Utilizzate i campi di riempimento automatico per preparare rapidamente i documenti da modelli già pronti.
Creare un modello di documento
Un modello di documento viene creato da un utente con il ruolo di Amministratore o di Gestore di documenti da Documenti / Modelli.
Fare clic su Aggiungi per aprire l'editor del nuovo modello. Il testo viene modificato utilizzando strumenti simili a quelli di Word.
Compilare il testo con i campi che si desidera inserire automaticamente nel documento a partire dalla scheda dell'utente o dalle informazioni sulla società.
Dopo aver salvato, è possibile creare un nuovo documento direttamente dal modello facendo clic sul pulsante Crea un documento da questo modello.
In questa finestra si inseriscono tutte le informazioni necessarie, compreso l'utente a cui si riferisce il documento. Se necessario, è possibile selezionare un rappresentante per la firma dell'azienda ed eventualmente altri firmatari. I nomi dei firmatari dei due campi precedenti vengono trasferiti automaticamente anche in Utenti aggiuntivi per la firma del documento! È sufficiente selezionare gli utenti aggiuntivi dal menu.
Creare un documento dal modello
Creare un nuovo documento direttamente dalla modifica del modello, dalla panoramica dei modelli o dalla panoramica di tutti i documenti. Nel Tipo di documento, scegliere tra Contratto o Documento privato, a seconda del numero di firme necessarie per il documento. Compilare le informazioni rimanenti, tra cui le parti firmatarie e le informazioni sulla data di esecuzione.
Nel passaggio successivo, selezionare il modello che si desidera utilizzare dall'elenco.
È possibile fare clic su Continua, rivedere il documento e fare clic sul pulsante Crea un documento. A questo punto, i firmatari (o solo l'utente specifico) riceveranno il documento da firmare nella propria e-mail e applicazione desktop.
Controllo dei documenti e compilazione automatica dei dati
È necessario che la casella di controllo "mostra anteprima" sia attivata nella finestra di controllo. Tutti i campi di testo (segnaposto) che prelevano dati dall'applicazione diventeranno verdi se questi dati sono disponibili nella scheda dell'utente.
Se non sono disponibili, il campo di testo sarà colorato di viola con il nome del campo.
In questo caso, è necessario modificare manualmente i dati direttamente nella finestra aperta, oppure modificare i dati della scheda utente o del modello stesso. Vediamo come modificare i dati direttamente nella finestra aperta.
ATTENZIONE, la casella di controllo deve essere deselezionata - al momento è possibile cancellare/aggiungere testo, eliminare i segnaposto sui dati dell'utente, aggiungere nuovi segnaposto, modificare visivamente il testo.
Una volta terminata la modifica del documento, selezionare di nuovo la casella di controllo: in questo modo i dati dell'utente verranno ristretti e sarà possibile verificare l'aspetto del documento. A questo punto, il documento è pronto per essere creato.
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