Správa uživatelů
-
Přehled uživatelů
Váš seznam všech aktivních i neaktivních uživatelů.
V základním pohledu jsou zobrazeny jen následující údaje o uživatelích: avatar, jméno, příjmení, status (aktivní/neaktivní), role, týmy a email.
Přes tlačítko AKCE ("...") se dostanete k úpravě, odstranění, (de)aktivaci uživatele nebo výše zmíněnému resetu hesla.
V případě, že potřebujete exportovat data z uživatelských složek, využijte k tomu Report uživatelů.
-
Karta uživatele (zaměstnanci / kontraktoři)
Přehled všech informací, které o jednotlivých uživatelích evidujete.👇
Každý uživatel má svůj profil, který lze flexibilně rozšiřovat prostřednictvím Vlastních polí. Karta zaměstnance je přístupná pouze uživatelů s rolí Administrátor a Majitel účtu.
Záložka Základní a pracovní údajeZákladní informace o uživateli včetně přiřazení týmu, role, poznámky a Vlastní pole umožňující rozšíření evidovaných informací napříč všemi uživateli. Více o nastavení a editaci Vlastních polí najdete zde.
Doporučujeme v této sekci také přidat k uživatelům štítky, které vám posléze pomohou se snadnějším filtrováním uživatelů dle logických skupin. Příklad takové štítku může být např. IČO nebo Mateřská dovolená.
Pokud je vyplněný veřejný medailonek uživatele, text se bude zobrazovat v rámci informací v sekci Kolegové a zároveň v kartě v rámci organizační struktury. Každý uživatel může také nahrát svou profilovou fotografii (fotku nebo také profilovku). Tato fotka bude viditelná v celé aplikaci.
Záložka Typ spolupráce a finanční podmínky
Detaily nastavení pracovní doby, mzdy, srážek a bonusů. V této záložce nastavujte podmínky pro stravenky a stravenkové paušály.
Záložka Hodnocení
Vše, co souvisí s evaluací, hodnocením dovedností a výkonu uživatelů, najdete pod záložkou Hodnocení.
Záložka Osobní údaje
Detailní přehled osobních údajů nutných ke správě uživatele.
Běžní uživatelé mohou sami upravovat sekci Osobní údaje, aby částečně snížili administrativní zátěž svých HR oddělení. Uživatelé tak mohou upravit svou adresu či bankovní spojení. Každá taková změna přijde ke schválení administrátorům (kteří ji naleznout také v sekci Schvalování / Změna osobních údajů).
Záložky Přehled absencí a aktivit
Přehled a nastavování absencí a aktivit pro konkrétního uživatele.
Záložka Historie (time line)
Veškeré důležité akce u uživatele, seřazené pečlivě v časové ose. tento přehled se bude hodit zejména, když do týmu přichází nový leader, který nemá příliš historický přehled o svých lidech.
Pracujeme se záznamy následujících událostí:
- Datum nástupu
- Změna základní mzdy / odměny (kontraktoři)
- Přidaný bonus
- Dokončené hodnocení
- Změna týmu
- Změna pozice
- Změna pracovní lokality
- Zmínky v Kudos
- Datum odchodu
Záložka Nastavení rozhraní
Nastavování viditelnosti modulů, správa upozornění (notifikací), přehled integrací Google a Microsoft a podrobný audit log. vše pro konkrétního uživatele.
Záložky Dokumenty a Pomůcky
Záložky se zobrazí při aktivování modulů. Obsahují dokumenty a pomůcky přiřazené danému uživateli.
-
Aktivace a deaktivace uživatele
Aktivaci / deaktivaci uživatele provedete v Kartě uživatele na záložce Základní a pracovní údaje, kde jen zakliknete políčko "Uživatel je aktivní / Uživatel je neaktivní". Alternativně můžete uživatele aktivovat přímo ze Seznamu uživatelů, když rozkliknete tři tečky vedle jeho jména a zvolíte možnost Aktitovat.
Před vlastní aktivací uživatele se ujistěte, že emailová adresa, kterou má každý uživatel přiřazenu, je funkční (aktivní). To platí zejména pro firemní domény.
V případě, že aktivujete uživatele, který nemá přidělený email aktivní (typicky před nástupem do firmy), bude ve službě Amazon, kterou používáme pro chod Sloneeka, automaticky zařazen na "blacklist". Důvodem je snaha mail serveru doručit zprávy na neexistující email.
-
Vytvoření nového uživatele (zaměstnance)
Vytvořit (založit ) nového uživatele (zaměstnance) je velmi snadné. V sekci Uživatelé / Seznam a správa klikněte na tlačítko Přidat a vytvořte uživatele s požadovanými údaji.
Alternativou pak je uživateli jen poslat odkaz na "samo-založení" účtu ve Sloneekovi. V sekci Uživatelé / Seznam uživatelů klikněte na tlačítko Pozvat a zkopírujte link, který vám systém vygeneruje. Link pošlete uživateli a poté už jen zkontrolujte data a uživatele aktivujte.
-
Měření nálady (mood meter) - nálada ve firmě
Každá firma může prostřednictvím jednoduchého měřícího mechanismu využít kontinuálního zjišťování nálady.
