Správa náboru

Vytvořte si novou nabídku práce a zvolte si, jaké informace chcete od kandidátů získat.

Před vytvářením jednotlivých nabídek práce je vždy dobré si nejdříve nastavit celý náborový proces. Začněte tím, že se podívejte na náš návod k nastavení náboru.

Nastavení i následnou správu náboru mají na starosti uživatelé s rolí Administrátor, Majitel účtu, případně uživatel s rolí Manažer náboru.

Založení nové pracovní nabídky

Když se z menu prokliknete do sekce Společnost / ATS, jako první uvidíte seznam vytvořených pracovních pozic. Pro vytvoření nové nabídky práce jen klikněte na tlačítko Nová pracovní pozice. 

Samotné vytváření nové pozice je pak pro větší přehlednost rozděleno do tří kroků:

1. Informace o pozici
2. Informace o kandidátovi 
3. Nastavení pozice

Informace o pozici

Začněte tím, že nejdříve vyplníte základní informace o pozici jako režim práce, finanční podmínky nebo typ spolupráce.

V této části máte také možnost vybrat osoby odpovědné za nábor, jinými slovy zainteresované členy vašeho týmu, které mohou na nabídku a kandidáty nahlížet a také k nim přidávat komentáře. 

Následně se dostanete k tvorbě samotného popisu pozice, pro který můžete využívat bohatý WYSIWYG editor (akronym “what you see is what you get” ). Pracujte s různými typy médií, formátů textu.

Pokud máte v nastavení náboru vyplněné informace o společnosti a nahrané fotografie, automaticky se sem propíší do stejnojmenných kategorií.

Klíčové dovednosti pro danou pozici

Jakmile máte vytvořený text inzerátu, můžete si dále nechat umělou inteligencí vytvořit klíčové dovednosti, které jsou pro důležité u dané pracovní nabídky. Jednoduše klikněte na tlačítko Generovat klíčové dovednosti pomocí AI.

Obratem dostanete od umělé inteligence list dovedností, které samozřejmě můžete promazat, nebo naopak o další klíčové dovednosti. U každé dovednosti následně volíte na škále, jak zásadní pro vás daná dovednost je:

Informace o kandidátovi

V druhém kroku si zvolte, jaké informace chcete od kandidátů získat. Vždy máte na výběr, zda bude daná informace aktivní pro konkrétní pozici, a zda bude její vyplnění vyžadováno jako povinné.

Samozřejmostí je pak prostor pro doplňující otázky na kandidáty, které si můžete nadefinovat níže. U těchto otázek volíte mezi otevřenými odpověďmi, odpověďmi formou ANO/NE a nahráním souborů.

Nastavení pozice

V poslední třetím kroku již jen nastavujete, jaké fáze náboru chcete mít pro danou pracovní nabídku dostupné a kdo je má na starost z vašeho týmu. Tyto fáze vycházejí z vašeho nastavení náboru. 

Uložení a publikace nabídky

Po úpravě fází procesu, které chcete pro konkrétní pozici využít, nastavenou pracovní pozici uložte a následně ji můžete publikovat.

Zobrazit a zkontrolovat si výslednou podobu publikovaných nabídek práce můžete přes tlačítko Inzertní portál. Přímo z něj pak rozklikněte některou z nabídek.  

Schvalování pracovních pozic

U vytváření pracovní pozice se můžete rozhodnout, zda chcete nový inzerát odeslat ke schválení. Je to volitelný krok, stačí schvalování zapnout.

Počet schvalovatelů, které lze přiřadit není nijak omezen, můžete zvolit libovolný počet. Jakmile schvalovatele určíte, bude o žádosti o schválení informován. Podrobnosti o pracovní nabídce si bude moct prohlédnout se všemi relevantními detaily, nabídku buď schválit nebo zamítnout nebo také poskytnout zpětnou vazbu.

V  případě, že schvalovatel neprovedl žádnou akci, jako správce budete moct odesílat upomínky přímo ze stránky s podrobnostmi pracovní nabídky.

Editace pracovních nabídek

Vaše pracovní pozice můžete libovolně přesouvat mezi těmi třemi statusy:

1. Koncepty - rozpracované, neschválené a nepublikované pozice
2. Otevřené - schválené a publikované pracovní nabídky, na které se mohou hlásit uchazeči
3. Uzavřené - ukončené a archivované nábory

Vždy stačí jen kliknout na tři tečky vedle dané pracovní nabídky, zvolit možnost Změnit status a nabídku přesunout do požadovaného statusu (např. z konceptu do otevřené pozice).

