Webová aplikace 2022

V této aktualizaci přichází řada zásadních změn, novinek i oprav chyb.

1) Redesignovali jsme MENU
  

Proč jsme změnu udělali?

Nová verze nabídky poskytuje přehled na první pohled. Je rozdělena do několika ucelených celků:

1. část = Dashboard (nic se nezměnilo) + Schvalování (sekce, kde se zobrazuje schvalování absencí a aktivit - změnilo se místo, kde se nachází, ne to, jak funguje) + Kalendáře (dříve sekce Události).
2. část = sekce JÁ poskytuje uživateli přehled o všem, co se ho jako uživatele týká. Včetně detailních přehledů absencí a aktivit.
3. část = SPOLEČNOST poskytuje manažerům, administrátorům a vlastníkům účtu přehled o sekcích, které mohou spravovat, a zaměstnancům přehled o sekcích společnosti, které je mohou zajímat (například wiki stránky).
4. část = JINÉ alias to, co se jinam nevešlo. K dispozici jsou reporty a exporty, integrace a firemní nastavení. Obsah zůstal stejný.
   
   

2) Změny v absencích
  

 Přidávání nové nepřítomnosti - dialogové okno

• Při přidávání nové nepřítomnosti lidé často klikali na kalendář, ale nic se nedělo, takže byli zmatení. V současné době, pokud někdo klikne na kalendář, zobrazí se mu zpráva před výběrem typu nepřítomnosti: Nejprve vyberte typ nepřítomnosti

  

 Přidávání nové absence - dialogové okno

• Při přidávání nové nepřítomnosti lidé často klikali na kalendář, ale nic se nedělo, takže byli zmatení. V současné době, pokud někdo klikne na kalendář, zobrazí se mu zpráva před výběrem typu nepřítomnosti: Nejprve vyberte typ nepřítomnosti

  

 UPOZORNĚNÍ: Tento typ nepřítomnosti nelze přidat zpětně za více než X dní.

Přidali jsme upozornění při vytvoření / přidání nepřítomnosti pro případ, kdy je pro nepřítomnost nastaven časový limit události a uživatel se snaží tento časový limit překročit.

Nově se zobrazí upozornění "Tento typ nepřítomnosti nelze přidat zpětně na více než X dní" - ( X je proměnná dle nastavení).

 Přidání zobrazení informací zadaných v kalendáři nepřítomnosti pomocí "hoveru"

Události - Kalendář nepřítomností - Zobrazení časové osy - zobrazovaly nepřítomnosti jako malé obdélníky, ze kterých nebylo možné nic vyčíst. Proto jsme přidali n informací o zobrazení při najetí.

3) Zobrazení fotografií z profilu uživatele v organizační struktuře

Ve stromové organizační struktuře (Společnost / Týmy)  se zobrazí fotografie zaměstnance, pokud ji má nahranou. Pokud ne, zobrazí se ikona avatara s iniciálami zaměstnance. Novým zaměstnancům nebo větším společnostem to pomáhá při seznamování a větší informovanosti.

4) Info o nové "wiki stránce" do emailu
  

V případě založení nového článku do firemní wiki přijde všem uživatelům emailová notifikace. Nikomu tak neuniknou firemní novinky.

5) Nadcházející připomínky (z uživatelských polí) do e-mailu

Do emailového oznámení bylo přidáno nové upozornění na typ oznámení Výročí a Datum. Oznámení se odesílá 7 dní před datem, které je uvedeno v profilu uživatele.

6) Nový management plateb:

Nové vyúčtování poskytuje komplexnější vyúčtování pro společnost Sloneeka. Jednotný balíčkový systém a jednotná cena. Ale hlavně. Významně jsme snížili pravděpodobnost, aby platby kartou za Sloneekovy služby zůstaly kvůli bankovnímu neověření nevypořádané.

7) Oprava chyb

Nakonec jsme nezapomněli ani na opravy chyb, které se v aplikaci vyskytly. Děkujeme za jejich reporting!

