Sloneek distingue tra documenti privati, documenti pubblici e contratti.
I documenti privati sono utilizzati per far circolare l'amministrazione relativa a specifici utenti selezionati. In genere si tratta di risultati di valutazioni, buste paga o visite mediche.
I documenti privati sono visibili solo agli utenti specifici a cui sono stati assegnati. I manager non li vedono.
I documenti pubblici vengono inseriti automaticamente per tutti gli utenti. Questo include tutti gli utenti futuri. In genere si tratta di codici, ordini, promemoria e altro ancora.
I contratti vengono firmati elettronicamente attraverso l'applicazione (così come la conferma di lettura o ricezione dell'aiuto) in conformità con il regolamento UE eIDAS. I contratti possono essere firmati anche da utenti che non hanno un account attivo nell'applicazione. La differenza tra un documento privato e un contratto è che con i contratti è possibile selezionare più di una parte, mentre un documento privato è legato esclusivamente a un utente specifico.
Per maggiori dettagli sulla validità e la sicurezza delle firme elettroniche, si veda l'articolo qui.
Inserimento di un nuovo documento
Dopo aver fatto clic 
sul pulsante, selezionare il tipo di documento, aggiungere un nome ed etichettare il documento.
Si consiglia di aggiungere etichette ai documenti per sfruttare la ricerca multi-criterio nell'elenco dei documenti. È possibile aggiungere nuove etichette direttamente dalla finestra Inserisci nuovo documento.
Selezionare gli utenti a cui assegnare il documento. Nel caso di inserimento di un documento privato, si selezionano i singoli utenti.
Il documento pubblico può essere assegnato in blocco a tutti 
, attivando il pulsante. Un'alternativa è quella di selezionare gli utenti per interi team.
Se si sta creando un tipo di documento di tipo Contract da firmare, è possibile aggiungere anche utenti esterni, cioè coloro che non hanno un proprio account in Sloneek. Anche in questo caso il loro metodo di autenticazione è conforme alla direttiva eIDAS. È sufficiente espandere + Aggiungi utente esterno e compilare i dettagli dell'utente esterno a cui si desidera inviare il contratto, compresa la lingua che si desidera utilizzare per comunicare con lui.
In seguito, in tutti i documenti è possibile impostare una data di scadenza. Se si seleziona la casella e si imposta la data quando si inserisce un nuovo documento, gli utenti successivi saranno successivamente avvisati di questo fatto al momento della scadenza del documento:
-
proprietario
-
amministratori
-
gestore del documento
-
l'utente a cui si riferisce il documento
Si specifica la data entro la quale la firma deve essere elaborata e se si richiede una ricevuta di lettura. Salvare.
Quando si caricano e si inviano nuovi documenti, è possibile aggiungere a ciascun documento un messaggio di accompagnamento per l'utente. In questo modo è più facile per i vostri collaboratori sapere quale documento state inviando loro. Il messaggio di accompagnamento viene visualizzato direttamente nell'e-mail di notifica.
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