Přesouvejte kandidáty mezi fázemi náboru a diskutujte o nejlepších uchazečích s kolegy.

Po vytvoření nové pracovní pozice a jejím publikování můžete snadno zjistit, jací uchazeči se vám přihlásili, můžete si stahovat jejich dokumenty a diskutovat o kandidátech s dalšími členy vašeho týmu.

Detail pozice a přehled kandidátů

Pro správu pracovní nabídky se ze sekce Společnost / ATS jednoduše proklikněte do dané pracovní pozice. Vzápětí uvidíte jednoduchý přehled o pozici a kandidátech, se kterými můžete dále pracovat. Využít můžete také filtrů nad tabulkou s kandidáty. 

Správa kandidátů

Každého přihlášeného kandidáta si můžete rychle rozkliknout a zobrazit si o něm vše, co potřebujete vědět. V detailu kandidáta naleznete pět základních sekcí:

• Dovednosti
• Informace o kandidátovi
• Dokumenty
• Poznámky a historie
• Chat s kandidáty

Hromadná správa kandidátů 

Kandidáty můžete upravovat i hromadně a šetřit tak čas, pokud chcete provést jednu z následujících akcí nebo změn:

• Smazat kandidáty
• Změnit stav
• Přesunout do fondu talentů
• Vyžádat si souhlas GDPR
• Žádost o souhlas pro talent pool

V seznamu kandidátů stačí zaškrtnout všechny kandidáty, u kterých chcete změnu provést a vybrat akci, která má proběhnout.

Dovednosti

Pokud využíváte AI hromadný import CV, na základě kterého umělá inteligence vyhodnocuje profily uchazečů, v této sekci uvidíte, jaké klíčové dovednosti v životopise mají a na kolik procent jsou vhodnými kandidáty pro danou pozici. Samozřejmostí je možnost ke kandidátovi přidat nějakou dovednost manuálně.

Informace o kandidátovi

V této úvodní sekci naleznete všechny potřebné osobní informace o uchazeči od telefonního čísla a adresy až po nahraný motivační dopis a životopis nebo představy o požadovaném platu. Dále zde naleznete také odpovědi na doplňující otázky.

Dokumenty

Na druhé záložce, jak již název napovídá, můžete zobrazovat a stahovat všechny dokumenty, které se ke kandidátovi váží. Mezi nimi najdete motivační dopis, životopis, osobní fotografii, ale také další dokumenty, které kandidát přiložil k doplňujícím otázkám, pokud jste u nich vyžadovali nahrání souboru.

Poznámky a historie

Na třetí záložce se rychle dozvíte stručnou historii každého kandidáta. Uchovávají se zde informace o tom, kdy a do jakých fází byl kandidát přesunout a také všechny poznámky, které se ke kandidátovi váží.

Chat s kandidáty

Poslední čtvrtou záložku pak představuje přímý chat s kandidátem. Tato funkcionalita je obzvlášť užitečná pro rychlou a bezproblémovou komunikaci s vašimi uchazeči o práci.

Ve chvíli, kdy jim odešlete z náborového modulu zprávu, uživatel obdrží e-mail, přes který si bude moci konverzaci otevřít a odepsat vám nazpět.

Přesunutí kandidáta do jiné fáze náboru

Každý nový uchazeč o práci se automaticky zařadí do první defaultní fáze Nový kandidát (případně dle vašeho pojmenování této fáze). Vy však můžete kandidáta kdykoliv přesunout do jiné fáze z vámi předdefinovaných. 

Jednoduše v detailu kandidáta klikněte do pole Fáze náboru a kandidáta přesuňte od požadované fáze. 

Další akce u kandidáta

Z přehledu všech kandidátů u dané pozice můžete vykonat ještě několik dalších akcí. Klikněte na tři tečky vedle jména kandidáta a rozbalí se vám nabídka následujících možností:

• Aktualizovat kandidáta
• Vytvořit uživatele
• Přesunout do talent poolu
• Smazat kandidáta

Přidání nového kandidáta manuálně

Kromě automaticky založených kandidátů může administrátor nebo manažer náboru přidat k dané pozici nového kandidáta manuálně přes tlačítko Přidat kandidáta. V tu chvíli se otevře dialogové okno, v němž lze ke kandidátovi doplnit potřebné informace a současně také nahrát motivační dopis nebo životopis.