Nové typy aktivit pro služební cesty a home office, váš osobní talent pool a nový modul pro klienty a projekty!👇

1) Skills management (kompetenční model) 

Vydali jsme druhou část modulu skills managementu (hodnocení kompetencí) - hodnocení týmovým vedoucím a reporting. Podrobnosti k přístupu a spuštění hodnocení naleznete v článku zde, K reportingu a navrhování vzdělávacích oblastí najdete více informací zde.

Na dalším rozvoji této funkcionality i nadále budeme intenzivně pracovat! Připravili jsme speciální článek v tomto Centru nápovědy, kde shromažďujeme všechny možné inspirativní poznatky a obsah vztažený právě ke skills managementu (kompetenčním modelům). A to včetně rozsáhlého e-booku, který máte zdarma ke stažení!

2) Služební cesty a Home office

Je váš zaměstnanec na služební cestě nebo homeoffice a současně vykonává ještě další pracovní aktivitu? Nyní má možnost vše zaznamenat souběžně a přehledně.

Při vytváření nové aktivity vyberte jako typ aktivity Služební cesta, případně Homeoffice, a povolte ji k zaznamenávání požadovaným uživatelům. Když poté zaměstnanec zapíše novou aktivitu Služební cesta nebo Homeoffice, bude mít možnost do délky jejího trvání vložit ještě další aktivitu, která se bude překrývat.

Aktivity typu Služební cesta a Homeoffice se také promítnou do reportů. Konkrétně do reportu Přehled aktivit a Souhrn aktivit, v nichž si můžete snadno tyto typy aktivit vyfiltrovat. Zároveň v reportu najdete i dokumenty a poznámky, které byly přiloženy k těmto aktivitám. Všechny připojené soubory si můžete snadno z reportů stáhnout. 

3)  Seznam talentů (ATS)

Chtěli byste si uchovat kontakt na někoho, kdo již byl uchazečem o práci ve vaší společnosti? Přesuňte jej do Seznamu talentů! Kdykoliv se v budoucnu rozhodnete, že by tento uchazeč byl vhodný na některou z dalších nabídek, zde na něj naleznete kontakt a také již zaslaný životopis, případně motivační dopis.

Tuto sekci naleznete v oddíle Společnost / Nábor / Seznam talentů. Potenciální kandidáty, které máte možnost také přehledně oštítkovat, sem můžete přidávat i ručně. Detailně

4) Správce příchodů a odchodů

Týmové role Plánovač absencí a Plánovač aktivit nyní nově doplňujeme také o Správce příchodů a odchodů. Uživatel, který bude mít přidělenou tuto roli, tak bude moci ostatním členům týmu přidávat a spravovat segmenty docházky.

Tuto možnost najde Správce příchodů a odchodů v kalendáři Příchody / Odchody po kliknutí na tlačítko Nový segment. Následně jen vybere, pro jakého uživatele chce vložit segment docházky, jakým typem odchodu segment končí a zvolí rozsah tohoto segmentu, tedy čas mezi příchodem a vybraným typem odchodu. Podrobně se na všechny uživatelské role v aplikaci podívejte zde.

5) Zapisování aktivit pro klienty a projekty

Pokud pracujete s klienty na různých projektech (jednotlivé klienty i projekty můžete spravovat v Nastavení / Klienti, případně Nastavení / Projekty, máte nově možnost si všechny související pracovní aktivity přehledně zaznamenat z kalendáře. Postupujte stejně jako u běžných aktivit, jen s tím rozdílem, že kromě samotné aktivity a délky jejího trvání zvolte, pro jakého klienta a na jakém projektu práci vykonáváte. 

6) Další důležité změny

📍Zpřehlednění sekce Nastavení

Pro lepší orientaci v nastavení aplikace jsme přišli s řešením, kdy se vám po kliknutí v levém menu na položku Nastavení zobrazí stránka se vším, co lze v aplikaci nastavit. Jednotlivé oblasti (modul absence apod.) jsou nově přehledněji rozřazeny do logických celků. Zde vás rovněž aplikace upozorní na případné chyby v nastavení.

