Balíček informací pro nováčky

  • Odeslání balíčku informací nováčkům, sledování průběhu plnění

    Mějte pod kontrolou nástup nováčků do firmy, zvyšujte zaměstnaneckou spokojenost a zkušenost!

     

    Odeslání balíčku informací Sledování průběhu vyplňování

    Odeslání balíčku informací

    Odeslání Infobalíčku pro nováčky je možné pouze uživatelům, kteří ve vašem účtu v aplikaci nebyli nikdy aktivní!

    Ve výběru uživatelů k odeslání balíčku se tedy nebudou objevovat neaktivní uživatelé, kteří již aktivní historicky byli.

    Přiřazení a odeslání balíčku provedete 2 možnými způsoby. Při zakládání nového uživatele přímo z karty uživatele (Uživatelé / Přehled a správa) a nebo ze sekce Info pro nováčky (Uživatelé / Info pro nováčky). Pozor, v druhém případě musíte mít již uživatele založeného!

     

    digit-one_31-fe0f-png Založení uživatele přímo z Karty uživatele

    Uživatele založíte v Uživatelé / Přehled a správa kliknutím tlačítko na Přidat. Vyplníte jméno, příjmení a emailovou adresu, na kterou budete Balíček pro nováčky odesílat (pravděpodobně soukromý email). Uživatele ponecháte NEAKTIVNÍHO.

    Zobrazí se vám možnost výběru šablony, kterou chcete použít.

    vyber sablony

    Kliknete na Vytvořit uživatele v pravém horním rohu.

    vytvorit-uzivatele

    Teď už jen zkontrolujete a doplníte chybějící informace a odešlete. 

    odeslat-kontrola

    ! POZOR !

    Jazyk uživatelů je systémově nastaven na EN (angličtina). Pro změnu jazyka, ve kterém bude aplikace s uživatelem komunikovat (a nejde pouze o prostředí aplikace, ale i o notifikace), požadovaný jazyk nastavte v Kartě uživatele / záložka Oznámení a integrace. 

     

    digit-two_32-fe0f-png Odeslání ze sekce Info pro nováčky

    ! POZOR !

    Abyste mohli Balíček přiřadit, musí být již založený uživatel!

     

    Jděte do seznamu šablon v Uživatelé / Info pro nováčky. U šablony, se kterou chcete pracovat klikněte na button_Akce.  Druhou alternativou je rovnou kliknout na Přiřadit balíček nováčkovi priradit-balicek. 

    Další postup je pak následně stejný, jako v případě přiřazování a odesílání balíčku z karty uživatele.

     

    Sledování průběhu vyplňování

    Průběh vyplňování šablon může sledovat kliknutním na performance_detail-1v řádku šablony. Rozbalí se seznam všech odeslaných balíčků a stav jejich vyplňování. 

    Kliknutím na button_Akce v řádku konkrétního nováčka se dostanete do menu. Kromě Úpravy a Smazání může v případě potřeby balíček znovu odeslat. Výběrem Náhledu uvidíte v detailu, jak nováček pokračuje s vyplňováním zaslaného balíčku.

    Snímek obrazovky 2023-09-14 v 13.45.12

     

  • Příprava a editace šablon balíčku informací pro nováčky

    Ušetřete čas přípravou nástupu nových kolegů!

    Nejprve se podíváme, co vlastně nováček uvidí, když mu Balíček informací dorazí do emailu:

    Snímek obrazovky 2023-10-18 v 14.23.59

    S přípravou informací pro nováčky pracujete v sekci Uživatelé / Info pro nováčky. Podobně jako u Onboardingu, i v případě balíčku informací pro nováčky pracujete se šablonami.

    Šablona je rozdělena do 4 částí:

    • Informace ke dni nástupu
    • Osobní údaje k vyplnění
    • Vlastní pole k vyplnění
    • Představení nováčka týmu
    • Požadované dokumenty
    • Souhlas s GDPR


    Obligátní součástí je i souhlas s GDPR, protože v okamžiku vyplňování informací pravděpodobně nebudete mít s nováčkem podepsanou ani smlouvu, případně ani souhlas se zpracováním osobních údajů.

    Máme pro vás několik následujících tipů pro vyplnění

    Do šablony není nutné vyplňovat informace o datumu nebo místu nástupu ani kontaktní osobě (pokud ji pro vítání nováčků nemáte fixně stanovenou).
    Naopak větší práci si můžete dát s texty Jak bude probíhat první den v práci a Další instrukce. Pravděpodobnost, že tyto informace zůstanou stejné, je poměrně vysoká.

    Pokud byste texty chtěli alternovat například podle oddělení, připravte si více šablon. Obrovsky to zrychlí přípravu a odbavování nováčků!

    Pokud jste mezinárodní firmou, potom budete pravděpodobně zapotřebí připravit šablony v různých jazykových verzích. 

    Ve výběru vlastních polí se zobrazí všechna vlastní pole typu text, číslo a datum, která máte aktivní.

    Nováčka nechte vyplnit otázky, které mohou dobře posloužit jako rychlé představení a "návod pro komunikaci". I zde platí, že se kreativitě meze nekladou. Odpovědi na tyto otázky pak ostatní kolegové uvidí v aplikaci na hlavní ploše v sekci Noví kolegové. 

    V rámci Požadovaných dokumentů můžete specifikovat, co chcete, aby vám nováček před nástupem zaslal, např. fotku, potvrzení z lékařské prohlídky atd.

    Nakonec nezapomeňte šablonu ulozit!

    Dále se můžete podívat na článek, jak šablonu odeslat nováčkům.