V naší snaze neustále zjednodušovat život HR specialistům přinášíme vzrušující novinky do modulu ATS (Applicant Tracking System). Mezi funkcionality, které plně využívají sílu umělé inteligence (AI), nově patří AI hromadný import CV a AI výběr top kandidátů. Obě inovace přinášejí urychlení a zefektivnění celého náborového procesu. 

AI hromadný import CV

Jak to funguje?

AI hromadný import životopisů je nástroj navržený pro automatické zpracování a extrakci informací z životopisů (CV) a jejich následné ukládání do profilu kandidáta v ATS. Uživatelská zkušenost je jednoduchá a intuitivní:

1. Nahrávání životopisů: Administrátoři nebo manažeři náboru mohou z detailu dané pozice nahrát jeden nebo více životopisů najednou. Stačí kliknout na tlačítko Přidat kandidáta / AI hromadný import životopisů, nahrát dokumenty v podobě PDF a systém automaticky na pozadí zpracuje nahrané životopisy, aniž by narušil vaši práci. 
   

2. Automatické extrahování dat: Chytré čtení životopisů automaticky vytáhne relevantní informace, jako jsou jméno, kontaktní údaje, pracovní zkušenosti, dovednosti a další klíčové informace, a tyto údaje použije k vytvoření profilu kandidáta.

3. Ověření a úprava: Po dokončení zpracování životopisů dostanete notifikaci, že byl import dokončen, a máte možnost si přes tlačítko Kontrola nahraných životopisů ověřit, případně upravit, automaticky extrahované informace, což zajišťuje přesnost dat.
   
   

Výhody

• Úspora času: Automatizace zpracování dat z životopisů výrazně zkracuje čas strávený manuálním zadáváním údajů.
• Zlepšení přesnosti: Eliminace ručního zadávání dat snižuje riziko chyb a zajišťuje, že profily kandidátů jsou kompletní a přesné.
• Plynulá integrace: Automaticky zpracovaná data jsou ihned k dispozici v ATS, což umožňuje rychlejší a informovanější rozhodování.

AI výběr top kandidátů

Jak to funguje?

AI výběr top kandidátů je funkce, která využívá umělou inteligenci k tomu, aby porovnala požadavky na pracovní pozici s kvalifikací kandidátů, a nabídla vám tak nejlepší možné shody. Proces je následující:

1. Generování požadovaných atributů: Při vytváření nebo úpravě pracovních nabídek mohou administrátoři použít AI k automatickému generování požadovaných dovedností a atributů na základě názvu a popisu pozice. Alternativně mohou atributy definovat ručně.

2. Porovnávání kandidátů: AI porovná tyto požadované atributy s atributy, které má každý kandidát ve svém profilu, a vygeneruje procentuální skóre shody, které ukazuje, jak dobře kandidát odpovídá požadavkům na danou pozici.

3. Zobrazení výsledků: Skóre shody je zobrazeno v profilu kandidáta spolu s vizuálním indikátorem (barevné kódování), což umožňuje rychle posoudit vhodnost kandidáta pro danou pozici. Zároveň na přehledu všech kandidátů u dané pozice rychle vidíte srovnání mezi přihlášenými kandidáty.
   
   

Výhody

• Efektivita: Díky automatickému porovnávání můžete rychle identifikovat a upřednostnit kandidáty, kteří jsou nejvíce v souladu s požadavky na pozici, čímž se zkracuje čas strávený manuálním hodnocením kandidátů.
• Zvýšení kvality náboru: Ujistíte se, že se zaměřujete na ty nejlepší kandidáty, což vede k lepším rozhodnutím při výběru.
• Možnost přizpůsobení: Nastavením důležitosti jednotlivých atributů můžete lépe sladit proces porovnávání s konkrétními potřebami každé pracovní pozice.

Závěr

Nové funkce AI hromadný import CV a AI výběr top kandidátů představují významné vylepšení našeho ATS. Automatizace procesů a využití AI zvyšují efektivitu, přesnost a kvalitu náborového procesu, čímž vám umožňují rychlejší a lépe informovaná rozhodnutí.