📍Hromadné mazání dokumentů

• U každého dokumentu můžete zakliknout okénko a současně vybrat více dokumentů, se kterými chcete dále nakládat. Také máte možnost označit všechny dokumenty najednou.

• Přidali jsme tlačítko pro smazání všech označených dokumentů.

📍Sbalený strom týmů

Změnili jsme výchozí nastavení u zobrazení stromu týmů. Nyní máte možnost si všechny subtýmy, které chcete vidět, rozbalit tlačítkem plus. Stejným způsobem po kliknutí na tlačítko minus je zase sbalíte.

📍User DIGEST e-mail

Dosud byl uživatelům zasílám měsíční přehled k poslednímu dni v měsíci. Po vašich žádostech jsme však datum zasílání změnili na první den v měsíci, aby přehled lépe reflektoval i poslední pracovní den v uplynulém měsíci.

📍Možnost přidání kontaktního údaje na osobu zodpovědnou za fakturace

Do Nastavení / Licence a moduly jsme v sekci Fakturační údaje umožnili přidat e-mailovou adresu na osobu, která je ve vaší společnosti zodpovědná za faktury. Všechny faktury poté budou zasílány na hlavní kontaktní e-mail společnosti (který z této sekce rovněž můžete změnit) a na nově přidanou adresu.

8) Oprava chyb

Nakonec jsme nezapomněli ani na opravy chyb, které se v aplikaci vyskytly. Děkujeme za jejich reporting!

Ucelený přehled vydaných aktualizací a změn k 14. 8. 2022.👇

• Zjednodušení uživatelského rozhraní checklistů, s možností vkládat úkoly také do již spuštěného checklistu.
• Integrace s aplikací Slack – zadávání time trackingu, schvalování událostí manažery, jednoduché reporty. Více o nastavení zde. 
• Integrací s aplikací Jira Software – zadávání time trackingu pro úkoly, které se uživateli přenáší z aplikace Jira. Více o nastavení zde. 
  
  

• přepracované, více intuitivní uživatelské rozhraní pro schvalování absencí a time trackingu
• mobilní aplikace pro Android a iOS, která umožňuje zadávat absenci, docházku a time tracking, nahlížet na jednoduché uživatelské reporty a manažerům schvalovat události členů jejich týmu.
  
  

1) Nové UX modulu Dokumenty

• Od základu přepracované uživatelské rozhraní modulu dokumenty
• Pohled na dokumenty v jedné rychlé tabulce s možností vyhledávání a rychlého filtrování
• Přidávání štítků k dokumentům
• Vkládání dokumentu je nově pod jedinou akcí. V novém modálním okně si uživatel zvolí typ vkládaného dokumentu.
• Každý dokument má nyní svou obrazovku se zobrazením detailů a podpisů uživatelů

2) Změna nastavení dokumentů

• Každý podpis a potvrzení o přečtení dokumentu bude vyžadovat psaný podpis. V globálních nastaveních již nebude možné povolit potvrzení bez podpisu.
• Vkládat dokumenty mohou administrátoři, vlastníci společnosti a správci dokumentů. Toto nastavení již není možné v globálním nastavení měnit.

3) Ostatní úpravy

• Nový design správy kategorií a vlastních polí ve správě pomůcek
  
  

1) Nový design uživatelského rozhraní

• Nové UI zvyšuje přehlednost a použitelnosti aplikace. Nové, barevné a výrazně odlišené akční prvky lépe vystihují jejich účel a podstatu.

2) Redesign modulu Pomůcky

• Nové grafické rozhraní a přehlednější tabulky v modulu Pomůcky.

1) Notifikační „badge“ pro schvalovatele absencí

• Uživatelé s rolí „manager“ nyní uvidí počet událostí aktivit a absencí jejich podřízených čekající na schválení. Tento vizuální prvek přispěje k přehlednější orientaci manažerů ve schvalování, což bude mít za následek zrychlení schvalovacího procesu.

