokud budete potřebovat zmínit více kolegů, jednoduše je oddělíte mezerníkem.
-
Měsíční emailové přehledy
Měsíční přehled pro uživatelskou roli Běžný uživatel
Přehled je rozesílán ráno první den v měsíci. V přehledu najdete v návaznosti na aktivované moduly:
- Přehled příchodů a odchodů s případným upozorněním na chybějící odchod (v takové situaci není docházka uzavřena)
- Souhrn Aktivit s případným upozorněním na neukončený time tracking
- Pomůcky čekající na přijetí + tlačítko odkazující na Moje pomůcky
- Dokumenty čekající na můj podpis + tlačítko odkazující na konkrétní dokumenty
Podrobný obsah souhrnů včetně možnosti nastavení všech notifikací najdete zde.
Vypínání / zapínání přehledů Sloneek DIGEST můžete provést na záložce Oznámení / Sloneek. Najdete ji pod položkou JÁ / Můj profil.
-
Jak zadat absenci nebo si zažádat o dovolenou?
Nevíte si rady, jak zadat dovolenou nebo jak si zadat lékaře? Přečtěte si rychlý návod níže. 👇
Novou absenci (např. dovolenou) zadáte z Plochy nebo z kalendáře absencí. Pokud podléhá schválení, přijde žádost nadřízenému.
Kliknete na tlačítko Nová absence. V kalendáři lze vybrat tažením myši rovnou období, ve kterém chcete událost založit. V dialogovém okně vyberte detaily události a klikněte na tlačítko Zkontrolovat.
Tlačítko Zkontrolovat funguje pro kontrolu případných nežádoucích duplicit jiných událostí napříč Sloneekem.
Pokud nemáte dostatečný fond pro čerpání události, aplikace vás na to upozorní. Pokud nejde událost vložit i přes dostatečný fond, znamená to chybu v nastavení. Více zde.
Pokud chcete zadávat absence z mobilu, stáhněte si naší mobilní aplikaci.
Co se děje po zadání události
- Pokud je Administrátorem nastavená událost jako automaticky schválená, ihned se propíše do systému. Vám přijde notifikace do e-mailu.
- Pokud událost podléhá schválení, pak je zaslána vašemu manažerovi. V okamžiku schválení budete informováni emailovou notifikací a událost se zapíše a započítá do systému.
- V případě zamítnutí události přijde o této skutečnosti mailová notifikace, událost se do systému nezapíše a nezapočítá.
-
Jak se podívat na státní svátky své nebo svých kolegů?
V kalendářích najdete defaultně zobrazené státní svátky země vaší firmy, ale současně také státní svátky země, v níž působíte, pakliže nejsou země totožné. Pokud byste si svátky země firmy chtěli skrýt, stačí k tomu použít příslušný checkbox nad kalendářem.
Příklad: Jste v České republice, ale pracujete pro německou společnost. V kalendáři tak uvidíte české státní svátky, ale zároveň máte možnost vidět státní svátky v Německu, kde vaše firma sídlí.
Pokud si v kalendáři absencí rozbalíte filtr uživatelů, uvidíte u každého kolegy v závorce kód země, v níž působí. Když některého kolegu ve filtru označíte, automaticky se vám v kalendáři ukáží jeho státní svátky. Díky tomu je plánování dovolených a dalších absencí mnohem jednodušší.