Všichni uživatelé mohou vyjádřit své firmě, jak jsou dnes naladěni do práce, resp. Jak dnes vnímají svou práci.
Vypnutí / zapnutí provedete v Nastavení / Nastavení aplikace.
Sběr dat je ZCELA ANONYMNÍ, Sloneek neuchovává ani nezobrazuje individualizovaná data o "hlasování".
Vyhodnocení pak jednoduše provedete v Reportech.
-
Odeslání nového hesla
Role Administrátor a Majitel účtu mají možnost odeslat vybranému uživateli link pro změnu hesla.
V seznamu uživatelů klikněte na “. . .” a vyberte možnost Resetovat heslo
Heslo si může uživatel změnit i sám. Návod najdete ZDE.
Uživatel musí být AKTIVOVÁN, aby funkce pro změnu hesla fungovala.
-
Report a export uživatelů (zaměstnanců)
Kromě standardních reportů, které slouží pro zpracování mezd nebo jako přehledové listy, Sloneek nabízí také ucelený uživatelský přehled.
Najdete jej v sekci Reporty a nastavení / Reporty pod záložkou Ostatní. Podobně jako u ostatních reportů, máte možnost si vytvořit konfiguraci, ze které můžete v budoucnu stejný report generovat rychle znovu. Druhou možností je nechat si vygenerovat jednorázový report:
Následně si jen vyberte, která data chcete do reportu zahrnout. Vybírat můžete ze tří hlavních oblastí podle toho, jak je znáte z uživatelských karet:
- základní a pracovní údaje
- typ spolupráce a finanční podmínky
- osobní údaje
Jméno a příjmení jsou povinnými údaji, které jsou do reportu vždy zakomponovány automaticky. Nemusíte je proto v nabídce hledat.
Ve chvíli, kdy máte parametry nastavené, zbývá jen report vygenerovat. Opět platí, že jak bude generování reportu dokončeno, obdržíte notifikaci.Hotový report si můžete dále modifikovat, filtrovat v něm nebo si nastavit vlastní pohledy. Mechanismus je stejný jako v případě ostatních reportů.
Samozřejmostí je pak možnost si data z reportu uživatelů (zaměstnanců) vyexportovat jako CSV nebo XSLX.
-
Mezinárodní složení týmu / firmy
Pokud máte zaměstnance v různých zemích, bývá nezbytné při plánování absencí či výpočtu pracovního fondu přihlížet ke státním svátkům v každé z těchto zemí, v nichž zaměstnanci působí. Ve Sloneekovi je to jednoduché.👇
Modelový příklad
V jednom týmu jsou zaměstnanci z Česka, Slovenska a Portugalska. Manažer týmu potřebuje při plánování dovolených přihlížet k tomu, kdy mají tito zaměstnanci ve svých zemích státní svátky.
Jak na to ve dvou krocích?
V kartě každého uživatele naleznete řádky Země působení a Region v zemi působení. Zaměstnanci, který pracuje z Česka, tak přiřadíte jako zemi působení Českou republiku, zaměstnanci z Portugalska zase Portugalsko. Možnost máte také přiřadit zemi působení totožnou se zemí společnosti. Pozor: Tuto akci mohou provést pouze administrátoři či majitel účtu. Více o uživatelských rolích zde.
Jakmile některému uživateli přiřadíte zemi působení, systém automaticky rozpozná jeho státní svátky a na základě toho bude počítat pracovní fond pro daný měsíc a zohledňovat absence.
Ve druhém kroku pak může manažer týmu přejít do kalendáře absencí a rychle si vyfiltrovat zaměstnance, na které se potřebuje podívat. U každého uživatele je v závorce znázorněn kód země. Když manažer do filtru zahrne uživatele, který působí v Portugalsku, systém tak manažerovi automaticky v kalendáři zobrazí portugalské státní svátky. Současně ale kalendář zobrazí také státní svátky "domovské" země společnosti podle toho, jak byla nastavena při zakládání účtu ve Sloneekovi.
V praxi tak může manažer vidět v kalendáři státní svátky České republiky, v níž jeho firma sídlí, a zároveň také státní svátky svého portugalského podřízeného. Díky tomu bude mít perfektní obrázek o tom, jak vše naplánovat.
Jak je to s reporty?
Ve chvíli, kdy uživateli přiřadíte v jeho kartě zemi působení, systém automaticky vytáhne z databáze státní svátky dané země a na základě toho vypočítá pracovní fond uživatele pro daný měsíc. To se samozřejmě projeví také ve všech reportech, kde bude čistý pracovní fond pro daný měsíc "očištěn" od státních svátků.
Pokud má v daném měsíci uživatel ve své zemi nějaký státní svátek, promítne se zároveň tato informace do reportu absencí. V Kombinovaném reportu bude absence rovna počtu hodin, které by měl uživatel daný den standardně odpracovat (při 8hodinnovém pracovním dnu tedy bude u absencí svítit hodnota 8). V Měsíčním reportu odpracované doby nebo reportu Pracovní doby naopak bude u konkrétního dne svítit hodnota 0.