2) Pracovní doba na dobu neurčitou

• Na základě častého požadavku zákazníků je nyní možné nastavit dobu platnosti pracovní doby zaměstnanec na neurčito.

Nejnovější aktualizace přináší významné změny v Evidenci uživatelů i zpřehlednění reportů. Projděte si všechny novinky níže.

1) Dashboard

• Upravili jsme přehled na ploše, aby uživatelsky lépe vyhovoval

2) Checklisty

• Vylepšili jsme checklisty, aby lépe vyhovovaly požadavkům pro onboarding nových kolegů
• Oprava drobných chyb

3) Evidence uživatelů

• Přepracovali jsme celou složku uživatele, seskupili jsme logické celky do nových karet
• V záložce Smlouvy a pracovní je rozšířené zpracování informací o mzdách a bonusech. Mzdu je možné nastavit na dobu neurčitou.
• Přidali jsme Přehled nepřítomností a Přehled aktivit u konkrétního uživatele. 
• Nastavení rozhraní slouží pro ovládání nastavení funkcionalit a pohledů pro jednotlivé uživatele
• V záložce Osobní informace jsou doplněny dle vašich požadavků doplňující informace k Bankovním detailům

Připravujeme

• Zobrazení části uživatelského profilu i pro týmového manažera

4) Absence

• Umožněno zadávání událostí přesahující jeden kalendářní měsíc (např. Poslední týden v dubnu a první v květnu)

5) Dokumenty

• Přidali jsme přepnutí pohledu na ty dokumenty, které nejsou všemi stranami podepsané
• Upravena logika podepisování a schvalování dokumentů:
  • Soukromé dokumenty – musí být vždy podepsány alespoň 1 uživatelem.
  • Smlouvy – musí být vždy podepsány alespoň 1 uživatelem.
  • Veřejné dokumenty – čtení musí vždy potvrdit alespoň 1 uživatel

• Checkbox „Vyžadovat potvrzení o přečtení nejpozději“:
  • Pokud je zaškrtnuto políčko při vytváření nového dokumentu, má dokument lhůtu pro podpis/čtení.
  • Pokud není políčko zaškrtnuto, lze dokument kdykoli přečíst nebo podepsat.
• Oprava drobných chyb

Připravujeme: 

• Hromadné mazání a hromadná archivace

6) Reporty

• Přidali jsme dashboard reportů pro rychlejší orientaci
• Přidali jsme nový report Integrované aktivity sdružující pohled na čas odpracovaný / reportovaný v aktivitách se zohledněním absencí a pracovní doby 

Připravujeme

• Generování rozsáhlejších reportů na pozadí podobně, jako je to dnes u integrovaných reportů.

7) Google login

• Při každém přihlášení již není zapotřebí znovu udělovat práva pro zápis

Kudos, důležitá firemní oznámení i přehled o nadcházejících dovolených kolegů. Nová firemní nástěnka je tu! Součástí poslední aktualizace je však mnohem víc. 👇

1) Firemní nástěnka

Sloneek není jen nástrojem pro HR oddělení a personalisty, ale v první řadě také pro všechny zaměstnance. Ti nyní dostanou možnost být ještě více vtaženi do života firmy.

Původní plocha s přehledem odpracovaného času či zůstatky absencí nadále zůstává, pouze se mění její název na výstižnější Rychlé přehledy. K těm však vznikla ještě plocha nová, na které všichni uživatelé najdou:

• Narozeniny
  Zobrazují se narozeniny všech zaměstnanců v následujících 7 dnech. Přítomné je i tlačítko na okamžité poslání gratulace, která přijde oslavenci. 🥳 
• Mimo práci
  Zobrazují se uživatelé, kteří daný den nejsou v práci a čerpají buď některou z absencí typu Volno (např. dovolená), nebo jsou na homeoffice, případně služební cestě.
• Výročí
  Podobně jako u narozenin, i zde se zobrazují výročí všech uživatelů v následujících 7 dnech. Pokud tak zaměstnanec Petr Novák slaví 5 let ve firmě, ihned mu můžete poslat gratulaci.
• Plánované absence 
  Zobrazují se zaměstnanci, jimž v následujících dvou týdnech začne dovolená či jiná plánovaná absence. 🏖
• Kudos (pochvaly)
  Jdeme s dobou a umožňuje nově manažerům a administrátorům přidávat veřejné pochvaly pro vybrané uživatele, celé týmy, zaměstnance na jednotlivých lokacích či s konkrétními rolemi. 🙌 Ke kudos můžete připojit také text, obrázky či gify. 
• Oznámení
  Majitel účtu a administrátoři mohou také na firemní nástěnku vkládat důležitá oznámení, která se týkají chodu firmy. Jednoduše tak mohou například upozornit zaměstnance v některé pracovní lokalitě, aby zítra nešli do práce, protože bude probíhat rekonstrukce budovy. Nebo oznámit chystaný team building. 🕺🍻 Oznámení se dají publikovat pro celou společnost, jednotlivé týmy nebo pro vybrané pracovní lokality.

2)  Editace vlastního profilu

Běžní uživatelé nově získávají možnost částečně editovat svůj vlastní profil, a snížit tak administrativní zátěž vašeho HR oddělení. 😌

Po kliknutí na svůj avatar v horní liště a položku Profil se uživateli zobrazí jeho karta, ve které podobně jako dosud Administrátor může upravit své osobní informace. Mezi ty patří například adresa či bankovní spojení.

Administrátor účtu však stále bude o změnách informován a v sekci Schvalování tyto změny může potvrdit, či naopak zamítnout. 

3) Hromadné vyžádání podpisů u dokumentů

Správa dokumentů je nyní ještě jednodušší. Ve chvíli, kdy u některých dokumentů chybí podpisy či si je někteří uživatelé stále nezobrazili, máte možnost všechny jedním kliknutím upozornit, aby tak učinili. 

4)  Hlasování o nových funkcionalitách

Váš pohled na to, jaké funkcionality potřebujete, by Sloneek zvládal, je důležitý. Připravili jsme pro vás možnosti, jak "hlasovat" pro nové funkcionality.

Pod vaším profilem najdete odkaz na seznam uvažovaných funkcionalit a rozšíření aplikace. 

Váš názor je pro nás důležitý při rozhodování, co dalšího se v aplikaci objeví!

5) Další důležité změny

Změna zobrazování vlastních úkolů 

V sekci Já / Moje úkoly již naleznou majitel účtu a administrátoři pouze své úkoly. Pokud chtějí vidět úkoly, které sice mají na starost, ale týkají se i dalších uživatelů, naleznou je v sekci Onboarding a úkoly / Seznam všech úkolů.

Zafixování popisu sloupců v Přehledu absencí

V uživatelské kartě v záložce Přehled absencí docházelo při nastavování parametrů jednotlivých absencí k nepříjemným situacím, kdy při scrollování absencemi dolů administrátor ztratil přehled o sloupcích, které upravoval. Proto jsme nyní horní lištu s popisy sloupců zafixovali. 🛠

Upravený report Základní mzda

Do reportu Základní mzda jsme nově přidali také sloupce Bonus a Srážky. Díky tomu budete mít vše přehledně na jednom místě. ⚖️

Úprava reportu Stravenky dle pracovní doby

Součástí reportu bude také informace o hodnotě stravenky.

Změna uspořádání článků ve firemní wiki

Nově budete moci kartičky s články ve firemní wiki uspořádat přetáhnutím na jiné místo

Klienti a projekty přehledně také v reportech

Pokud máte ve firmě zapnutý modul Klienti a projekty, najdete nově v reportu Přehled aktivit sekci, kde budete mít detailní informace o tom, pro jakého klienta a projekt byla aktivita zaznamenána. Součástí této sekce jsou i vlastní pole, která jste si pro klienty a projekty vytvořili.

6) Drobné opravy

Opravili jsme i řadu nahlášených chyb v zobrazování a chování aplikace.